Opmaak van het rapport door de externe deskundige in het personeelsbeleid voor de evaluatie van de decretale graden in gemeentes en ocmw’s
Door zijn expertise in personeelsbeleid kan Amelior van de evaluatie van decretale graden meer maken dan het doorlopen van een verplicht traject.Het Gemeente- en OCMW-decreet stipuleert dat de decretale graden, met name (adjunct)-secretaris, financieel beheerder en ombudsman, in de gemeenten en OCMW’s worden geëvalueerd door een bijzondere gemeenteraadscommissie, voorgezeten door de voorzitter van gemeenteraad, OCMW-raad of vast bureau.
Die evaluatie vindt plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid, en op basis van een verslag van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau.
Amelior kan in deze een helpende hand reiken door aan de gemeentebesturen en OCMW’s een compleet uitgewerkte oplossing aan te bieden. Die bestaat uit drie fasen: voorbereiding, uitvoering en evaluatie. Door deze indeling volgt Amelior trouw de principes van Investors in People: planning – actie – evaluatie.
AANPAK IN DRIE FASEN
FASE 1 – VOORBEREIDEN
Teneinde de evaluatie een maximale meerwaarde te bieden is een goede voorbereiding, gekoppeld aan duidelijke afspraken een absolute conditio sine qua non. Tijdens een inleidende meeting met de opdrachtgever van het lokale bestuur maakt Amelior kennis met de gemeente/OCMW, stelt een inventaris op van het aanwezige materiaal en maakt afspraken in verband met het proces (beschrijving van de verschillende stappen in de uitvoerings- en evaluatiefase) en de rapporteringvorm.In deze fase wordt werk gemaakt van het screenen van de functiebeschrijving en de evaluatiecriteria (resultaatgebieden en competenties) op hun bruikbaarheid. Of ze worden vastgelegd, indien nog niet voorhanden. De functiebeschrijving moet de noodzakelijke rubrieken aangeven; één ervan is die van de benodigde competenties waarbij het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid als ondersteuning kan dienen. In deze fase wordt ook nagegaan of andere vereiste documenten – afsprakennota en beleidsplan – aanwezig zijn.
Na de opmaak van de te volgen evaluatieprocedure volgt een formele beslissing over de opstart van de uitvoeringsfase. De Amelior-consultant is tijdens de voorbereiding de systeemadviseur. Zijn rol is tot de voorbereidende fase beperkt. Hij zal nooit verder optreden in het eigenlijke functionerings- en evaluatieproces.
FASE 2 – UITVOEREN
De uitvoeringsfase telt twee belangrijke momenten.Bij het begin van de procedure heeft een planning- of intakegesprek plaats tussen de Amelior-adviseur – hier in zijn rol als realisator of extern deskundige – en de functiehouder. Nogmaals herhalen dat dit een andere persoon is dan de systeemadviseur. Tijdens dit gesprek gaat het over het evaluatieproces, de evaluatiemethoden en de verwachtingen van de functiehouder. Dit eindigt met een schriftelijke rapportering aan de opdrachtgever.
Op initiatief van de functiehouder kan op elk moment tijdens de evaluatieperiode, al of niet op advies van de realisator, een coachingstraject ten behoeve van de functiehouder opgestart worden. Het spreekt voor zich dat de rol van coach niet kan uitgevoerd worden door de realisator. Amelior is immers van mening dat evaluatie en coaching strikt van elkaar dienen te worden gescheiden, om een situatie van te grote betrokkenheid als realisator te vermijden. Halfweg de procedure vindt met de functiehouder een opvolgingsgesprek plaats. Er wordt gesproken over de doorgemaakte evolutie. Daarbij is ontwikkelingsgerichtheid een kernbegrip. Een aanpak waarmee Amelior van de procedure meer wil maken dan een periodiek terugkerend nummertje. Opnieuw volgt een schriftelijke rapportering aan de opdrachtgever die deze kan gebruiken als insteek naar het te voeren functioneringsgesprek.
FASE 3 - EVALUATIE
Sluitstuk vormt de bevraging van de functiehouder en de op voorhand bepaalde actoren in de werkomgeving van de functiehouder. Dit gebeurt op basis van de in de voorbereidingsfase vastgelegde criteria en meetwijze. Een onderdeel van de evaluatie is een auto-evaluatie door de functiehouder. Het evaluatieproces moet immers ook een ontwikkelingsgericht proces zijn. Uiteraard vormt een schriftelijke rapportering door de realisator aan de formele evaluatoren het sluitstuk van de procedure.Door de hierboven beschreven aanpak wil Amelior een duidelijke meerwaarde bieden aan het door het decreet opgelegde evaluatieproces. Door de principes van Investors in People mee in acht te nemen, duidelijk oog te hebben voor een ontwikkelingsgerichte aanpak en rollen en verantwoordelijkheden duidelijk van elkaar te scheiden, moet de evaluatie meer zijn dan een formeel doorlopen van een verplicht traject, maar tevens leiden tot een verbeterde werking van (adjunct-)secretaris, financieel beheerder en ombudsman, hetgeen uiteindelijk de gehele werking van de lokale overheid ten goede komt.
Inlichtingen
Tot uw dienst
Pascal Engels