BPM CBOK Version 3.0: verplichte lectuur voor verantwoordelijken in procesverbetering

januari 2014

Meer nog dan zijn voorgangers kunnen we de derde editie van ĎBPM CBOK: Guide to the Business Process Management Common Body Of Knowledge’ beschouwen als hét standaardwerk over procesmanagement.

De BPM-CBOK® is niet het zoveelste boek over procesmanagement. Het reikt geen stappenplan aan om processen te analyseren, projecten op te zetten om processen te optimaliseren of business process management (BPM) te implementeren in een organisatie. En toch is dit een belangrijk werk, wellicht zelfs hét standaardwerk als het op procesmanagement aankomt. BPM-CBOK hoort thuis in het rijtje van bodies of knowledge zoals die voor projectmanagement, businessanalyse, software engineering, en dergelijke. Het geeft een overzicht van vereiste activiteiten en goede praktijken, organisatiestructuren en rollen, en relevante competenties en kennisdomeinen in BPM. Nooit is de toon prescriptief, het hele werk is descriptief. Tegelijkertijd geeft het boek een aanzet tot een gedeeld taalgebruik en presenteert het belangrijke evoluties binnen het vakgebied. Het boek oriënteert beginnende procesmanagers (in de ruimste zin van het woord) in het domein en is dan ook te beschouwen als een naslagwerk.

Versie 3.0: dubbel zoveel info in dezelfde structuur

In september van dit jaar publiceerde het ABPMP (Association for Business Process Management Professionals) de derde editie van het naslagwerk. De organisatie schreef het naar eigen zeggen helemaal vanaf nul, omdat de snelle evolutie binnen het vakgebied niet toeliet om de tweede versie te updaten. Uiteindelijk resulteerde dat in een verdubbeling in omvang, tot net geen 450 pagina’s. Als lezer krijgen we dus dubbel zo veel informatie over bedrijfsprocesmanagement. Ieder hoofdstuk behandelt één van de volgende kennisdomeinen binnen business procesmanagement.

  1. Business Procesmanagement
  2. Modelleren van processen†
  3. Procesanalyse†
  4. Procesontwerp†
  5. Procesprestatiemeting†
  6. Procestransformatie†
  7. Procesmanagement organisatie†
  8. Organisatiebreed procesmanagement†
  9. BPM technologie

Op zich is de keuze voor deze negen domeinen niet vrijblijvend. In het BPM-CBOK zijn er bijvoorbeeld geen hoofdstukken gewijd aan onderwerpen als processimulatie[i] of procesverbetering. Volgens het ABPMP vormen deze thema’s slechts een onderdeel van de vernoemde kennisdomeinen. Daardoor is het even wennen als je bepaalde onderwerpen wil opzoeken. Een index zou een waardevolle aanvulling zijn voor dit naslagwerk. Maar wie versie 2.0 van het naslagwerk in het verleden gebruikte, zal kunnen blijven vertrouwen op dezelfde structuur.†

[i] Simulatie vind je in de hoofdstukken over procesmodelling, procesdesign, en proces performance mgmt.

Ingrijpende verbetering met duidelijkere focus

Opvallend is de belangstelling voor procesprestatiemetingen in deze versie van BPM-CBOK. Niet dat het een onbelangrijk onderwerp was in versie 2.0, maar de aanvullingen zijn toch aanzienlijk. Het hoofdstuk is een goed voorbeeld van de ingrijpende verandering van BPM-CBOK tussen versie 2.0 en 3.0. Ten eerste toont dit hoofdstuk hoe nieuwe evoluties in het vakgebied geïntegreerd zijn in BPM-CBOK. Steeds meer organisaties zijn zich ervan bewust dat betere bedrijfsresultaten afhankelijk zijn van een degelijke opvolging van de procesprestaties. Proces- en prestatiemanagement zoeken toenadering en dus is het begrijpelijk dat ABPMP dit kennisdomein zo centraal plaatst. Ook wanneer het bijvoorbeeld gaat over procesautomatisatie is de modernisering van het naslagwerk opvallend.
Bovendien is het hoofdstuk exemplarisch voor een meer uitgesproken focus op de competenties van de procesmanager in plaats van de procesanalist. Waar versie 2.0 performantiemetingen vooral technisch benaderde, is in de nieuwe versie een aanzienlijk deel gewijd aan de organisatiematuriteit in dit kennisdomein. Het hoofdstuk werd daarom uitgebreid met een sectie inzake implementatie van prestatiemanagement, naast een sectie over meettechnieken. In die zin benadert het hoofdstuk het onderwerp meer vanuit de behoeften van de manager en minder vanuit die van de analist.
Nog resoluter dan voorheen kiest BPM-CBOK ervoor om processen cross-departementaal in te vullen. Wanneer het gaat over prestatiemetingen wordt er nog duidelijker voor gekozen om een onderscheid te maken tussen procesprestaties over de bedrijfsentiteiten heen en workflowprestaties binnen één entiteit. Ook in andere hoofdstukken is dit onderscheid duidelijk aanwezig. Wanneer het gaat over modelleren, concentreert BPM-CBOK zich op de procesniveaus (zie paragraaf 3.5) van het organisatieniveau tot de allerkleinste taken. Bij de behandeling van procesontwerp, wordt een duidelijker onderscheid gemaakt tussen ontwerpen van het proces en de onderliggende workflow-activiteiten.

Minder praktijkgericht

Ten slotte is het hoofdstuk ook een voorbeeld van hoe CBOK zich minder inlaat met de praktijkbeoefenaar. Ook al is het een uitdrukkelijk principe van ABPMP om aandacht te schenken aan praktische bekommernissen, toch is een tegenovergestelde evolutie merkbaar. Dit is in zekere zin het gevolg van de vorige punten: versterkte focus op de procesmanager en op de cross-departementale aspecten van processen. Zo is er in het hoofdstuk over procestransformatie minder plaats voor technieken als Six Sigma, Lean en TQM om specifieke processen te verbeteren. In plaats daarvan gaat het meer over het belang van betrokkenheid van de volledige organisatie, en visie, leiderschap en engagement van het management. BPM-CBOK is hierdoor een theoretischer naslagwerk geworden met minder kant-en-klare oplossingen voor wie met de processen van zijn organisatie aan de slag wil gaan. Dit is een positieve evolutie indien je het werk openslaat met de juiste verwachtingen. Het meest betreurenswaardig aan de revisie van de BPM-CBOK is de onvolkomen samenhang. Wellicht is dit het gevolg van het feit dat de hoofdstukken onafhankelijk van elkaar herschreven werden. Hierdoor zijn ze inhoudelijk nogal verschillend van toon en opbouw. Sommige hoofdstukken bespreken, na een korte intro, de voordelen van het kennisdomein, om daarna enkele technieken te behandelen. Andere hoofdstukken geven amper een argumentatie voor de mogelijke baten van het kennisdomein en introduceren weinig technieken. Dit geldt bij uitstek voor het hoofdstuk over procestransformatie. Misschien kan een naslagwerk dit zich veroorloven, maar het is jammer te noemen.

Brede kijk

De volledige revisie resulteert in een boek dat BPM op een meer deskundige manier belicht. Het werk bespreekt hierdoor minder concrete technieken waar procesanalisten naar op zoek zouden kunnen zijn. Maar het geschetste beeld van BPM is vollediger en doorwrochter. Het gevaar van referentiewerken is dat ze te theoretisch blijven en ook hier is dat zeker het geval. Hoewel ABPMP probeert te nuanceren door CBOK principieel te focussen op de praktijkbeoefenaar, komt wie op zoek is naar een kant-en-klare oplossing op maat van zijn organisatie, toch enigszins bedrogen uit. Wie echter een brede, gefundeerde kijk op BPM zoekt, komt met de nieuwe versie van CBOK zeker aan zijn trekken.

"Wil je je Business optimaliseren, begin dan bij je processen". Dat moet zowat het adagium zijn van goed procesmanagement. Het zou ook het adagium kunnen zijn van Robrecht CLAES. Processen documenteren, meten, analyseren en verbeteren benadert hij met veel gedrevenheid. Robrecht bouwde zijn expertise op zowel binnen de openbare als in de privésector, voornamelijk binnen BNP Paribas Fortis waar hij het centraal BPM team coŲrdineerde. Met veel enthousiasme begeleidt hij, als management consultant in het domein Management en Kwaliteit, klanten in hun zoektocht naar operationele excellentie.


Lees hier andere blogberichten van deze auteur...

Contacteer de auteur...