De 6 voordelen van ISO 9001 (versie 2015) volgens drukkerij Unit

november 2016

Voor de omschakeling naar de 2015-versie riep Unit de hulp in van Amelior-consultant Kürt T’Kindt. Yannick Cauwenbergh: “Met hem heb ik maandelijks samengezeten om het handboek aan te passen. Ik ploos ter voorbereiding de procedures in detail uit en werkte ze uit op papier. Kürt stelde vanuit zijn ervaring heel gerichte vragen, wat hielp om het geheel verder te verfijnen. Toen het handboek er lag, heeft hij een interne audit gedaan en hier en daar nog opmerkingen geplaatst. Ik ben ervan overtuigd dat we dankzij die aanpak en de onderbouwde feedback van Kürt sneller tot een goed resultaat zijn gekomen. Kürt heeft ons ook doen inzien dat we het niet per se ingewikkeld moeten maken. Terwijl we vroeger alles in volzinnen uitschreven, werken we nu in kolommen en vindt iedereen er snel zijn weg in terug. Die structuur, daar zijn we Kürt heel dankbaar voor. In de toekomst vragen we hem zeker terug om ons verder in deze materie te begeleiden.”

VOORDEEL 1/ “De werkinstructies zijn duidelijker, waardoor de foutenlast daalt.”

Sinds de jaren negentig al legt drukkerij Unit zich toe op de productie van vouwdoosjes en bijsluiters, in hoofdzaak voor de farmaceutische industrie. Yannick Cauwenbergh, orderbegeleider: “Klanten vragen ons regelmatig naar kwaliteitsgaranties. Ze willen bijvoorbeeld dat we hen een lijst met afwijkingen voorleggen of ze vragen ons of we onze meettoestellen op tijd kalibreren. Via de ISO-standaard kunnen we perfect op zo’n vragen inspelen.”

Aanvankelijk werkte Unit volgens een eigen kwaliteitsnorm, maar naarmate meer spelers/klanten de ISO-norm gingen gebruiken, zijn ze zelf ook overgeschakeld. “Het grote voordeel is dat het stramien voor iedereen in het bedrijf duidelijk is. Alle werkinstructies staan in ons handboek neergeschreven. Iedereen kent de procedures, wat de foutenlast aanzienlijk vermindert.”

VOORDEEL 2/ “Je krijgt inzicht in de risico’s van het proces.”

Unit werkt al jaren volgens de ISO 9001-kwaliteitsnorm. Door omstandigheden kon de drukkerij in 2014 het certificaat niet vernieuwen. Vorig jaar nam Unit de draad weer op en maakte het ineens de sprong naar de 2015-versie. Welke verschillen ervaart Yannick Cauwenbergh? Ligt de lat hoger? “Ik vind van niet. Ik zou eerder zeggen dat de lat verschoven is. Terwijl de 2008-versie vertrok vanuit het doel van het proces gaat deze versie uit van de risico’s van het proces. Ik heb mezelf de voorbije maanden dan ook moeten verplichten om na te denken over wat er in ons productieproces kan fout lopen. De klemtoon ligt nu eerder op het proactief tegengaan van fouten.”

Geef je een voorbeeld? “Wel, onder invloed van de ISO-norm zijn we momenteel aan het werken aan een ‘foutenboom’. Als een drukker een bepaald probleem vaststelt, zal hij in dat document kunnen lezen wat hij kan doen om het te verhelpen. Als hij bijvoorbeeld ziet dat zijn geverniste drukwerk niet droogt, dan zal hij daar vinden welke stappen hij moet zetten om het proces te bespoedigen. We leggen dus proactief de mogelijkheden vast zodat de medewerker weer snel vooruit kan.”

VOORDEEL 3/ “Je kunt makkelijk achterhalen waar het fout is gelopen.”

Wie volgens ISO 9001 werkt, moet zijn volledige proces in kaart brengen. Het moet te allen tijde duidelijk zijn wie wat heeft gedaan. Yannick Cauwenbergh: “Traceerbaarheid is volgens mij de belangrijkste eis in de ISO-norm. In de dagelijkse praktijk werken we met een document waarin elke stap die te maken heeft met kwaliteit staat opgesomd. Wie een deelopdracht heeft voltooid, dateert het document en zet er zijn handtekening bij. Op die manier kunnen we voor elk order nagaan wie wat heeft gedaan op welk tijdstip. Duiken er vervolgens problemen op, dan kunnen we makkelijk de oorzaken en gevolgen vinden. Als bijvoorbeeld een bepaald lot papier niet aan de kwaliteit blijkt te voldoen, dan kunnen we snel traceren bij welke orders we stappen moeten ondernemen. Omdat we alles bijhouden, kunnen we ook gepast reageren als klanten klachten hebben.”

VOORDEEL 4/ “Iedereen denkt mee over manieren om het beter te doen.”

Door het productieproces opnieuw in kaart te brengen, stelde Yannick Cauwenbergh vast dat het bij een aantal handelingen helemaal niet meer zo duidelijk was waarom de medewerkers ze deden. “Het is voor de ISO-norm, hoorde ik dan vaak. Op een stapel gedrukt papier legden we vroeger bijvoorbeeld een blanco vel. Waarom we dat deden, dat kon niemand precies zeggen. Ik vond er in het handboek ook niets over terug. We hebben die regel dan een tijdje afgevoerd en kwamen erachter dat het helpt om drukwerk niet door elkaar te mixen. Nu de medewerkers weten waarom de regel er is, zijn ze meer gemotiveerd om zich eraan te houden. Er komen zelfs suggesties ter verbetering. Het overleg met de collega’s is zeker toegenomen sinds we de ISO-trein weer op gang hebben getrokken.”

VOORDEEL 5/ “Grote én kleine bedrijven kunnen met de norm aan de slag.”

“Nog een pluspunt van ISO: als onderneming bepaal je zelf hoe je de eisen uit de norm invult. Het is niet zo dat de norm oplegt hoe een formulier er hoort uit te zien. Die ‘vrijheid’ maakt dat zowel grote als kleine bedrijven met ISO 9001 aan de slag kunnen. Grote farmaconcerns met enkele duizenden werknemers, maar ook wij, met vijftien medewerkers. En ook al is de uiteindelijke uitwerking verschillend, omdat je dezelfde criteria gebruikt, kan je in zekere zin wel vergelijken.”

VOORDEEL 6/ “Elk jaar een externe audit houdt iedereen alert.”

Om het ISO 9001-certificaat te halen, liet Unit begin dit jaar een externe audit uitvoeren. Yannick Cauwenbergh: “Dat verliep bijzonder vlot. We hebben zelfs geen enkele grote opmerking gekregen, alleen hier en daar een suggestie.”

Volgend jaar komt de certificatieinstelling terug voor een vervolgaudit, die normaal gezien beperkt blijft tot enkele steekproeven. Over drie jaar volgt opnieuw een grondige audit. “De periode voor zo’n audit is voor alle medewerkers best stresserend. Hebben we niets over het hoofd gezien? Zijn alle documenten beschikbaar? Ook de werkinstructies komen in de voorbereidende weken zeker opnieuw op tafel. We herinneren iedereen dan bijvoorbeeld nog eens aan de regel rond zonezuivering (waarbij alleen het materiaal dat je voor je opdracht nodig hebt bij je mag liggen, nvdr). Zo’n audit helpt in elk geval om iedereen scherp te houden en is ook ideaal als voorbereiding op de audits die klanten bij ons komen doen. Vaak stellen die ons gelijkaardige vragen.”

“Dankzij Amelior zijn we sneller tot een goed resultaat gekomen”

Voor de omschakeling naar de 2015-versie riep Unit de hulp in van Amelior-consultant Kürt T’Kindt. Yannick Cauwenbergh: “Met hem heb ik maandelijks samengezeten om het handboek aan te passen. Ik ploos ter voorbereiding de procedures in detail uit en werkte ze uit op papier. Kürt stelde vanuit zijn ervaring heel gerichte vragen, wat hielp om het geheel verder te verfijnen. Toen het handboek er lag, heeft hij een interne audit gedaan en hier en daar nog opmerkingen geplaatst. Ik ben ervan overtuigd dat we dankzij die aanpak en de onderbouwde feedback van Kürt sneller tot een goed resultaat zijn gekomen. Kürt heeft ons ook doen inzien dat we het niet per se ingewikkeld moeten maken. Terwijl we vroeger alles in volzinnen uitschreven, werken we nu in kolommen en vindt iedereen er snel zijn weg in terug. Die structuur, daar zijn we Kürt heel dankbaar voor. In de toekomst vragen we hem zeker terug om ons verder in deze materie te begeleiden.”

Vragen?...

+32 (0) 56 20 36 23
info@amelior.be