ISO is geen last meer, wel een handig werkinstrument

december 2016

AutoJet Technologies is een van de eerste bedrijven in ons land die een ISO 14001- én ISO 9001-certificaat versie 2015 op zak heeft. De specialist in spraysystemen kon daarvoor rekenen op de hulp van Amelior. Hoe evalueren de betrokkenen het traject? En welke impact hebben de nieuwe normen op de organisatie?

21 medewerkers telt AutoJet Technologies, hoofdzakelijk ingenieurs die instaan voor het ontwerp van automatische sproeisystemen. Die vinden toepassing in allerlei takken van de industrie, gaande van staalfabrieken die een precieze hoeveelheid olie op een staalplaat willen aanbrengen tot industriële bakkerijen die alcohol aan een broodproduct willen toevoegen. Het team in Gent maakt deel uit van het internationale concern Spraying Systems, dat zijn hoofdzetel in Chicago heeft. Het is vanuit dat moederbedrijf dat de vraag kwam om het milieubeheersysteem ISO 14001 te introduceren.

Plant manager Lieven Wulteputte: “Op een dag zouden alle plants van Spraying Systems in alle continenten volgens diezelfde standaard moeten werken. Elke dochteronderneming heeft dat op zijn doelstellingenlijst staan. AutoJet is alvast de eerste die voor de 2015-versie gecertificeerd is. We voldoen intussen ook al aan de kwaliteitseisen van ISO 9001, versie 2015. Die volgt zowat dezelfde structuur als ISO 14001, vandaar dat we bij de hercertificatie eveneens de sprong hebben gemaakt.”

 

Niet alleen binnen jullie onderneming, ook in België zijn jullie bij de koplopers. Maak eens de balans op. Vinden jullie de nieuwe ISO-standaarden een verbetering?

Jan Vanden Berghe, senior R&D engineer: “Zeker en vast. De lat ligt niet zozeer hoger, wel juister. Ik ervaar ISO nu veel minder als ‘iets dat we moeten doen’, maar als een nuttig werkinstrument. Als je vandaag met ISO bezig bent, ben je eigenlijk over de strategie van je organisatie aan het nadenken. Het komt er niet meer op aan om zoveel mogelijk documenten te verzamelen, maar wel om de doelstellingen van de organisatie en de processen, de kansen en de risico’s te benoemen. ISO geeft je een structuur om op verder te bouwen.”

Lieven Wulteputte, plant manager: “Vroeger was ISO een middel om klanten van de kwaliteit van je producten te overtuigen, nu gaat het breder. Als je ISO-certificaten hebt gehaald, dan bewijst dat dat je een betrouwbare partner en een duurzame onderneming bent.”

 

Thierry, als consultant van Amelior heb jij Jan en Lieven ondersteund op weg naar ISO 14001 en ISO 9001 versie 2015. Behalve die strategische focus, wat zijn nog belangrijke nieuwigheden?

Thierry Uyttenhove, consultant Amelior: “De nieuwe ISO-standaard vereist onder meer dat je je stakeholders en hun behoeften en verwachtingen uitgebreid in kaart brengt. De manier waarop AutoJet georganiseerd is, leent zich daar prima toe. Wereldwijd zitten de verkooporganisaties heel dicht bij de klant, waardoor ze snel behoeften kunnen detecteren en goed onderbouwde strategische keuzes kunnen maken. Zo’n contextanalyse is nodig om de risico’s voor de doelen van het kwaliteits- en milieumanagementsysteem, zowel negatief als positief, te achterhalen en aan te pakken, wat een andere, cruciale vereiste uit de norm is. De redenering erachter: als je leert risicodenken (naar én kwaliteit, én milieu, én …) , dan verbeter je de kwaliteit van je besluitvorming. Risicodenken (zowel in termen van bedreigingen als opportuniteiten) doe je op verschillende niveaus.”

Figuur: iso 14001/2015

 

Pas dat risicodenken eens op AutoJet toe. Op welke ‘gevaren’ zijn jullie gestoten?

Jan Vanden Berghe: “Een eerste uitdaging bijvoorbeeld zit in de grootte van onze organisatie. In een klein team heb je de neiging iedereen één welbepaalde taak te geven. Zolang iedereen aanwezig is, werkt dat goed. Maar zodra een werknemer ziek valt, raak je in de problemen. Om onze zwakke plekken te kennen, hebben we een tool rond ‘skill versatility’ ontwikkeld, die onze kerntaken en beschikbare vaardigheden in kaart brengt. Op die manier weten we heel precies welke kwaliteit we missen, waarin we moeten investeren en wie we een opleiding kunnen laten volgen om de zwakte bij te sturen."

Lieven Wulteputte: “Dat we als groep wereldwijd marktleider zijn, is een ander risico waar we alert voor moeten zijn. Het gevaar bestaat dat je gaat indommelen. Je bent zo overtuigd van je product dat je vergeet te innoveren. Voor je het goed en wel beseft, steken de kleinere concurrenten je voorbij. Daarom liep er recent op alle Europese vestigingen een innovatiecampagne. Daaruit zijn twintig bruikbare ideeën gekomen, waarvan we er nu een kleine helft aan het uitwerken zijn.”

“Veel risico’s kenden we al voor we met de nieuwe ISO-normen bezig waren. Voor onze CEO in de VS, met wie ik en alle andere plant managers elk kwartaal aan tafel zitten, moesten we sowieso al heel regelmatig SWOT-analyses doen. Dat was een uitstekende basis voor ons ISO-dossier. Zonder het te weten, waren we eigenlijk al met ISO bezig.”

 

En de risico’s rond milieu? Waren jullie daar ook al mee bezig?

Lieven Wulteputte: “Dat terrein was inderdaad minder ontgonnen. Omdat wij vooral met ontwerp bezig zijn, zijn milieuvragen hier ook minder dwingend. Wij hebben geen grote energieverslindende machines of tonnen afval staan. Het levenscyclusdenken, waarbij je de milieu-impact van een product over zijn hele levenscyclus probeert te beperken, is voor ons zeker een blijvende uitdaging. Het is immers heel moeilijk om invloed uit te oefenen op wat de klant uiteindelijk met het product gaat doen. We kunnen alleen proberen hem bewust te maken van zijn impact op het milieu. Dat is uiteindelijk ook wat de norm ons vraagt.”

 


Hoe kan je dat dan doen?


Jan Vanden Berghe: “Zelf hebben we weinig contact met de eindklant. Aanvragen lopen binnen via de verkooporganisatie van Spraying Systems in Brussel. Aan ons dus om die verkooporganisatie in dat milieudenken mee te krijgen. Tot nu toe bouwden de verkopers hun gesprek op rond besparing, nu willen we daar milieuargumenten aan toevoegen. Door onze systemen te gebruiken, zullen ondernemingen nooit te veel of op de verkeerde plek sproeien, waardoor er dus ook minder verspilling is. Goed voor de portemonnee én de ecologische voetafdruk. Dat willen we verkopers tijdens de gesprekken met de klanten expliciet laten benoemen.”

Lieven Wulteputte: “Maar het klopt dat dat makkelijker gezegd dan gedaan is. De externe auditor vroeg ons of we konden aantonen of verkopers die argumenten effectief op tafel leggen. Vragen ze aan de klant of er milieuaspecten zijn waarmee ze kunnen helpen? Dat konden we op het moment van de audit niet bewijzen. Intussen hebben we de vragenlijst die onze verkopers tijdens hun gesprek overlopen, aangepast. Die vraag zit nu standaard in onze ERP-tool, zodat het een gewoonte wordt.”


 Jan Vanden Berghe: “Iets gelijkaardigs hebben we gedaan met de software van de ontwerpers. Als ze een offerte voor een sproeisysteem op maat maken, dan zal de software automatisch voorstellen doen die een zo min mogelijke impact op het milieu hebben.”

Lieven Wulteputte: “En verder zullen we nu ook voorbeelden trachten te verzamelen van best practices: bedrijven die vertellen hoe onze producten hen milieuvriendelijker hebben laten werken. We weten dat het zo is, maar kunnen het niet op papier bewijzen. Daar zal in de toekomst verandering in komen. Tegen de opvolgaudit volgend jaar willen we dat rond hebben.”

 

Vertel eens wat meer over het proces dat aan de certificering vooraf ging. Waar lag de grootste moeilijkheid?

Lieven Wulteputte: “Zoals gezegd waren we al op veel fronten goed bezig. We werken bijvoorbeeld al jaren met de 20 keys van Kobayashi,  een systeem om processen te evalueren. Een van onze indicatoren is bijvoorbeeld ‘delivery performance’. Die geeft aan welk percentage van onze systemen we op tijd bij de klant leveren. Voor ons ISO-dossier zijn we gaan kijken welke indicatoren bij de eisen uit de norm aansloten. Vervolgens hebben we ons 20 key-systeem in ons ISO-rapport verwerkt. Verder hadden we voor onze vroegere ISO 9001-certificering ook al een hele documentatiemap aangelegd. Die bleek vooral veel te gedetailleerd, zo gedetailleerd dat we eigenlijk niet meer goed wisten waarover het ging. Dat was zonder twijfel de grootste uitdaging: de juiste documentatie bij mekaar brengen en terug een overzichtelijke structuur krijgen. Het hele traject is een oefening in vereenvoudigen geweest. En op dat vlak heeft Thierry ons uitstekend geholpen.”

 

Welke instrumenten heb je aangereikt, Thierry?

Thierry Uyttenhove: “Het is inderdaad niet de bedoeling dat je slaaf wordt van je ISO-document. Helaas stel ik vast dat dat voor veel organisaties wel het geval is. In de nieuwe norm ligt de klemtoon gelukkig veel minder op documenteren. Hoe je tot iets komt moet je niet per se beschrijven, wel de uiteindelijke uitkomst. Jan en Lieven liepen duidelijk verloren in de grote hoeveelheid procedures die vroeger waren neergeschreven. Door schildpaddiagrammen op te stellen, verwierven ze opnieuw inzicht in de verschillende processen. Met een schildpaddiagram kan je elk proces en de samenhang eenvoudig en visueel voorstellen. Zo houdt de proceseigenaar het overzicht en wordt hij gestimuleerd om continu over de risico’s en de kansen na te denken en deze proactief aan te pakken.”

Lieven Wulteputte: “De verdienste van Thierry is dat hij de ISO-eisen in een voor ons begrijpelijke taal heeft weten te vertalen. Hij praatte niet in metatermen, maar maakte het concreet, toegepast op onze business. Als we vroeger externe auditoren over de vloer kregen, hoorden we het vaak in Keulen donderen. Dankzij die schildpaddiagrammen weten we nu exact wat ze willen weten als ze bijvoorbeeld peilen naar de input, output en doelstellingen van een proces. Het is helder geworden. We zijn heel tevreden over het niveau dat we bereikt hebben. Continu verbeteren blijft onze ambitie.”

Al mee met de nieuwe ISO-normen? GAP-analyse ISO 14001:2015 (in combinatie met ISO 9001:2015)


Na de publicatie van ISO 14001:2015 (en ISO 9001:2015) wil uw onderneming zich op (her)certificatie voorbereiden. Met de GAP-analyse ISO 14001 detecteren we welke aanpassingen uw systeem nodig heeft en waar verbeterpunten liggen. Amelior kan u hierbij efficiënt helpen.



Hulp nodig bij uw interne audits?

ISO 14001:2015/OHSAS 18001


Mogelijk heeft u (tijdelijk) onvoldoende interne auditoren of wenst u het team verder te ontwikkelen. Amelior ondersteunt organisaties al jarenlang bij het uitvoeren van interne audits. Hierbij worden risico’s gedetecteerd, en een programma en auditplan uitgewerkt samen met de opdrachtgever. Meer info:

- OHSAS 18001 (eventueel in combinatie met ISO 14001) 
- ISO 14001 (eventueel in combinatie met OHSAS 18001) 

 

 

 

Vragen?...

+32 (0) 56 20 36 23
info@amelior.be