Met Lean Six Sigma haal je de ballast uit je organisatie

januari 2017

Aanvankelijk geloofde niemand bij afvalverwerker Indaver dat Lean Six Sigma echt een verschil zou maken. Daar kwam verandering in toen Patrick Canoot van Amelior langskwam en de eenvoud en de logica van de methode aantoonde. “Het vertrouwen is intussen zo groot dat we Lean Six Sigma ook in de vestigingen in de buurlanden introduceren”, vertelt project office manager Grim Sekeris.

Nog maar enkele jaren is Grim Sekeris met Lean Six Sigma bezig en toch klinkt hij al als een volleerde expert. Samen met een collega die eveneens Black Belt-gecertificeerd  is, neemt hij de omvangrijke en complexe verbeterprojecten bij afvalverwerker Indaver in handen én begeleidt hij de Green- en Yellow Belt-collega’s. De meerwaarde van Lean Six Sigma is voor hem overduidelijk: “Die methode helpt ons om objectief beslissingen te nemen. Onze organisatie was te groot geworden om louter op basis van buikgevoel verder te werken. Bovendien stellen we zoals veel bedrijven vast dat de curves van inkomsten en uitgaven naar elkaar toegroeien. We willen die trend keren nu het goed gaat, vóór onze aandeelhouder zich genoodzaakt voelt om maatregelen te nemen. Daar slagen we in, omdat we nu meer op basis van data onze bedrijfsprocessen evalueren en bijsturen.”

Van ongeloof naar vertrouwen

Toch was het enthousiasme voor Lean Six Sigma er niet meteen. “Als je ons vijf jaar geleden gezegd had dat we met Lean Six Sigma zouden werken, we verklaarden je gek. Ook al hoorden we veel positieve ervaringen uit andere bedrijven, eigenlijk geloofde quasi niemand erin.” Tot Patrick Canoot voor het management een inleiding kwam geven en op enkele uren tijd de logica en de eenvoud van de methode wist aan te tonen: “We zijn aan die sessie zonder al te grote verwachtingen begonnen, maar moesten al snel toegeven dat we nog veel efficiëntiewinst konden boeken. Met vaak simpele ingrepen konden we een aardige som besparen. Dat was voor ons na de sessie met Patrick heel duidelijk.”

Een mix van Black, Green én Yellow Belts

Grim Sekeris, die bij Indaver al tal van watertjes had doorzwommen, bleek de juiste man op de juiste plek om het Lean Six Sigma-project te trekken. Hij volgde bij Amelior de intensieve, praktijkgerichte Black Belt-opleiding. “Met al die statistiek was het zeker geen wandeling in het park, maar dankzij mijn achtergrond als ingenieur viel de puzzel snel in elkaar. Uiteindelijk is Lean Six Sigma een verhaal van logisch redeneren.” Aansluitend volgden in België 22 medewerkers de Green Belt-opleiding: “Zij zijn de oren en ogen van de afdeling. Van hen verwachten we dat ze problemen blootleggen en trachten aan te pakken.” In de loop van 2017 zullen ze daarvoor versterking krijgen van een twintigtal Yellow Belts. Bedoeling is dat zij de kleinere, zogenaamde ‘Just do it’-projecten voor hun rekening nemen.

Weg met absurditeiten

Zoals elke cursist bij Amelior, startte ook Grim tijdens zijn opleiding met een verbeterproject voor zijn organisatie. Dat werd meteen een zware dobber, want hij besliste om het salesproces onder handen te nemen. “Bij de prijszetting bleek het in het verleden soms mis te lopen. We berekenden dat bij ongeveer tien procent van de orders de inschatting beter kon. Ofwel was de transportprijs verkeerd, ofwel de afvalverwerkingsprijs, ofwel de service… En ook al haalden we de fouten er uit voor de offerte naar de klant vertrok, het betekende toch dat de flow voor verbetering vatbaar was.” Dat aanvoelen zag hij bevestigd toen hij het proces begon uit te spitten en meer dan eens op een absurde situatie stootte. “Als we er niet expliciet naar op zoek waren geweest, waren die ongetwijfeld blijven bestaan. Voor mij ligt daar de essentie van Lean Six Sigma. De methode helpt je om de ballast uit je organisatie te halen.”

Uitkomst: minder verspilling, werklast gedaald

Om het verkoopproces vlot te trekken, zijn intussen al verschillende stappen gezet. Er kwam onder meer een ‘single point of contact’, één aanspreekpersoon die vervolgens alle aanvragen van sales-medewerkers naar de juiste man of vrouw dispatcht. Daardoor is er veel minder over-en-weer-gebel én is de werklast gedaald. Verder maakt Indaver werk van een nieuw ‘green form’, een webapplicatie die een overzicht geeft van alle info die nodig is om een correcte offerte te maken. “Ideaal als houvast voor de salesmedewerkers. En pas wanneer alle info verzameld is, wordt er een offerte gemaakt.”

Pareto-denken: 80% is goed genoeg

Niet alleen in eigen land, ook op de vestigingen in Ierland en Duitsland (en later dit jaar in Nederland) heeft Lean Six Sigma intussen zijn intrede gedaan. Grim: “In Duitsland bijvoorbeeld proberen we via Lean Six Sigma te achterhalen hoe we een stoomturbine meer elektriciteit kunnen laten leveren dan vandaag het geval is. Door de LSS-technieken correct, consequent en in de juiste volgorde toe te passen, denk ik dat we de grote verliesposten zeker zullen vinden.”

Net als zijn lesgevers bij Amelior hamert Grim er bij de Green Belts op dat het niet de bedoeling is om tot op het bot door te gaan: “We willen dat de Green Belts diep in de processen duiken, maar niet dat ze zich in details verliezen. We zijn tevreden als minstens 80 procent van de oorzaken gevonden worden, de hoofdoorzaken dus. We huldigen het Pareto-principe: 80 procent is goed genoeg. Je kunt je aandacht beter naar andere grote projecten verschuiven in plaats van kost wat kost het onderste uit de kan te willen halen.”

Geen bedreiging voor medewerkers

Ook al heeft Lean Six Sigma aardig wat in beweging gezet, Grim heeft niet de indruk dat de collega’s er zich door bedreigd voelden. “We zijn van 5.600 naar 6.800 orders gegaan, zonder één werknemer extra, maar met een dalende werklast. Op geen enkel moment heb ik iemand horen zeggen dat ie zich zorgen maakte over zijn job of zijn integriteit. Dat medewerkers vertrouwen hebben, komt volgens mij omdat ze zich betrokken voelen. Lean Six Sigma schenkt terecht veel aandacht aan de stakeholders. Een stakeholdersanalyse maken is bijvoorbeeld een van de eerste dingen die je moet doen. Zo ontdek je snel met welke gevoeligheden je rekening moet houden en wanneer je welke medewerkers moet betrekken.”

Tot grote vreugde stelt Grim Sekeris intussen vast dat medewerkers zelf meer en meer voorstellen tot verbetering doen. “De Lean Six Sigma-filosofie raakt stilaan in alle gelederen van onze organisatie ingeburgerd. Ik hoor collega’s nu zelf verkondigen: we kunnen misschien nog wat efficiënter werken. En dat wil toch wat zeggen.”

“Met vaak simpele ingrepen konden we een aardige som besparen”

Lean Six Sigma: verbeteren in 5 stappen

Lean 6Sigma is een verbetermethodologie waarmee organisaties chronische problemen trachten aan te pakken. De weloverwogen aanpak bestaat essentieel uit 5 fasen:

Define: Probeer je probleem goed te begrijpen, situeren en vervolgens duidelijk te omschrijven.

Measure: Verzamel op een betrouwbare manier data omtrent factoren die iets met het probleem te maken kunnen hebben.

Analyze: Analyseer de data om tot de grondoorzaak (Root Cause) van het probleem te komen.

Improve: Wijzig je proces zodanig dat de grondoorzaak geëlimineerd wordt.

Control: Borg je oplossing zodat de verbetering behouden blijft

Waarom ging Indaver in zee met Amelior?

Grim Sekeris, project office manager Indaver: “We hebben Amelior afgewogen tegenover enkele grote spelers in de sector en waren gecharmeerd door de nuchtere aanpak. Patrick Canoot overdonderde ons niet met flashy consultancyfolders, maar vertelde heel to the point waar het om ging. Hij kwam snel tot de essentie en was niet te bedeesd om de waarheid te vertellen. Die no-nonsenseaanpak past bij onze cultuur én strookt met de filosofie van Lean Six Sigma. Samen met Patrick heb ik intussen verschillende medewerkers in binnen- en buitenland tot Green Belts opgeleid. Het was altijd een zeer aangename samenwerking.”

Waarom is Lean Six Sigma bij Indaver een succesverhaal?

Niet alle bedrijven kennen een succesvolle Lean Six Sigma-implementatie. Dat het bij Indaver wel lukte, heeft volgens Patrick Canoot te maken met volgende kritische succesfactoren:

  1. De top van de organisatie staat pal achter de methodologie.
  2. De top van de organisatie kiest in overleg de projecten.
  3. De Green en Yellow Belts kunnen rekenen op goeie ondersteuning. Ze worden niet aan hun lot overgelaten wanneer ze een project krijgen toegewezen.

Vragen?...

+32 (0) 56 20 36 23
info@amelior.be