De 6 stappen naar een intern nood- en interventieplan

maart 2017

Er zijn al tal van boeken en richtlijnen geschreven over hoe we als organisatie moeten omgaan met crisissituaties. Gelet op de recente gebeurtenissen, blijkt dit op papier echter eenvoudiger dan in realiteit.

De discussie van vandaag

Als we ons enkel zouden baseren op de krantenartikels en interviews rond de herdenking van de aanslagen op 22 maart 2016, zou men bijna concluderen dat deze gebeurtenissen ons niets hebben geleerd. Erger nog, er woedt een strijd tussen zij die beweren dat er nog steeds geen noodplannen voorhanden zijn en zij die stellen dat andere partijen meer zijn "hun verantwoordelijkheid" zouden moeten nemen.

Zoals steeds zal de waarheid in het midden liggen. Het lijkt ondenkbaar dat een organisatie van dergelijke omvang, onder bijzondere belangstelling van de overheid en pers, nog geen actie zou ondernomen hebben.

Zijn beweringen dat er géén noodplan zou bestaan een leugen?

Niet noodzakelijk. Het toont aan dat op één of andere manier de communicatie van de bestaande beheersmaatregelen niet tot op het juiste niveau is doorgedrongen. Of, op zijn minst, het doel heeft gemist.

We mogen hier zeker aan toevoegen dat er een grote onduidelijkheid bestaat over wie welk initiatief moet nemen om tot een gemeenschappelijk plan te komen.

Vooral in bedrijvencomplexen waar verschillende organisaties gehuisvest zijn binnen éénzelfde gebouw of site, kan dit laatste een issue zijn.

Samengevat kunnen we vaststellen dat er in vele organisaties tot op heden nog steeds geen intern noodplan is, of dat dit plan onvoldoende is uitgewerkt en/of niet op afdoende wijze is gecommuniceerd aan de belanghebbenden. Dat dit zware gevolgen kan hebben, hoeft geen verder betoog. Het belang van een goede interne noodplanning kunnen we niet voldoende benadrukken.

Hoe bouw je een goed intern noodplan uit (ref. NEN 8112:2017) volgens het PDCA-principe (Plan Do Check Act)?

STAP 1: Scope de organisatie

Gelet op bovenvermelde knelpunten is het goed duidelijke afspraken te maken over wat al dan niet deel uitmaakt van de organisatie. In een luchthaven bijvoorbeeld lijkt het mij eerder aangewezen dat de uitbater het initiatief neemt als exploitant van de site, te meer daar hij over de middelen en kennis beschikt om optimale ondersteuning te bieden.

STAP 2: De risicoanalyse van de organisatie

Een goede risicoanalyse start bij het kennen van de eigen risico’s en deze van alle belanghebbenden die in de scope zijn gedefinieerd. In deze fase is het van belang dat de resultaten uit de risicoanalyse door alle betrokkenen worden geaccepteerd en dat de resultaten worden vastgelegd. Zij vormen de input voor de volgende processtap: de beheersmaatregelen.

STAP 3: Bepalen van de beheersmaatregelen

Deze maatregelen worden onderverdeeld in drie categorieën:

1. bouwkundig (B) bv. compartimentering;
2. installatietechnisch (I) bv. rook-/warmteafvoer;
3. organisatorisch (O) bv. de interne brandbestrijdingsploeg.

STAP 4: Ontwerp van het interne noodplan

In deze processtap bepalen de verantwoordelijken na de gemaakte keuzes in beheersmaatregelen voor B, I en O uit stap 2, hoe de relevante scenario’s het interne nood- en interventieplan beheersen.

STAP 5: Implementatie van het interne noodplan

In deze fase moet de organisatie vaststellen welke belanghebbenden ze moet informeren en wanneer ze het interne noodplan activeert. De belanghebbenden zijn alle (groepen) personen die invloed ondervinden van of kunnen uitoefenen op het bestaan ervan. Hierbij moet men zeker denken aan:

  • interne organisatie: organisaties binnen de scope;
  • externe belanghebbenden: leveranciers, contractors;
  • hulpdiensten: brandweer, medische discipline, politie,...

Het uitwerken van een degelijk communicatieplan is hierbij van cruciaal belang.

STAP 6: Borging en evaluatie

Het cyclische proces van evaluatie moet de organisatie bij voorkeur vastleggen in een beheersplan waarin alle facetten van borging en evaluatie zijn opgenomen:

  • actualiteit van de risicoanalyse evalueren;
  • de implementatie toetsen (oefeningen en werkpunten);
  • ontwikkelingen in verband met wettelijke regelingen;
  • evaluatie van alle interne en externe gebeurtenissen.

Interactief en praktijkgericht

De praktijk bewijst het: een doeltreffend intern nood- en interventieplan opzetten is zeker geen sinecure. Contacteer gerust de auteur via onderstaande knop indien u ondersteuning, advies of opleiding wenst rond dit thema.

Sim DOOLAEGE is MSc Risk Management en behaalde o.a. de attesten preventieadviseur niveau 2 en veiligheidsadviseur gevaarlijke stoffen. Vanuit een doorgedreven terreinervaring als leidinggevende binnen de hulpverlening en als ambtenaar noodplanning heeft hij diverse instellingen en organisaties ondersteund bij het opmaken en implementeren van nood- en rampenplannen. Als preventieadviseur werkte hij binnen een multinational mee aan de nieuwe veiligheidsstandaarden voor zowel binnen- als buitenland. Daarnaast geeft hij als manager en coach bedrijven ondersteuning bij het optimaliseren van hun organisatie. Als echte people manager zorgt zijn grenzeloze gedrevenheid voor het verschil.


Lees hier andere blogberichten van deze auteur...

Contacteer de auteur...