Integratie van audits

december 2001

De integratie van zorgsystemen is duidelijk een tendens. Ook de audits kan men integreren, waarbij de nieuwe norm ISO/DIS 19011 houvast biedt.

De draft-versie van een nieuwe ISO-norm m.b.t. het auditeren van kwaliteits- en milieuzorgsystemen is recent publiek beschikbaar gesteld. Gebruik makend van de ervaring die heel wat bedrijven en certificatie-instellingen opgebouwd hebben bij de audit van ISO-systemen, werd een nieuwe norm opgesteld die heel wat reeds bestaande normen m.b.t. kwaliteits- en milieuzorg zal vervangen, nl. ISO 10011-1/2/3, ISO 14010, ISO 14011 en ISO 14012. Het doel van de nieuwe norm is de organisaties te helpen bij het optimaliseren van hun managementsysteem, het vergemakkelijken van de integratie van milieu- en kwaliteitszorg in één managementsysteem en - doordat audits van beide managementsystemen geïntegreerd kunnen verlopen - het reduceren van de kosten en de tijd die gepaard gaan met interne en externe audits.

De draft van deze nieuwe norm heet voluit ISO/DIS 19011, Guidelines for quality and/or environmental management system auditing. DIS staat voor Ďdraft international standard’. De finale versie ervan wordt verwacht in de loop van 2002.

Analytische aanpak

De nieuwe norm biedt een uniforme aanpak voor het auditeren van milieuzorg en kwaliteitszorg zowel bij eerste-, tweede als derde-partij-audits. Een eerste partij-audit is een audit die uitgevoerd wordt in opdracht van het bedrijf zelf waarbij ook gerapporteerd wordt naar het bedrijf - zoals de interne audits vereist door ISO 9001, ISO 14001 en OHSAS 18001 - terwijl tweede-partij-audits uitgevoerd worden door externe belanghebbende partijen (doorgaans klanten) van de organisatie. Derde-partij-audits worden uitgevoerd door instellingen die geen rechtstreeks belang hebben in het bedrijf, zoals certificatie-instellingen.

Inhoudelijk beschrijft hoofdstuk 4 van de nieuwe norm een aantal algemene principes m.b.t. de auditor en het auditproces die moeten gerespecteerd worden bij het uitvoeren van audits, zoals ethisch gedrag, professionele toewijding en objectiviteit. Hoofdstuk 5 geeft richtlijnen voor het opmaken en bijhouden van auditprogramma’s. Hoofdstuk 6 geeft weer hoe de auditactiviteiten moeten uitgevoerd worden, m.a.w. hoe je een auditteam moet samenstellen, welke afspraken moeten gemaakt worden voordat je aan een audit begint, hoe de document- en praktijkaudits moeten verlopen, hoe de auditconclusies kunen voorbereid worden Ö Interessant daarbij is de analytische aanpak in het proces dat gaat van het analyseren van de aanwezige informatie beschikbaar in de organisatie tot het formuleren van een auditconclusie. Enkel informatie die kan geverifieerd worden, kan gebruikt worden als objectieve basis voor het formuleren van een auditconclusie. Hoofdstuk 7 handelt over de noodzakelijke competenties (kennis en kunde) waarover de auditoren moeten beschikken. ISO 19011 biedt hier een raamwerk voor het vastleggen en evalueren van de vakbekwaamheidseisen voor de auditoren. De norm is zeer uitgebreid en gaat vaak in detail in op bepaalde aspecten die niet steeds even relevant zijn voor alle omstandigheden. Dus naargelang het type en de complexiteit van de uit te voeren audits zal men meer of minder relevante informatie vinden in de tekst.

Wanneer integreren?

In bedrijven waar zowel een milieu- als een kwaliteitsmanagementsysteem aanwezig zijn, rijst spontaan de vraag of het opportuun is om milieu- en kwaliteitsaudits te integreren met elkaar. Zoals vaak is hier geen voor-de-hand-liggend antwoord beschikbaar. Wel kunnen volgende bedenkingen u misschien helpen. ISO/DIS 19011 houdt zich hier ook op de vlakte en laat het aan het oordeel van de organisatie over of de interne milieu- en kwaliteitsaudits op een gescheiden of geïntegreerde manier moeten verlopen. Wat ISO wel wenst te benadrukken met de uitgave van deze nieuwe norm, is dat het in beide gevallen gaat om een systeemaudit waarvan de aanpak gelijkaard≤ig is voor milieu en kwaliteit. Bijgevolg zijn beide integreerbaar. Dit is trouwens ook reeds jaren het standpunt van Amelior.

Belangrijke randvoorwaarde voor het uitvoeren van geïntegreerde audits is wel dat het auditteam zodanig samengesteld is dat deze over voldoende competenties beschikken m.b.t. zowel kwaliteit als milieu.

Wat dit betreft, dient men voor milieu en ISO 14001 ook rekening te houden met een bijkomend controleproces: een organisatie die een milieuzorgsysteem conform ISO 14001 wil invoeren, moet beschikken over een werkwijze voor de controle van het naleven van de wettelijke eisen. De controle op de conformiteit met de wetgeving is eveneens verankerd in de Vlaamse milieuwetgeving, in die zin dat het deel uitmaakt van de decretale taken van de milieucoŲrdinator zoals vastgelegd in Vlarem II. Dit proces kan geïntegreerd worden met de interne milieuzorgsysteemaudits vereist door ISO 14001, maar stelt dan wel hogere eisen aan de competentie van de auditoren. Die moeten aantoonbaar over goede kennis van de milieuwetgeving beschikken, wat niet voor de hand ligt. Bovendien maakt het meenemen van de milieuwetgeving als bijkomend criterium in de milieuzorgsysteemaudits het schier onmogelijk om de milieuzorgsysteemaudits nog te combineren met de kwaliteitsaudits.

Uit onze ervaring met verschillende bedrijven blijkt dat doorgaans geopteerd wordt voor de integratie van milieu en kwaliteit in de systeemaudits, maar dat de controle op de naleving van de wetgeving uitgevoerd wordt via een aparte rondgang van de milieucoŲrdinator, de milieudienst of zelfs externe adviesbureaus. Zodoende dienen de systeemauditoren voornamelijk getraind te worden in de managementsystemen zelf, het auditproces, de menselijke vaardigheden en typische kwaliteits- en milieuaspecten. Hierdoor zijn ze meer organisatie- en managementspecialisten dan milieuspecialisten. Daardoor blijven de interne auditoren buiten schot wat de vakbekwaamheidseisen rond milieuwetgeving betreft. Niettemin, zoals ook een kwaliteitsauditor meer diepgang en toegevoegde waarde zal kunnen geven aan zijn audit door bv. een goede kennis te hebben van het productie-apparaat of kwaliteitstechnieken zoals FMEA (Failure Mode and Effect Analysis), zo zal de interne milieuauditor ook aan zijn milieuzorgsysteemaudit meer diepgang kunnen geven door bv. de principes van waterzuivering te kennen of op de hoogte te zijn van de milieuwetgeving. Strikt genomen worden deze eisen echter niet gesteld door de norm, aangezien zowel ISO 9001 als ISO 14001 spreken van een systeemaudit.

Geen veiligheid

Opvallend voor ISO/DIS 19011 is dat het veiligheidsaspect er niet in opgenomen is. Dit kan verklaard worden door het feit dat ISO tot twee maal toe in het recente verleden besloten heeft geen norm m.b.t. arbeidsveiligheid en welzijn op het werk op te stellen. Niettemin verwijst de norm in de inleiding ernaar dat, hoewel deze expliciet enkel van toepassing is voor systeemaudits van kwaliteit en milieu, het ook een inspiratiebron kan zijn voor de audit van andere managementsystemen. Voor de audit van het veiligheidsgebeuren gelden eigenlijk dezelfde bedenkingen als voor milieu, nl. dat :

  • in OHSAS 18001 eveneens sprake is van systeemaudits en controle op de naleving van de wetgeving;
  • integratie van veiligheid in de kwaliteitsaudits mogelijk is op voorwaarde dat aandacht wordt besteed aan de competenties van het auditteam.

ISO 19011

De nieuwe norm kan bij Amelior worden aangekocht via Maria Legrand (ml@amelior.be ). De prijs bedraagt 27,27 Ä (1.100 BF), exclusief verzendingskosten en BTW.

Amelior zou Amelior niet zijn als u er ook geen specifieke training rond ISO 19011 zou kunnen volgen. Klik hier voor meer info.

 

 

Dit artikel werd geschreven in opdracht van Amelior.


Lees hier andere blogberichten van deze auteur...

Contacteer de auteur...

Vragen?...

+32 (0) 56 20 36 23
info@amelior.be