Met vlag en wimpel : ISO 9001 voor Vlaggenstaat

september 2008

Begeleid door Amelior haalde de overheidsdienst Vlaggenstaat vlot het ISO 9001-certificaat.

Elk zeeschip moet onder de vlag van een land varen. Dat land moet ervoor zorgen dat het schip de wetgeving van dat land respecteert op vlak van milieu, veiligheid en beveiliging (security). Het schip krijgt daarvoor certificaten, uiteraard na inspectie aan boord. In België is dat de taak van de afdeling ‘Vlaggenstaat’ (18 medewerkers) van de FOD Mobiliteit en Vervoer. Tot het takenpakket behoren verder een aantal verplichtingen in geval een schip in nood is en controle van het ISM-systeem (International Safety Management) van de rederijen.

Organisatie, structuur, eenduidigheid

Door een gunstiger fiscaal regime kiezen steeds meer schepen voor de Belgische vlag, wat voor Vlaggenstaat een hogere workload betekent. “Dat was een van de redenen om voor een ISO 9001-certificaat te gaan,” zegt ir. Bart Heylbroeck, adviseur-generaal Scheepvaartconrole-Vlaggenstaat. “Op vijf jaar tijd is onze vloot gegroeid van 200.000 naar 4 miljoen ton. Om dat hogere werkvolume aan te kunnen heb je organisatie en structuur nodig. Je moet ook consistentie in het geleverde werk kunnen behouden. Nieuwe mensen moesten snel de systematiek van de dienst onder de knie kunnen krijgen, via handboeken en procesbeschrijvingen.”

ISO zorgt ook voor meer interne controle. “Je gaat meer KPI’s invoeren, je gaat je processen meer gaan bekijken en evalueren om je kwaliteit te handhaven. Bovendien waren we ook geïnteresseerd in het aspect klantentevredenheid. We zouden niet willen dat een rederij uitvlagt omdat onze dienstverlening niet consistent genoeg is. Bovendien stuurt ook het hoger management aan op door ISO 9001 ondersteunde kwaliteit van diensten aan de burger.” Ook externe motivatoren zetten Vlaggenstaat ertoe aan voor een ISO 9001 te gaan. De bevrachters, die de schepen charteren, kijken immers of die schepen onder een kwaliteitsvlag varen. Het ISO-certificaat van de Belgische Vlaggenstaat zorgt mee voor het imago van de rederijen. Bart Heylbroeck: “Zonder dat ze prioritair zijn, kunnen we ook als overheidsdienst niet blind zijn voor commerciële aspecten.Tegenover de burger belastingsbetaler hebben we niet alleen als plicht het vrijwaren van de veiligheid en de bescherming van het marine milieu, maar moeten we tevens streven naar een zo gunstig mogelijk economisch en commercieel gunstig klimaat.”

Sedert ongevallen als met de Prestige en de Erica staan alle landen onder druk om ook vreemde schepen te controleren. “Een kwaliteitsvlag als de onze zorgt ervoor dat onze schepen op meer goodwill kunnen rekenen vanwege de controlerende buitenlandse overheid,” geeft Bart Heylbroeck als bijkomend voordeel van de ISO-certificering aan.

Het bestaande certificeren

Bart Heylbroeck volgde de ISO-cursus bij Amelior, de kwaliteitscoördinator van Vlaggenstaat de cursus voor het opstellen van het kwaliteitshandboek. Een eerste, vrij lange fase van het ISO-parcours, was het in kaart brengen van de werking van de dienst. “Als projectleider heb ik de hele werking, alle processen dus, in flowcharts beschreven. Een zware oefening, die echter toeliet structuur te zien in onze dienst. Er werd al op een zekere manier gewerkt, dus is het idee gegroeid om niets nieuws uit te vinden, maar de huidige werkwijze te certificeren. Eerst ‘ideale’ processen, procedures en handboeken schrijven is vrij makkelijk, maar die naderhand implementeren is ontzettend moeilijk.”

Terwijl Bart Heylbroeck de processen op papier zette, vulde de kwaliteitscoördinator de verplichte ISO-rubrieken in en ontwikkelde het handboek, waarna de implementatie kon starten. “Om het systeem werkbaar te houden hebben we zo weinig mogelijk ‘papier’ gegenereerd. Alle procedures zijn elektronisch gedocumenteerd, formulieren kunnen elektronisch worden ingevuld. De database van de schepen hebben we uitgebreid met modules, bijvoorbeeld voor tracking en tracing. De processtappen die bij de behandeling van een schip worden gezet, worden daarmee geregistreerd. Ook alle rapporten zijn aan die database gekoppeld.”

Bestaande systemen als de ontwikkelcirkels (opleiding) en boordtabelllen (KPI’s) werden in het nieuwe kwaliteitssysteem geïntegreerd.

Wat met de onderaannemers?

Om de medewerkers te overtuigen van de noodzaak van ISO en om het gevraagde correct te leren toepassen werden met Amelior interne opleidingen opgezet. Met consultant Ivo Demeulenaere werd nagegaan of het systeem op elk punt aan de eisen van de norm beantwoordde. Bart Heylbroeck: “In feite kwam het erop neer te weten of onze interpretatie van de norm de juiste was, of we bij de certificatie-audit geen problemen zouden ondervinden.”

Bart Heylbroeck: “Onze grootste zorg betrof onze onderaannemers. In onze werking zitten taken die door andere diensten worden verricht, zoals ICT, personeelszaken en wetgeving. Daar zou een auditor over hebben kunnen vallen. We hebben dat opgelost door het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten met die collega-overheidsdiensten. Een volgende stap waren de interne audits door de interne auditcel van de FOD Mobiliteit en Vervoer. Hun opmerkingen en non-conformiteiten konden snel worden weggewerkt. “Zo’n non-conformiteit was bijvoorbeeld dat we niet op de hoogte waren van het feit dat een bepaald document voor de bemanning niet langer verplicht was. Normaal krijgt Vlaggenstaat notificaties van wetsveranderingen, we hebben dat dus kunnen catalogeren als een niet-systematisch incident. Wat ook aan het licht kwam was dat iemand met een verouderde versie van een document werkte. Kleine zaken dus.”

Bij de afsluitende certificatie -audit vond Bureau Veritas geen non-conformiteiten. “We stonden er wel op dat de auditor geen maritiem expert was. Want die experts voeren voor ons als toeleverancier inspecties uit in het buitenland en we wilden geen belangenvermenging. Bovendien heeft een buitenstaander een frissere kijk op de zaken, een expert is vaak bedrijfsblind.”

Vragen?...

+32 (0) 56 20 36 23
info@amelior.be