Imsir: Zowel ISO 9001 als Supply Chain Award

januari 2012

Om de opdracht van klant Telenet te kunnen waarmaken zette de beschermde werkplaats Imsir uit Boom met de hulp van Amelior een kwaliteitssysteem conform ISO 9001 op.

In januari 2010 kreeg Imsir een contract van Telenet voor het verzorgen van hun retourlogistiek. Toestellen worden omwille van technische defecten, commerciële upgrade of teruggave door de huurder naar het ‘reverse logistics center’ van Imsir verzonden. Daar worden ze geteld, gesorteerd, getest en hersteld (klaar voor hergebruik), voorbereid voor sloop, verzonden naar OEM’s enz. Telenet/Imsir kreeg in december vorig jaar voor dat reverse logistics-project de publieksprijs van de jaarlijkse Supply Chain Award, een trofee die wordt toegekend door VIB (Vereniging voor Inkoop en Bedrijfslogistiek) en Pics (professionele vereniging voor supply chain management). De sterkte van het Telenet/Imsir- project is de combinatie van de grote financiële impact (minder investeringen door hergebruik van materialen), de ecologische impact (minder afval) en het sociale aspect (Imsir). Een schoolvoorbeeld dus van het People Planet Profit-principe.

Meer dan puur advies

Veel grote bedrijven eisen van hun toeleveranciers een ISO-certificaat. Telenet legde wel onder meer SLA’s op (Service Level Agreements), maar eiste geen ISO 9001. “Dat was onze eigen beslissing,” aldus bedrijfsleider Roger Lerminiaux.
Alle beschutte werkplaatsen zijn vanuit de Vlaamse overheid wel verplicht om over een kwaliteitshandboek te beschikken. “Maar dat handboek is in ons geval gericht op het bereiken van medewerkerstevredenheid. Dat komt omdat de kwaliteitseisen wel ontwikkeld zijn met het oog op klantentevredenheid, maar dan met verzorgingstehuizen in het achterhoofd. Maar voor onze klanten tellen productieprocessen en –procedures. Dus met het bestaande kwaliteitssysteem konden we niet voldoen aan de wensen van de klant. Met een kwaliteitssysteem conform ISO 9001 konden we dat wel. Vandaar dat we onder begeleiding van Amelior zo snel mogelijk – we hebben dat in een zevental maanden kunnen realiseren – naar het certificaat wilden toewerken. Daarmee bewezen we dat we ons engagement tegenover Telenet konden waarmaken. En natuurlijk is ISO 9001 tegelijk ook een commerciële troef.”
De keuze voor Amelior als projectbegeleider was snel gemaakt. “In de sociale sector kan Amelior immers heel wat referenties voorleggen en geniet er een goede reputatie.” Er werd gestart met een kick-off meeting, waarin de stafleden en werkvloerbegeleiders uitleg kregen over de norm. Het waren vooral directeur Lerminiaux, kwaliteitsverantwoordelijke Marian Van Gucht en hoofd personeelszaken Björn Elewaut die vervolgens de ISO-kar trokken, naargelang het ISO-hoofdstuk waaraan men werkte aangevuld met bijvoorbeeld een betrokken begeleider. Gezien de deadline voor de certificatie en het bijhorende werkvolume bleef de rol van consultant Ivo Demeulenaere niet beperkt tot het puur adviseren en begeleiden. Marian Van Gucht, secretariaatsverantwoordelijke en quality manager: “Van de dertien processen en bijhorende procedures heeft hij er vijf samen met mij beschreven. Hij is ook mee de werkvloer opgetrokken om te checken of alles conform ISO was afgedekt. ”

Duidelijke werkinstructies

Het ontwikkelen van de interne procedures kwam in feite neer op het afstemmen op de door Telenet opgelegde procedures. Marian Van Gucht: “Als Telenet vraagt om een bepaald type modem uit testen en het resultaat te beoordelen, moeten wij onze mensen duidelijk maken welk kabeltje daarvoor op welke plaats moet worden aangesloten, dat er dan op start moet worden geduwd enz. Onze procedures leggen dus uit hoe je de Telenet-procedures realiseert.”
Van de medewerkers van Imsir kun je niet verwachten dat ze de klassiek geschreven procedures meteen begrijpen en kennen. Er kunnen taalkundige problemen zijn, het niet of onvoldoende vertrouwd zijn met technologie en informatica enz. In het kwaliteitsverhaal spelen de teambegeleiders dan ook een grote rol. Marian Van Gucht: “En naar de medewerkers toe is er ook veel meer visueel uitgeschreven. Werkinstructies zijn begrijpelijk gemaakt met foto’s, we hebben gewerkt met kleursymbolen. Bijvoorbeeld bij rood registreren, bij oranje oppassen, ….”
Roger Lerminiaux: “Belangrijk in het verhaal is ook de juiste mensen de juiste job te kunnen geven. En daarvoor ook opleidingen te voorzien. Om onze mensen beter vertrouwd te kunnen maken met informatica hebben we beroep kunnen doen op de Telenet Foundation, die opgericht is om de digitale kloof te dichten tussen nieuwe technologieën en zwakkere mensen.”

Kwaliteitsplannen

Imsir is nu ook begonnen met het werken aan de ‘Kwaliteitswijzer’. Dat is een op het EFQM geïnspireerd excellentiemodel, ontwikkeld door het ESF (Europees Sociaal Fonds), specifiek toegespitst op de sociale sector. Met dat model moet tegen 2016 verplicht worden gewerkt om bijkomende subsidies te kunnen krijgen van Europa. Nog een kwaliteitsplan is het halen van een ISO 9001-certificaat voor de afdeling fietsenbouw. Daar gaat het echter om een tiental verschillende opdrachtgevers, zodat het onder controle krijgen van de verschillende productielijnen minder eenvoudig zal zijn. In die afdeling zal bovendien ook werk worden gemaakt van de implementatie van Lean.
Het halen van ISO 9001 en vooral van de Supply Chain Award zorgden – onder meer via belangstelling van de pers – voor motivatie van de medewerkers. “De kwaliteitsvlam op de werkvloer brandend houden zal wellicht de grootste uitdaging van de komende jaren zijn,” besluit Roger Lerminiaux.

IMSIR

Bij Imsir (Boom) werken in totaal een 145 mensen, waarvan een dertigtal in het Telenetproject. Er zijn vijf afdelingen: fietsenbouw, metaal, eenvoudige en machinale verpakking, elektro (het Telenetgebeuren) en buitenploegen. Bij die laatste activiteit gaan medewerkers met een begeleider bij de klant zelf werken.
Het letterwoord IMSIR staat voor Intercommunale voor Medico-Sociale Instellingen van de Rupelstreek. Onder Imsir vallen naast de beschermde werkplaats ook het Sociaal huis en een sociale werkplaats.

Een filmpje over Imsir: http://blog.telenet.be/search/imsir/

Vragen?...

+32 (0) 56 20 36 23
info@amelior.be