IBIS: ISO 9001 als ‘verplicht nummertje’

juni 2012

Omdat het Koninklijk Werk IBIS maritieme opleidingen geeft moest de instelling een gecertificeerd kwaliteitssyteem opbouwen. Dankzij Amelior bleek die op het eerste gezicht loodzware opdracht nog mee te vallen en ook meerwaarde te bieden.

Het Koninklijk Werk IBIS (‘de Ibisschool’) uit Bredene verstrekt maritiem technisch secundair onderwijs tot en met de tweede graad. Leerlingen die willen afstuderen in die richting moeten de derde graad dus in een andere school doorlopen.

Geen probleem, tot van de FOD Mobiliteit de richtlijn kwam dat alle maritieme opleidingsinstellingen in België over een ‘gecertificeerd kwaliteitssyteem’ moesten beschikken. Anders zouden de vaarbevoegdheidsbewijzen (diploma’s) niet worden erkend.
“Ook al voldeden we aan alle eisen, decreten, inspecties enz. van het Vlaams Ministerie van Onderwijs, voor het federale niveau was dat blijkbaar onvoldoende,” aldus directeur Philip Declercq. “De FOD Mobiliteit, die ook een gecertificeerd kwaliteitssysteem moet hebben, volgt hierbij de reglementering van IMO (International Maritime Organisation). En die is gebaseerd op het STCW-verdrag (International Convention on Standards of Training, Certification and Watchkeeping for Seafarers).”
Aanvankelijk dacht IBIS dat de federale richtlijn niet op hen van toepassing zou zijn, omdat pas in de derde graad diepgaander (heel miniem in de tweede graad) op de STWC-aspecten wordt ingegaan en ook pas na de derde graad de nodige certificaten worden uitgereikt.
Philip Declerq: “Eerst leek men ons daarin te volgen, maar dan kregen we bericht dat onze leerlingen – ook al kregen ze dezelfde vakken en hadden ze zelfs vaak dezelfde leerkrachten – als niet gecertificeerd zouden worden beschouwd en nascholing zouden moeten krijgen vooraleer met de derde graad te kunnen beginnen.”

Flink wat schrik

IBIS zag zich dus geconfronteerd met het feit dat het voor 37 leerlingen een ISO 9001 moest zien te halen …

“We wisten absoluut niet wat er op ons afkwam, hoe we daaraan moesten beginnen, gezien dit heel uitzonderlijk is binnen onderwijs”, zegt Philip Declercq. “We waren ongerust over de planlast en extra werkdruk die het met zich mee zou brengen, temeer omdat de andere maritieme opleidingscentra bij het voorbereiden en behalen van hun certifiering aangaven dat dit onnoemelijke inspanningen vergt. Na het inwinnen van de nodige informatie en consulteren van instellingen en personen die een kwalititeitsmanagement systeem opgestart hadden, kwamen we in contact met Amelior, meer bepaald met consultant Ivo Demeulenaere. Die heeft ons meteen al wat gerustgesteld, onder meer door erop te wijzen dat we al over heel wat systeemelementen beschikten, zoals onder meer de procedures rond lesgeven en vergaderen. En via acht sessies heeft hij ons doorheen het ISO-traject geleid.”

De norm vertalen

Kris Lams, coördinator secundair onderwijs, kreeg de rol van kwaliteitsverantwoordelijke toebedeeld. “We zijn begonnen met de norm te bestuderen en met de hulp van Ivo Demeulenaere te vertalen naar het onderwijs toe. Want ISO 9001 is duidelijk ontwikkeld met het bedrijfsleven in het achterhoofd. Neem bijvoorbeeld het begrip klanten. Wie zijn onze klanten? De kinderen, hun ouders, de overheden…? Er zijn trouwens ook een viertal eisen uit de norm gehaald die niet op ons van toepassing waren.”

Een heikel punt waren de door ISO gevraagde metingen. Daarover kreeg IBIS trouwens een opmerking na de certificatie-audit van Lloyd’s. “We zijn echt moeten gaan zoeken hoe we bepaalde zaken konden gaan meten,” stelt Kris Lams. “Zo zijn we bijvoorbeeld bijlessen gaan bijhouden als meting van productverbetering.”

Na de interpretatie van de norm werd een lijst opgesteld van alle eisen en gekeken over welke procedures de school al beschikte. Nadat de ontbrekende procedures waren ontwikkeld heeft Ivo dan samen met ons het kwaliteitshandboek geschreven.”

Een belangrijk hulpmiddel dat Amelior aanreikte was een systeem om een procedure in kaart te brengen. “Dat bestond uit één A4 met daarop een twaalftal clusters (input, procedure zelf, actoren, evaluatie enz), gebaseerd op het EFQM-model. Dat instrument liet toe over de procedure na te denken en te zien of je niets over het hoofd had gezien.”

Meerwaarde

Ook al is de ‘scope’ van het certificaat zelf beperkt, het ontwikkelde systeem heeft toch ook gevolgen voor andere geledingen van IBIS. Procedures zijn immers vaak wat we gemakshalve ‘afdelingsoverschrijdend’ kunnen noemen. “Het was trouwens van meet af aan de bedoeling de hele campus in hetzelfde systeem te laten stappen, zij het dan niet-gecertificeerd,” merkt Philip Declercq op. “Elk nieuw werkpunt steken we nu in de kwaliteitsmolen.”

Achteraf bekeken heeft de opbouw van het kwaliteitssysteem wel degelijk meerwaarde geboden. “Het is vooral anders werken en denken, maar het biedt een stuk zekerheid rond de kwaliteit van je werking. Die meerwaarde doen inzien was trouwens een van de verdiensten van Ivo Demeulenaere.”

IBIS


Het Koninklijk Werk IBIS vzw is in de eerste plaats een sociale instelling. Het biedt een ‘vervangend thuis’ voor (maximaal) 112 jongeren (alleen jongens) tussen 6 en 16 jaar en is ook open tijdens weekends en schoolvakanties. Het werd gesticht door Albert I in de vorm van een weesschip. De combinatie van opvang en onderwijs was voor die tijd (begin vorige eeuw) vrij revolutionair. Tot een vijftal jaren geleden gaf de Ibisschool een visserijopleiding, nu zijn dat dus maritieme technieken. In totaal telt Ibis 47 medewerkers (leerkrachten, opvoeders, sociale dienst, schoonmaaksters en zelfs naaisters voor herstel en onderhoud van de kledij van de jongeren.

Wie op IBIS verblijft, loopt er ook school. Die ‘pedagogische eenheid’, die samenwerking tussen internaat en school, zorgt ervoor dat de jongeren zeer nauw kunnen worden opgevolgd. Via bijvoorbeeld een begeleider van het internaat weet de leerkracht van gebeurtenissen die een bepaald gedrag in de klas kunnen verklaren.

www.ibisschool.be

Vragen?...

+32 (0) 56 20 36 23
info@amelior.be