Accreditatie opent nieuwe horizonten voor De Vocht Expert Services

juni 2012

Dankzij de begeleiding door Amelior slaagde De Vocht Expert Services erin zich te laten accrediteren voor ISO 17020 en ISO 17025. Daarmee is het pad geëffend naar nieuwe business.

De dienstverlening van De Vocht Expert Services (5 medewerkers) berust sedert kort op drie pijlers. De eerste is het ijken van snelheidsmeters (flitspalen in de volksmond), zowel in het labo als op de weg. Een tweede pijler is het controleren van de conformiteit van serversystemen in kansspelinrichtingen, casino’s dus. Die moeten immers om de 24u de juiste gegevens doorgeven aan de overheid over wat er aan de speelautomaten en –tafels gebeurt. “En we gaan nu ook de toelating vragen om ook de ‘speeltoestellen’ zelf te mogen keuren,” zegt zaakvoerder-eigenaar Paul de Vocht.

Erkenning versus accreditatie

Voor die activiteiten heb je ofwel een erkenning, ofwel een accreditatie nodig. Erkenningen gebeuren op basis van normen die de erkenner zelf opstelt, terwijl accreditatie plaats vindt op basis van door ISO (International Organisation for Standardization) opgestelde normen. In ons land is het de overheidsorganisatie Belac die na een audit de accreditatie toekent.
De Vocht Expert Services was al door de Kansspelcommissie erkend voor de conformiteitscontrole van de servers. Voor de keuring van de toestellen is echter een accreditatie nodig om erkend te worden. En dat is ook het geval voor de flitspalen.
Het bedrijf stond dus voor de uitdaging om zich zowel volgens ISO 17020 als ISO 17025 te laten accrediteren. De ISO 17020 norm bepaalt de vereisten waaraan een inspectie-instelling moet voldoen om zijn competentie aan te tonen bij het uitvoeren van deze specifieke inspecties. De ISO 17025 bevat de eisen voor de bekwaamheid van beproevings- en kalibratielaboratoria.

Doe-het-zelf oefening

“In eerste instantie hebben we dat via de doe-het-zelf methode geprobeerd,” aldus Paul De Vocht. “We hebben daarvoor documenten met instructies en modellen gedownload van het internet. Na een jaar moesten we concluderen dat we er op die manier niet zouden geraken. We hebben dan de hulp ingeroepen van een student die een eindwerk rond kwaliteit had gemaakt. Maar die kon ons in feite alleen helpen met de onderdelen die afkomstig zijn van de ISO 9001. Dus ook dat lukte niet. Grotendeels mislukten die pogingen omdat we de normen te veel als formalismen bekeken, en niet als een combinatie van een bepaalde filosofie met dat formalisme. ”
Van contacten uit zijn netwerk hoorde Paul De Vocht dat Amelior wel eens een oplossing zou kunnen bieden. “Amelior, met name consultant Paul Devos, heeft ons dan begeleid, in feite van nul tot de uiteindelijke accreditatie. Hij heeft ons die combinatie van filosofie en formalisme duidelijk gemaakt en getoond hoe je in feite je bedrijf aan de normen moet aanpassen.”

Belgische primeur

De Vocht Expert Services is nu het eerste bedrijf in ons land dat voor de flitspalenactiviteit door Belac is geaccrediteerd. Tussen de eerste meeting met Amelior en de eigenlijke accreditatie verliepen twee jaar. Geen van de betrokken partijen kon terugvallen op ervaring en het traject vergde dan ook heel wat inspanning. Zo was het voor Belac bijvoorbeeld geen evidentie om een auditor te vinden met de juiste achtergrond. De accreditatieaudit werd overigens uitgevoerd door een hoofdauditor (controleert onder meer de conformiteit van algemene procedures en documenten), een technische auditor (controleert de conformiteit van de technische procedures, bijvoorbeeld of een toestel juist wordt gebruikt) en een toezichthouder vanuit de overheid. “Zelfs voor onze toch beperkte activiteiten heeft die audit toch enkele dagen in beslag genomen.”
Voor De Vocht Expert Services betekent de accreditatie niet dat de kassa automatisch rinkelt. “Met name voor de flitspalenkeuring moeten we nu opboksen tegen het monopolie van een Nederlandse firma. We hebben dus nog een lange weg af te leggen. En we konden ook niet op voorhand de markt bewerken. Want je zou je geloofwaardigheid verliezen als je de accreditatie niet op de vooropgestelde datum haalt. Zoiets is geen uitzondering. Na een jaar heeft Belac een pre-audit uitgevoerd om te zien of we op de goede weg waren en kans maakten om de accreditatie te halen.”

Procedurevoorbeelden uit het buitenland

“Moesten we met een andere partner dan Amelior in zee zijn gegaan, dan vrees is dat we er langer dan twee jaar over hadden gedaan”, aldus nog Paul De Vocht. Van een aantal formulieren stelde Amelior een aantal blanco formulieren ter beschikking, die het bedrijf dan kon aanpassen aan de eigen specifieke activiteiten. Het schrijven van de procedures was geen sinecure. “Voor het ijken van weegschalen of het uitvoeren van EMC-testen vind je wel methodebechrijvingen, maar niet voor onze soort activiteiten. Daarom hebben we met buitenlandse fabrikanten vergaderd om te weten hoe men bijvoorbeeld in Zwitserland of Duitsland te werk ging. Daarop gebaseerd hebben we dan onze gedetailleerde en op de Belgische wetgeving afgestemde procedures ontwikkeld. Je wordt ook geconfronteerd met verbeteringen van je meetmethodes, met het efficiënter maken ervan. Dan moet je heel nauwgezet procedures gaan volgen die je zeggen hoe je je documenten aanpast aan die wijzigingen. Door ISO 17020 en 17025 aanvaard je die discipline, wat de kwaliteit van je werk ten goede komt. Die kwaliteitsverhoging is de filosofie die achter de normen steekt, en het is net dat waarvan Amelior ons overtuigd heeft: je voelt aan dat je voordelen uit het systeem haalt.”

Vragen?...

+32 (0) 56 20 36 23
info@amelior.be