20 keys to workplace improvement

april 2011

Veel managers zijn vandaag nog een discussie aan het voeren over wat Six Sigma, Lean Manufacturing of World Class Manufacturing zou kunnen betekenen voor hun business. En hop… de Japanners gooien terug roet in het eten door nog maar eens een andere methodologie naar voor te schuiven: de zogenaamde 20 keys.

20 keys is een ‘roepnaam’ voor ‘The Practical Programme of Revolution in Factories’ of kortweg ‘PPORF’. De methode werd ontwikkeld door Professor Iwao Kobayashi en is gebaseerd op het Toyota Production System.

De 20 sleutels stellen de 20 zones voor waar een bedrijf moet in verbeteren om sneller, beter en goedkoper te produceren.

De 20 sleutels zijn zeer praktisch vertaald:

  • Elke sleutel is gerelateerd aan ofwel Q (beter), C (goedkoper) als D (sneller);
  • Voor elke sleutel kan een score gegeven worden van 1 (amateur) tot 5 (best in class);
  • Voor elke sleutel kan een ‘cartoonkaart’ gebruikt worden om de juiste score te bepalen – later kan overgestapt worden naar checklists.

Belangrijk bij 20 keys is het synergetische effect tussen de diverse sleutels. Een structuur gefundeerd op 20 pijlers geeft geen garantie op stabiliteit als enkele pijlers aan een bepaalde kant zwak zijn. Slechts als de ondersteuning evenwichtig verdeeld is over de 20 pijlers, kan de organisatie haar doelstellingen halen. En dat is juist hetgeen ervoor zorgt dat deze methodiek organisaties kan laten doorstoten naar hogere doelstellingen in vergelijking met de competitie.

De 20 sleutels zijn zodanig gebalanceerd dat de inspanningen die men levert bij één sleutel effect zullen hebben op veel andere sleutels. Vandaar dat niet met alle 20 sleutels tegelijkertijd moet gestart worden om enig zichtbaar effect te halen.

Het programma is samengesteld om:

  • De strategische doelstellingen op een doeltreffende manier te realiseren;
  • De leersnelheid van het bedrijf te verhogen;
  • Alle vormen van verspillingen te elimineren;
  • De medewerkers te motiveren en te enthousiasmeren om continu te verbeteren;
  • Winstgevend en langdurig succesvol de concurrentie voor te blijven in een snel veranderende wereld.

Wat is er nieuw aan 20 keys ?

Daar 20 keys gebaseerd is op het Toyota Production System zijn de sleutels op zich vrij goed herkenbaar en de doelstellingen zijn zeer sterk gericht op het verhogen van competitiviteit en productiviteit en het verlagen van kosten. Het verrassende aan de methode moet dus ergens anders te vinden zijn. Wat vooral opvalt is de logica die in het toepassen van de verschillende sleutels steekt en die er voor zorgt dat alle verbeterinitiatieven binnen een bedrijf onder één paraplu kunnen ondergebracht worden.

Daarnaast is Kobayashi er duidelijk in geslaagd om alles zeer eenvoudig en doorzichtig te maken, wat niet steeds gezegd kan worden van andere excellence-modellen. Daarmee is ook duidelijk gemaakt dat 20 keys een methode is die alle medewerkers in een bedrijf kan mobiliseren.

De sleutels 1 (cleaning and organizing), 2 (rationalizing the system/management of objectives), 3 (improvement team activities) en 20 (leading technology/site technology) vormen de 4 buitenste hoeken van het diagram. Deze sleutels vormen de basis-bouwstenen van het 20 keys-systeem:

Sleutel 1: alles begint dus inderdaad met orde en netheid;

Sleutel 2: stel doelen en zorg dat iedereen in de onderneming weet wat zijn verantwoordelijkheid is om deze doelen te bereiken;

Sleutel 3: zorg voor een cultuur waarbinnen teamactiviteiten kunnen opgezet worden om zodoende de verbeterslagen te organiseren;

Sleutel 20: alles staat en valt met de snelheid waarmee een organisatie in staat is om nieuwe technologie succesvol in te passen.

Let ook op het feit dat 4 sleutels gekoppeld zijn aan de 3 karakteristieken waarmee een productiesysteem zich kan laten uitmunten, nl. beter, sneller en goedkoper. Deze sleutels liggen inderdaad het dichtst bij deze karakteristieken:

Sleutel 11 (quality assurance system) à beter;

Sleutel 6 (manufacturing value analysis) en sleutel 19 (conserving energy and materials) à goedkoper;

Sleutel 4 (reducing inventory) à sneller.

Batsleer Johaning. Johan BATSLEER is senior consultant bij Amelior. Als voormalig competentie-manager bij Picanol te Ieper zet hij nu zijn expertise in voor onze klanten. Zijn specialisatie ligt vooral op het vlak van opleiden, begeleiden en coachen van verbeteringsteams en dit zowel op het vlak van Six Sigma, Lean als 20 Keys. Ook het in kaart brengen en optimaliseren van het menselijk potentieel is één van zijn specialiteiten. Zo begeleidde hij reeds verscheidene bedrijven bij de invoering van een programma om meer betrokkenheid te krijgen bij de medewerkers.


Lees hier andere blogberichten van deze auteur...

Contacteer de auteur...