Lean met Makigami

april 2014

Letterlijk betekent Makigami in het Japans ‘rol papier’ of ‘actiescript’. Vandaag is het de naam van een visuele techniek waarmee processtappen duidelijk in beeld worden gebracht, inclusief de gebruikte informatie, de benodigde tijd, de waardetoevoeging en de verspillingen. Door het in kaart brengen van deze elementen worden de knelpunten heel snel zichtbaar.

Makigami is dan ook uitermate interessant voor het in beeld brengen van administratieve processen en voor organisaties waar het ‘product’ niet direct zichtbaar is, zoals kantoren, zorginstellingen, laboratoria, ….

Bij het opmaken van een Makigami worden 4 gebieden onderscheiden:

  1. Een beschrijving van de activiteiten, uitgevoerd door diverse functies
  2. Documenten en informatiesystemen die in het proces gebruikt worden
  3. Tijdsanalyse van doorlooptijd, waardetoevoeging en verspillingen in het proces
  4. Knelpunten in de processtap of tussen de processtappen

Grote voordeel van de toepassing van een Makigami is het zichtbaar maken van de niet-waarde toevoegende activiteiten, evenals de processtappen waar fouten ontstaan.

Bij de start van de opmaak van een Makigami, moet de groep een duidelijk beeld hebben van wat verstaan wordt onder ‘waste’ of ‘verlies’. Daarvoor moet iedereen het eens zijn over de drie voorwaarden waarbij een activiteit waarde toevoegt in het proces:

  1. De klant is bereid om voor deze activiteit te betalen
  2. De activiteit transformeert het product of de dienst in zekere mate, of het is een voorwaarde voor een volgende stap
  3. De activiteit is ‘first time right’

Spectaculaire resultaten met Makigami

Bedrijven die deze techniek geïntroduceerd hebben , kunnen spectaculaire verbeteringen van hun processen voorleggen, bijvoorbeeld:

  • Doorlooptijdverkortingmet 50 tot 90%
  • Het aantal overdrachtmomenten met factor 5 gereduceerd
  • 50 tot 80% minder fouten
  • Verbeterde communicatie tussen medewerkers door duidelijke informatieoverdracht

Hoe maak je een Makigami?

  • Eerst begin je met het vastleggen van de scope van het proces (start/stop)
  • Leg de Current State Map vast
    Hierbij gaan we punctueel elke activiteit opvolgen in het proces zoals die nu wordt uitgevoerd. Daarbij worden alle documenten (of datadragers) gecapteerd die bij deze activiteit gebruikt worden. Typisch voor de Makigami-techniek is het noteren van elke activiteit in ‘swimming-lanes’. Zo worden ook alle overdrachtmomenten tussen verschillende personen of functies zichtbaar.
  • Bepaal de toegevoegde waarde van elke processtap
    Met groen/rood aanduidingen kan de toegevoegde waarde van elke processtap visueel aangeduid worden. Gebruik hiervoor de strikte definitie van wat waarde toevoegt of het principe van de 7(+1) deadly wastes (zie illustratie).
  • Bepaal de tijden per processtap, totale doorlooptijd, aantal overdrachtmomenten, wachttijd, …
  • Analyseer de knelpunten
    Typisch voor een administratief proces is dat een knelpunt meestal gekoppeld is aan een overdracht van de ene persoon (of dienst) naar de andere.
  • Ontwerp een Future State Map
  • Leg de actieplannen vast o Implementeer de verbeteringen

7 (+1) deadly wastes

Voorbeeld van een Makigami

Makigami-opleidingen

Amelior biedt zowel (open en in-company) opleiding alsook begeleiding en ondersteuning bij het opzetten, uitvoeren en realiseren van een Makigami-verbetertraject. De techniek leent zich dan ook uitstekend voor een verbetertraject in team/afdelingsverband. Contacteer ons gerust voor meer informatie! De open training werd ontwikkeld in samenwerking met de Lean learning Academy waar we een ‘live’ administratief proces simuleren. Door de techniek direct zelf toe te passen en zelf te ervaren, vergroten we het leereffect. Alle inhoudelijke en praktische informatie over de open opleiding vindt u hier.

Batsleer Johaning. Johan BATSLEER is senior consultant bij Amelior. Als voormalig competentie-manager bij Picanol te Ieper zet hij nu zijn expertise in voor onze klanten. Zijn specialisatie ligt vooral op het vlak van opleiden, begeleiden en coachen van verbeteringsteams en dit zowel op het vlak van Six Sigma, Lean als 20 Keys. Ook het in kaart brengen en optimaliseren van het menselijk potentieel is één van zijn specialiteiten. Zo begeleidde hij reeds verscheidene bedrijven bij de invoering van een programma om meer betrokkenheid te krijgen bij de medewerkers.


Lees hier andere blogberichten van deze auteur...

Contacteer de auteur...