Kwaliteitsmanager ad interim bij Italo Suisse

juni 2011

Bij Italo Suisse speelt de kwaliteitsmanager een cruciale rol in het bedrijfsgebeuren. Toen die na een skiongeval voor enkele maanden uitviel, was er maar één oplossing: een interim kwaliteitsverantwoordelijke inschakelen.

Als voedingsbedrijf ziet chocoladefabrikant Italo Suisse zich geconfronteerd met strenge eisen en plichtplegingen op het vlak van kwaliteit en hygiëne. Die worden afgedekt door het kwaliteitssysteem. Dat systeem is gecertificeerd conform ISO 9001 en conform BRC (British Retail Consortium). In vergelijking met ISO 9001 bevat BRC vooral supplementaire eisen op het vlak van voedselveiligheid. Het is omzeggens een conditio sine qua non om in de rekken van Britse warenhuizen te belanden. Ook andere landen eisen het meer en meer. Er bestaat ook een Franse tegenhanger (IFS) en Italo Suisse overweegt om ook voor dat certificaat te gaan. “We beschikken nu al geruime tijd over het BRC-certificaat,” stelt ceo Pieter Libeert. “Ons kwaliteitssysteem is trouwens mede gegroeid door impulsen van Engelse klanten. Kwaliteit is hier ook geen pure papierwinkel, maar zit ingenesteld in de organisatie. Iedereen aanvaardt het, iedereen ziet er ook de noodzaak van in. Weerstand tegen het werk dat kwaliteit meebrengt behoort tot het verleden.”

Mee in de modder staan

Bij Italo Suisse rapporteert de kwaliteitsverantwoordelijke (Mildred Verleysen) rechtstreeks aan de ceo. Zij krijgt daarbij op bepaalde vlakken, zoals audits, ondersteuning van externen.
“Zonder kwaliteitsmanager die het systeem dagdagelijks onderhoudt kunnen wij gewoon niet,” aldus Pieter Libeert. “Bij de eerste beste audit kun je immers door de mand vallen. Consultancy vonden we voor ons onvoldoende. We wilden iemand die mee met de voeten in de modder ging staan, meeging in het proces, al eens op de werkvloer kwam. Bij consultancy denk ik persoonlijk aan iemand die aan de zijlijn blijft staan. Vandaar onze keuze voor interim management in de persoon van Jan Libbrecht.”
Marika Maton, human resources coordinator: “Jan werd ook echt als een lid van het team beschouwd, tijdens de halve dagen dat hij hier werkte sprongen de medewerkers regelmatig in zijn kantoortje binnen. Wij hebben hem na zijn eerste dag ook een chocoladecolli meegegeven, zoals we bij elke nieuwe werknemer doen.” Voor de meeste functies heeft Italo Suisse een back-up en kunnen taken dus worden overgenomen. Marika Maton: “Maar voor de kwaliteitsfunctie is dat niet mogelijk, vanwege de specificiteit en de moeilijkheidsgraad. Bij de klassieke interimkantoren kun je ook niet terecht. Vandaar dat we contact hebben opgenomen met Amelior, bij wie onze medewerkers regelmatig opleidingen volgen. En daar is onmiddellijk een oplossing uit de bus gekomen.”
Pieter Libeert: “Ik mag zeggen dat Jan bij ons heel snel een goeie indruk maakte. We hadden meteen het gevoel dat hij het zou redden. En dat is achteraf alleen maar bevestigd.”

Transparantie

Transparante communicatie en informatie zijn essentieel om zo’n interimopdracht tot een goed einde te brengen. Er was continu overleg tussen de eigenlijke en de interim kwaliteitsmanager: telefonisch, via e-mail en af en toe persoonlijk. Marika Maton: “Jan is zelfs speciaal bij Mildred op bezoek geweest om zich voor te stellen. Dat vonden wij heel fijn, op die manier kwam er een vertrouwensrelatie tot stand.” Ook intern in het bedrijf werd Jan Libbrecht voorgesteld en lichtte men zijn opdracht toe. “We hebben ook duidelijk gemaakt hoe er met hem moest worden gecommuniceerd. En hoe Mildred op de hoogte moest worden gehouden via bijvoorbeeld de cc’s in het e-mail verkeer.”
De interim startte met een intakegesprek over de specifieke activiteiten, de klanten, de prioriteiten enz. Marika Maton: “Bepaalde klanten vragen om technische fiches in te vullen en gaan daarin heel ver. Niemand in het bedrijf kent die techniciteit, terwijl Jan dat heel snel onder de knie had. Amelior kan voedingsbedrijven dus blijkbaar heel goed ondersteunen.”
“Toen Mildred uitviel heb ik zelf een Belgisch dossier afgewerkt, mede ook om te weten hoe moeilijk dat in feite was. En inderdaad, ik ben er een hele tijd zoet mee geweest,” bevestigt Pieter Libeert. “Je zag trouwens ook dat Jan ons hele kwaliteitssysteem zeer snel doorhad. Zijn taak bestond er natuurlijk in ons systeem draaiende te houden, maar af en toe signaleerde hij vanuit zijn ervaring in andere bedrijven en sectoren mogelijke alternatieven voor bepaalde werkwijzen. Dat is toch ook mooi meegenomen.”
Italo Suisse had in het verleden al beroep gedaan op de formule interim management voor commerciële functies. “Belangrijk vind ik dat je heel duidelijk zowel de te vervullen rol als de tijdsduur afspreekt. Een interim manager die ‘blijft plakken’ is niet gezond. Je moet een probleem immers een definitieve oplossing kunnen geven. Maar de ervaring met Amelior was heel positief. En toch hebben we Mildred vriendelijk verzocht niet meer te gaan skiën tijdens haar verlof …,” besluit Pieter Libeert met de glimlach.

Italo Suisse

Chocoladefabrikant Italo Suisse is een familiebedrijf – gesticht in 1923 – waar nu de derde generatie aan het roer staat. Vier familieleden zijn actief in het bedrijf. De productie kan worden opgedeeld in drie categorieën: chocolade figuren (Sinterklaas en Pasen), repen en tabletten, pralines. Het bedrijf levert aan retail en aan andere chocolademerken. Vijftig procent van de productie bestaat uit huismerken, vijftig procent uit eigen merken (bv. Tonkeys). Ongeveer de helft van de omzet (30 miljoen euro) wordt uit export gehaald. Er werken 150 mensen.