Correctieve acties als hefboom voor verbetering

oktober 2014

Dameslingeriefabrikant Van de Velde uit Schellebelle had te kampen met een te laag kwaliteitsniveau bij zijn grondstoffenleveranciers. Samen met Amelior zette het bedrijf de eerste stappen van een verbeteringstraject.

Alle grondstoffen komen toe in Wichelen, waar ook het distributiecentrum van de groep is gevestigd. Daar gebeurt de kwaliteitscontrole van de materialen, die er ook worden gesneden. Samen met de zogenaamde ‘fournituren’ (elementen om de artikelen te kunnen maken) worden de gesneden materialen als een soort ‘bouwpakket’ verstuurd naar de productiecentra (zie kader). Die werken volgens een kwaliteitssysteem dat samen met Van de Velde werd opgezet en krijgen vanuit het hoofdkwartier ondersteuning van drie kwaliteitscoördinatoren die daarvoor regelmatig ter plaatse gaan. De producenten voeren zelf een kwaliteitscontrole uit en sturen de afgewerkte artikelen terug naar Wichelen, waar ze nog een eindcontrole ondergaan.
Valery Ameel, quality manager: “Als we een fout zien sturen we die artikelen terug met de vraag de fout zelf te herstellen. Zo kunnen ze nagaan waarom de fout aan hun eindcontrole is ontsnapt en actie ondernemen.”

Correctieve acties

Maar kwaliteit begint natuurlijk in het begin van het productieproces. Valery Ameel: “We hebben gezien dat in de eerste schakel heel wat problemen voorkomen die uiteraard een invloed hebben op de rest van het proces. Die eerste schakel zijn de grondstoffen. Tijdens onze inspecties zagen we dat de kwaliteit vaak onvoldoende was. Terwijl we onder tijdsdruk verplicht waren die materialen toch te aanvaarden. Met alle gevolgen vandien, zoals bijvoorbeeld stilstanden in de productie. In ons streven naar kwaliteit was dat dan ook een probleem dat we prioritair moesten aanpakken. En daarvoor hebben we beroep gedaan op Amelior. Als leidraad van het verbeteringsproject hebben we samen met consultant Jan Libbrecht het ‘as is’ en ‘to be’ proces uitgeschreven. Belangrijk daarbij was het luik correctieve actie, wat bij ons nog ontbrak. We meldden de leverancier wel dat zijn materialen van slechte kwaliteit waren, maar daar werd nooit een actie aan gekoppeld. Het stopte eigenlijk met een schadeclaim. In het to be-proces gaan we samen met de leveranciers op zoek naar oorzaken van en oplossingen voor het probleem.”
Concreet is een eerste stap stop the bleeding: ervoor zorgen dat de volgende zending niet hetzelfde probleem heeft. In een tweede stap moet de leverancier gaan zoeken naar de grondoorzaak, oplossingen zoeken en die oplossingen ook uittesten om te zien of er geen neveneffecten optreden.
Valery Ameel: “Daarbij helpt het wel dat we een hechte band hebben met onze leveranciers. Voor pakweg 95% zijn dat trouwens Europese leveranciers. We zien elkaar minimum twee tot drie keer per jaar bij de voorstelling van nieuwe collecties en zelf gaan we regelmatig ter plaatse. Onze relatie met hen zien we dan ook meer als een partnership dan als een pure aankoper-verkoper verhouding.”

Vier verbeteringsthema’s

Na goedkeuring van het project ‘verbetering leverancierskwaliteit’ stelde Jan Libbrecht vier thema’s/projecten voor, waarvan er één samen werd uitgewerkt. “Dat is wel het mooie aan een samenwerking met Amelior”, merkt Valery Ameel terzijde op. “De aanzet wordt gegeven en je kunt rekenen op steun en begeleiding, maar je kan het uiteindelijk zelf realiseren.”
Dat uitgewerkte thema was het uitschrijven van het proces ‘correctieve actie’ via een brainstorm waar ook de aankoopafdeling bij betrokken was. Dat zorgde voor een soort cultuuromslag, want het ‘zoeken naar oorzaken en oplossingen zodat het probleem niet opnieuw optreedt’, werd nog niet systematisch toegepast.

 

De leverancier wordt beoordeeld op vier parameters: kleurconformiteit, kleurhomogeniteit, technische conformiteit en visuele conformiteit.
Foto: de kleurexpert aan het werk in het labo
.

Rapportering via Excel

Na de ingangscontrole van de grondstoffen werden alle door het labo gevonden waarden bijgehouden in Excel. Maar er was geen automatisch rapporteringsysteem naar leveranciers. “We hadden dus in feite een database waar verder niets mee werd gedaan. Via het schrijven van macro’s heeft Jan Libbrecht dan een automatisch rapporteringsysteem ontwikkeld, waarbij de leverancier werd beoordeeld op vier parameters: kleurconformiteit, kleurhomogeniteit, technische conformiteit en visuele conformiteit. Van elk lot werd bekeken of de waarden binnen de toleranties op die vier parameters vielen. Alle binnenkomende loten werden zo gescoord en de eindscore wordt nu naar de leverancier gestuurd met informatie over onder meer hoeveel loten er binnen en buiten tolerantie vielen. Voor ons en voor onze leveranciers is dat een basis om onze correctieve acties op te starten. We sturen die rapporten in PDF elk kwartaal naar onze leveranciers en we stellen vast dat ze ernaar vragen als we wat vertraging hebben. Het is dus duidelijk een verbeteringstool.”

Minder controles via classificatie

Jan Libbrecht gaf ook een aanzet tot ‘supplier quality management’, bijvoorbeeld het maken van een classificatie van leveranciers op basis van hun score op het vlak van kwaliteit. “Als dat verwezenlijkt is kunnen we bepalen welk soort ingangscontrole voor welke leverancier moet worden gedaan, nu wordt elke levering op dezelfde manier gecontroleerd. Met dat project ben ik nu bezig, met de bedoeling dat aan de hand van de classificatie het labo minder tijd aan de ingangscontrole moet spenderen. Het thema aanpassen van de ingangscontrole dat Jan Libbrecht aankaartte sluit daar bij aan.”

Sleutelactiviteiten in België

Van de Velde creëert, produceert en commercialiseert luxueuze dameslingerie onder eigen merknamen zoals PrimaDonna, Marie Jo, Andres Sarda. De verkoop gebeurt via 5.000 speciaalzaken wereldwijd en het bedrijf heeft ook een eigen retail keten.
Van de Velde is een familiaal beursgenoteerd bedrijf. Alle sleutelactiviteiten worden aangestuurd vanuit België: ontwerp en productontwikkeling, productie van prototypes en pasmodellen, aankoop (hoofdzakelijk Europese grondstoffen), kwaliteitscontrole van de binnenkomende materialen, snijden van de stoffen, eindcontrole, administratie, distributie, verkoop en marketing.
De omzet bedroeg 182,4 miljoen euro in 2013. Wereldwijd telt Van de Velde ca. 1450 werknemers, waarvan meer dan 500 in ons land.
De productie (assemblage) gebeurt – uiteraard zouden we zeggen – in lageloonlanden. In Tunesië heeft men daarvoor een eigen productievestiging en er wordt daar ook nog met contractors gewerkt. Ook in Roemenië wordt via een contractor geproduceerd. Ongeveer de helft van de productie gebeurt in China via het beursgenoteerde bedrijf Top Form. In dit bedrijf heeft Van de Velde een participatie van ongeveer 24%. Sedert kort is er ook opgestart in Sri Lanka via een nieuwe contractor.