Securex : Beter communiceren

maart 2009

Begeleid door Amelior heeft Securex het traject naar het IiP-label ingezet. De nulmeting bevestigde het vermoeden dat communicatie een belangrijk werkpunt is.

“De core business van Securex is human resources. We verkopen als het ware HR. Tegenover onze klanten moeten we dan ook een voorbeeld kunnen vormen op het vlak van methodologieën en technieken. In het verleden hebben we al inspanningen geleverd op het vlak van medewerkerstevredenheidsonderzoek, we hebben meegedaan aan wedstrijden als ‘Beste Werkgever’ en ‘Topbedrijven om voor te werken’. Maar dat zijn labels die door een externe jury worden toegekend op basis van interviews met decision makers binnen het bedrijf. Bij Investors in People - en dat vinden we heel sterk - wordt het label door de eigen medewerkers toegekend, na een bevraging van een doorsnede van de organisatie. Vander Sijpe

Daardoor krijg je een veel eerlijker beeld van waar je staat,” aldus Frank Vander Sijpe. Als talent manager is hij enerzijds verantwoordelijk voor rekrutering en selectie van Securex-medewerkers, anderzijds ook voor hun vorming, ontwikkeling, interne mobiliteit en voor organisatieontwikkeling.

Voor IiP moeten onder andere de organisatiedoelstellingen gekend zijn door de medewerkers. “Een manager zal wel de waarden van een bedrijf kennen, maar aan de typiste drie deuren verder moet je dat niet vragen. Bedrijfswaarden zijn immers van nature nogal abstract. We hebben ze daarom omgezet in drie strategische competenties: samenwerking, resultaatgerichtheid en klantgerichtheid. Niet moeilijk te onthouden, want ze komen bij elk evaluatiegesprek terug. Waarbij de medewerker ertoe wordt aangespoord om na te denken hoe zij een begrip als klantgerichtheid in hun job kunnen invullen. Rond deze drie strategische competenties voorzien we bovendien ook specifieke trainingen. En de medewerkers weten dat hun score op die competenties gevolgen kan hebben, zowel positief als negatief.”

Geen pure HR-aangelegenheid

Tegenover klanten kunnen uitpakken met het IiP-logo is echter zeker niet het hoofddoel. Frank Vander Sijpe: “Het belangrijkste is dat we via IiP in de goeie richting evolueren, dat we de juiste stappen zetten volgens de PDCA-cirkel die achter IiP schuilt.”
Via het zogenaamde Odyssee-project is Securex de laatste jaren geëvolueerd van een businessgericht naar een klantgericht bedrijf (met klantensegmenten). “Eén van de ambities is om via Odyssee ‘Emloyer of Choice’ te worden. En om dat te kunnen waarmaken is IiP een prima hefboom. Het label vormt het bewijs dat er een aantal stappen zijn gezet om dé referentie in de sector te worden. Het belangrijkste kanaal waarlangs nieuwe medewerkers binnenstromen zijn trouwens onze eigen mensen. Hoe meer wij van onze medewerkers ambassadeurs kunnen maken, hoe makkelijker wij in de toekomst nieuwe mensen zullen kunnen aantrekken.”
IiP is bij Securex geen HR-project. Van bij het begin is het op directieniveau gebracht. “Het moet een businessproject zijn, door elke directeur gedragen. Anders heeft het geen zin. De rol van HR in het traject is die van facilitator,” stelt Frank Vander Sijpe. “We zijn met de resultaten van de nulmeting bij elke directeur langsgeweest, om hem te confronteren met de bevindingen en hem te vragen wat hij in zijn actieplan voor volgend jaar zou doen om tot verbeteringen te komen. Elke dienst moet voor zichzelf verbeteracties opzetten, niet enkel HR.”
Securex is met IiP gestart in het najaar 2008. De door Amelior in januari uitgevoerde nulmeting bevestigde grotendeels het aanvoelen van waar het fout zat. Frank Vander Sijpe: “In feite waren het klassiekers: de communicatie kon beter. Zowel de top-down als de bottom-up communicatie was niet optimaal. De medewerkers vonden dat ze niet genoeg inspraak hadden, dat hun ideeën bleven steken in de tussenniveaus. Al dan niet daaraan gelinkt bleek ook dat we onze managers nog meer moeten leren wat people management op vandaag betekent. Mensen aansturen is immers geen evidentie: medewerkers zijn mondiger geworden, willen gehoord worden, willen als belangrijk worden beschouwd. Niet alle managers beseffen dat en denken dat de situatie nog dezelfde is als twintig jaar geleden: medewerkers dingen laten doen zonder hen erbij te betrekken, zonder hen inzichten mee te geven. Die managers moeten leren communiceren. Niet via mail of intranet, maar via directe communicatie, face to face.”
Een van de moeilijkste zaken bij IiP vindt Frank Vander Sijpe de keuze van de acties die men wil ondernemen. “ Het gevaar dreigt dat je je gaat vergalopperen door te veel ineens te willen opstarten. Laat ons zeggen dat we ons hierbij laten leiden door de 20/80 regel. Dat we kiezen voor verbeterprojecten met een hefboomeffect: op één belangrijk punt te werken heeft vaak ook een positief effect op andere minpunten.”

Nieuwkomers beter opvolgen

Samen met Amelior worden nu actieplannen uitgewerkt, waarin reeds lopende verbeterprojecten worden geïntegreerd. Securex heeft immers niet gewacht op de nulmeting om al actie te ondernemen. Frank Vander Sijpe: “Als je iemand aantrekt, dan heb je de bedoeling die medewerker een aantal jaren bij je te houden. Heel belangrijk daarin zijn de eerste maanden na de indiensttreding. Dat integratieproces hebben we als HR in het verleden niet systematisch genoeg opgevolgd. Waardoor de nieuwkomers soms in hun proefperiode afhaakten. Nu hebben we een vragenlijst ontworpen, waarmee we hen na drie maanden bevragen. Zo zien we of de nieuwe medewerkers nog even enthousiast zijn als bij de start en wat we kunnen verbeteren. We peilen ook naar hun grieven, zodat we voor de volgende nieuwkomers beter kunnen doen. Dat is trouwens ook eigen aan IiP, het voortdurend verbeteren, het voortdurend bijschaven van de processen via de input van de mensen. Niet via wat wijzelf denken.”
Eind vorig jaar is Securex ook gestart met breakfast meetings tussen de CEO en de medewerkers. “Met de bedoeling dat de medewerkers hun hart eens kunnen luchten, kunnen signaleren waar het volgens hen beter kan. Zo krijgen ze kans op inspraak en kunnen de filterende tussenlaag overslaan. Ook in dat kader hebben we sedert kort een ideeënbus geïnstalleerd op ons intranet.”

Doorgroeien

Op het vlak van talent management kijken organisaties meestal top-down naar het potentieel van de medewerkers. Nu bestaat er ook een bottom-up circuit voor mensen die met een loopbaanvraag zitten, daarover willen spreken en begeleiding willen krijgen bij hun volgende loopbaanstap. “Loopbaangesprekken zijn soms vrij confronterend en geen spek voor de bek van de direct leidinggevenden. Die hebben het doorgaans al moeilijk met evaluatie- en functioneringsgesprekken. En ze willen hun mensen ook graag bij zich houden. Of ze kunnen zich bedreigd voelen door de ambities van hun medewerkers.”
De HR-business partner uit de lijn is het contactpunt voor een loopbaangesprek. Uit dat gesprek moet blijken of er inderdaad een leervraag is, of er achter de vraag geen reden schuilt als het niet goed overeenkomen met collega’s. Komt het inderdaad tot loopbaanbegeleiding, met testen en oefeningen, dan staan daarvoor specialisten ter beschikking waarmee geen enkele hiërarchische band bestaat.
Bij Securex doorlopen nieuwkomers een verplicht opleidingstraject, zodat ze zo snel mogelijk productief aan de slag kunnen. Daarna kunnen ze, op eigen initiatief, putten uit een online opleidingscatalogus of ze kunnen om specifieke opleiding vragen. “Ze sturen dan ter goedkeuring een mail naar hun chef, waarbij ze twee vragen moeten beantwoorden: waarom ze de opleiding willen volgen en wat van die opleiding ze denken te kunnen gebruiken in hun huidige of toekomstige job. Zo verplichten we hen tot nadenken en vermijden we vormingstoerisme.”

Securex

Securex bestaat ruim 100 jaar en is gegroeid uit het verlenen van administratieve diensten in verband met personeelsbeheer (b.v.loonadministratie) voor de toenmalig bloeiende textielindustrie rond Gent. Vandaag is die administratieve poot er nog altijd: loonadministratie, verzekeringen, mutualiteit voor de aangesloten leden, uitbetaling kinderbijslag werknemers, enz. Maar daarnaast zijn er tal van andere HR-gerelateerde activiteiten bijgekomen, zoals diensten rond preventie en arbeidsgeneeskunde. Verder doet Securex ook aan HR-research (studies rond absenteïsme, verloop). Dat wetenschappelijk onderzoek dient als ruggensteun voor de consultancyactiviteiten. Daarin zitten onder meer selectie en rekrutering, advies rond organisatieontwikkeling, enz. Verspreid over België heeft Securex 25 gedecentraliseerde zetels en 1480 medewerkers. Een 50-tal medewerkers staan in voor de (beperkte) activiteiten in Luxemburg, Frankrijk en Nederland.
Securex heeft binnen HR twee ‘Centers of Excellence’: het ene heeft betrekking op lonen, betalingen, legale en extralegale voordelen, het andere op rekrutering en selectie, ontwikkeling, doorstromen van mensen. De twee Centers of Excellence sturen zes HR-business partners aan die de lijn als HR-generalist bijstaan.