Investors in People: strategisch personeelsbeleid, ook voor lokale besturen

oktober 2012

Als leidinggevende binnen een lokaal bestuur zal uw succes afhangen van de competenties, motivatie en inzet van uw medewerkers. Zij maken het verschil en bepalen mee de kracht van de organisatie. In dit artikel wordt één manier voorgesteld om de ontwikkeling van dit potentieel in lijn te brengen met de strategische doelstellingen van uw organisatie: het Investors in People-model.

Het belang van investeren in medewerkers groeit, want menselijk kapitaal wordt belangrijker. Kennis, vaardigheden en motivatie worden de grondstoffen van de toekomst.
Maar investeren in de ontwikkeling van werknemers mag niet blind gebeuren en niet vrijblijvend zijn. Er wordt een return verwacht: investeringen moeten bijdragen aan de verwezenlijking van de doelstellingen van de organisatie. Dit besef vormt de basis voor het Investors in People-model (IIP).
Doel van IIP is het installeren van een gestructureerde aanpak die ervoor zorgt dat doelen, middelen en verantwoordelijkheden zo efficiënt mogelijk op elkaar worden afgestemd. IIP werd ontwikkeld in het Verenigd Koninkrijk en wordt er beheerd door de overheid. De meeste centrale overheden hebben daar ondertussen het keurmerk gehaald en ook heel wat lokale besturen in Engeland mogen zichzelf ‘Investor in People’ noemen. Ook een aantal Vlaamse lokale besturen hebben de afgelopen jaren dit keurmerk ontdekt. Stad Kortrijk, Gemeente en OCMW Zwevegem, Politiezone Beveren en Politiezone Vlas (zie praktijkgetuigenis) zijn ermee aan de slag gegaan.

Basisprincipes

Investors in People is gebaseerd op de drie basisprincipes van een goed management, geïnspireerd vanuit een totaal kwaliteitsdenken:

  1. strategieën ontwikkelen om de prestaties van de organisatie te verbeteren; 
  2. de nodige acties ondernemen om te verbeteren;
  3. het effect ervan evalueren en waar nodig bijsturen.

De alomgekende gezonde principes van “plan – do – check – act” vormen dus ook hier de verbetermotor in het professionaliseren van het personeelsbeleid. Deze drie criteria zijn op hun beurt uitgewerkt in tien indicatoren en 39 onderliggende bewijzen. Dit geheel vormt de standaard waartegen een organisatie die met IIP wil werken zich zal benchmarken, om dan de nodige actie te definiëren.
Investors in People kan een raamwerk bieden dat helpt om de resultaten te verbeteren, aangepast aan de structuur en grootte van het lokale bestuur. De drie principes lopen als een rode draad door het implementatietraject en keren in dezelfde volgorde steeds terug. Na verloop van tijd ontstaat er door het consequent toepassen van de drie stappen een cultuur van continu verbeteren. IIP is dus niet iets wat je er eens bij neemt, het is het consequent en blijvend toepassen van best practices op vlak van management en ontwikkeling.
Specifiek aan IIP is dat de genomen acties (opleiding, coaching, mentoring, assessment centers, werkplekleren, etc) steeds worden geëvalueerd ten opzichte van de doelstellingen van het bestuur. Het is dus niet omdat er veel opleidingsuren worden georganiseerd dat een organisatie volgens IIP goed bezig is. De doelmatigheid van de ingezette middelen staat voorop.
IIP zoomt ook in op de kwaliteit van de leidinggevenden van de organisatie. Zijn zij betrokken bij het management? Is ontwikkeling van hun medewerkers iets waar ze wakker van liggen? Worden medewerkers ondersteund in hun ontwikkeling? Kunnen medewerkers terecht bij hun leidinggevenden, zijn ze toegankelijk? Zijn de bevoegdheden en de verantwoordelijkheden in balans? …
De rol van het managementteam is ook van groot belang voor IIP. Het is het topmanagement dat (samen met het beleid) verantwoordelijk is voor het bepalen en vertalen van de doelstellingen. Het zijn net die doelstellingen die de toetssteen vormen voor IIP.

Stappenplan naar erkenning

In grote lijnen kan een Investors in People-traject ingedeeld worden in vier fasen: diagnose, actieplannen, assessment en continue verbetering.

Diagnose
De diagnosefase is de fase van het verzamelen van informatie en vaststelling van de tekorten. Hier maakt de organisatie kennis met IIP en wordt gepeild naar de beweegredenen om het keurmerk te verkrijgen. Een eerste Quick Scan met het topmanagement dient als inventarisatie van de acute problemen in de organisatie. Daarna wordt aan de hand van interviews met een representatief staal van leidinggevenden en medewerkers gepeild naar de stand van zaken in de organisatie en naar wat echt leeft. Belangrijk is dat de vragen aansluiten bij de leefwereld van de medewerkers en dit uiteraard binnen een kader van volstrekte objectiviteit, anonimiteit en neutraliteit. In een gedetailleerd rapport wordt aangegeven wat de medewerkers zeggen en denken en worden al deze uitspraken getoetst aan de 39 bewijzen van de IIP-standaard.

Actieplannen
Eenmaal de pijnpunten gekend, wordt een actieplan opgemaakt om de tekorten weg te werken. De te ondernemen acties, opgehangen aan de indicatoren van de standaard, worden getoetst aan vijf belangrijke managementprocessen die binnen elk lokaal bestuur idealiter zouden moeten aanwezig zijn: planning, communicatie, leiding geven, opleiding en de lerende organisatie. Van zodra het topmanagement met de actiepunten heeft ingestemd start de interessantste fase van implementatie: verandering en continu bijsturen én bijleren.

Assessment
Als sluitstuk beoordeelt een onafhankelijke assessor of het bestuur voldoet aan de criteria van het keurmerk. Hij voert gesprekken met een representatieve groep mensen uit alle niveaus van de organisatie. Indien voldaan wordt aan de gestelde eisen, mag de organisatie zich gedurende een periode van drie jaar een ‘Investor in People’ noemen en het keurmerk gebruiken.

Continu verbeteren
Daarmee is de kous niet af. Zoals hoger vermeld is IIP geen one shot-benadering, maar wel een filosofie van continu verbeteren. Ook na het behalen van het keurmerk zijn er mogelijkheden tot verbetering. Die continue verbetering is ook waar een assessor specifiek op let wanneer na drie jaar een nieuw assessment plaatsvindt.

Praktijkgetuigenis : politiezone Vlas

De politiezone Vlas haalde het IiP-label op anderhalf jaar tijd. Dat is snel. Maar belangrijker is dat via IiP prangende HR-problemen werden opgelost en iedereen zowel de organisatiestrategie als de eigen doelstellingen kent en nastreeft.

Lees hier hun getuigenis

Pascal Engels is specialist people management. Hij heeft een jarenlange ervaring in het begeleiden en trainen van organisaties op alle aspecten van people management (zowel systemen, methodieken en vaardigheden). Hij is eveneens managing director van Investors in People België waar hij instaat voor begeleiding en certificering van organisaties naar deze standaard voor hoge performantie. Daarnaast heeft hij ook reeds jarenlange ervaring in het begeleiden van organisaties bij de opzet en het onderhoud van kwaliteitsmanagementsystemen (ISO 9001; kwaliteitshandboeken diverse overheden). 

 


Lees hier andere blogberichten van deze auteur...

Contacteer de auteur...