Het Nieuwe Werken

maart 2013

Organisaties die Het Nieuwe Werken (HNW) hebben ingevoerd verdienen alle lof. Het gaat immers om een ingrijpende verandering die een zorgvuldig veranderingsmanagement en een grote portie sociale innovatie vergt.

Deze morgen heb ik een tweet verstuurd met de boodschap: “Strakjes schrijf ik een artikel over Het Nieuwe Werken. Ideaal weertje ervoor met die sneeuw! Firma’s die HNW toepassen: proficiat! #hnw #amelior.”
Veel mensen zouden blij zijn om van thuis uit hun laptop te kunnen opstarten en aan de slag te gaan. Geen filestress, geen slipgevaar en vooral: geen tijdverlies. Dat is een van de voordelen van deze nieuwe manier van werken. Maar wat is dat Nieuwe Werken feitelijk?
Volgens de definitie van Microsoft is HNW een manier van werken die voor organisaties flexibeler en productiever is en voor medewerkers leuker en meer inspirerend. Klinkt veelbelovend, niet?
Professor H.W. Volberda (Erasmus Universiteit Rotterdam) omschrijft Het Nieuwe Werken als “het samenspel tussen het ontwikkelen van nieuwe managementvaardigheden (dynamisch managen), het hanteren van innovatieve organisatieprincipes (flexibel organiseren) en het realiseren van hoogwaardige arbeidsvormen (slimmer werken) om het concurrentievermogen en de productiviteit te verbeteren.”

Het nieuwe werken: de kantoren van Google in Dublin

Anders leidinggeven

Sociale innovatie speelt ook een belangrijke rol in HNW. Er zal een andere manier van leidinggeven toegepast worden (dynamisch leidinggeven, leiding geven vanop afstand, …). De leidinggevenden krijgen de opportuniteit om nieuwe managementvaardigheden te ontwikkelen. Dit in combinatie met nieuwe manieren van organiseren voor alle medewerkers (flexibel organiseren), vernieuwing van de werkplek, organisatiestructuur en –cultuur en de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager. Het is met andere woorden experimenteren met nieuwe vormen van samenwerking om het concurrentievermogen en de productiviteit te verbeteren.

Besparen op werkruimte

Onlangs ontmoette ik Sovanna Hem, HR-responsible van Synergics in de Amelior-training ‘Praktijkgerichte basisopleiding HRM’ en bij hem werd HNW werken toegepast. Ik was nieuwsgierig om zijn werkplek te zien en bezocht in januari het kantoor in de Diamant Building op de Reyerslaan te Brussel. De inkom was al heel leuk. Bezoekers konden zonder problemen een werkplek uitkiezen en met de aanwezige WIFI eventueel wat werken. Ik was wat vroeger aangekomen, dus dat was voor mij een aangename oplossing.
Mijn gastheer leidde mij tot bij Jochen Maertens, de ceo van Synergics en Service Level Manager van Agoria, een klant van Synergics die ook in de Diamant Building is gevestigd. Daar is HNW eveneens ingevoerd met hulp van Synergics en ik kreeg een volledige uiteenzetting over de implementatie tijdens een rondleiding. Agoria is zoals zoveel organisaties gestart met HNW omwille van de crisis van 2008. De nieuwe manier van werken betekende een enorme kostenbesparing, dankzij bijvoorbeeld een besparing van 40% op de oppervlaktes van de werkruimtes. Dat is een van de typische kenmerken van Het Nieuwe Werken: mindere noodzaak aan werkruimtes omwille van een flexibel werkklimaat.

In de praktijk

Zoals in elk veranderingsverhaal is er aanvankelijk weerstand. De mensen zijn er niet zo happig op om te switchen naar een open werkruimte zonder vaste telefoons en met – zo dachten ze – minder sociale contacten omwille van het thuiswerk. Maar die sociale contacten zijn nu positiever dan ooit. Er wordt bijvoorbeeld meer rondgelopen in het kantoor want printers en dergelijke staan in een centrale ‘service corner’, mensen ontmoeten elkaar in de polyvalente ruimtes die kunnen gebruikt worden voor allerhande activiteiten, mensen die van thuis naar kantoor komen zijn blij elkaar te ontmoeten, enz. De sfeer krijgt hierdoor een andere dimensie.
Tijdens de rondleiding kreeg ik uitleg over de werkruimtes en het meubilair, gestoeld op het begrip ‘activity based working’. Zo zijn er ‘benches’ waar meerdere personen kunnen plaatsnemen. En ook ‘twins’, waar 2 personen tegenover elkaar kunnen zitten met een wand om meer geconcentreerd te kunnen werken. Voor absolute afzondering of meetings zijn er ‘cocoons’. En zoals reeds eerder vermeld: de polyvalente ruimtes, ook ‘market places’ genoemd, dienen om samen te eten, te praten te vergaderen enz.

Betrokkenheid bij het project

Bij Agoria waren er vijf doelstellingen om met HNW aan de slag te gaan: verbeteren van de samenwerking, efficiëntie, levenskwaliteit, werkomstandigheden en kostencontrole. In 2009 werd HNW geïmplementeerd en was ongeveer een jaar later volledig rond.
De grootste succesfactor bij het invoeren van HNW was het betrekken van de medewerkers bij heel het gebeuren. Ongeveer een kwart van hen had een rol in het project. Deze ambassadeurs waren belangrijk in de communicatie, in het terugkoppelen naar werkgroepen en pilotgroepen, best practice sharing, enz. Ook transparantie en gelijkheid waren cruciaal, evenals training en coaching. Het gaat immers om een andere manier van omgaan met je tijd, wat enige vaardigheid vergt. Andere verschilpunten zijn het omgaan met medewerkers en het vertrouwen hebben in elkaar.
Uiteraard zijn ook de ICT en de visualisatie van belang in HNW. De IT laat toe om van thuis uit of onderweg te kunnen werken. Maar ook in het kantoor zelf zien we het belang van bijvoorbeeld op een scherm te kunnen zien welke werkplek of cocoon er op dat moment vrij is.

9 principes van HNW

  1. Zelf bepalen hoe, waar, wanneer en met wie men werkt aan concrete resultaten 
  2. Niet de functie maar talent bepaalt iemands waarde 
  3. Iedereen is zelf verantwoordelijk voor de eigen ontwikkeling 
  4. Variëteit en maatwerk zijn de nieuwe standaard 
  5. Thema’s en taken zijn leidend, niet de grenzen van organisaties 
  6. Transparantie 
  7. Inspireren en sturen met behulp van collectieve ambities 
  8. Digitale kennis & vaardigheden maken onderdeel uit van het vak 
  9. Werkplekken zijn toegepast op de activiteit en ICT-ondersteuning staat altijd in dienst van de medewerker.

Volberda

Marie-Noëlle DE CLERCQ is consultant at Amelior since 2012. Before, she was global operational development coordinator and initiator at Volvo. Coaching and developing people and teams gave her most energy.
That’s why she chose to be a full time trainer/consultant in the field of people management such as social skills, competence management, change management, communication, motivation etc.
Her moto: “Give people wings!”


Lees hier andere blogberichten van deze auteur...

Contacteer de auteur...

Vragen?...

+32 (0) 56 20 36 23
info@amelior.be