De Talentontwikkelaar van Stad Kortrijk

november 2007

De Stad Kortrijk had nood aan een nieuw gebruiksvriendelijk gedigitaliseerd evaluatiesysteem. De directie ICT, in samenwerking met de directie Personeel en 0rganisatie, leverde ons de volgende praktijkgetuigenis over het project.

Het bestaande evaluatiesysteem was dringend aan vernieuwing toe. Het voldeed niet meer aan de eisen van het hedendaags denken rond competentiemanagement. Het huidige systeem is niet digitaal en besteedt te weinig aandacht aan het goed en optimaal beheren van competenties, de persoonlijke ontwikkeling en loopbaanontwikkeling van de medewerkers. 
Het nodigt ook te weinig uit tot gesprek en interactie, laat staan tot zelfevaluatie en zelfontwikkeling. Ook was er geen link met de organisatiewaarden.
Een blik op de bestaande systemen door het projectenteam maakte snel duidelijk dat we ons eigen systeem moesten ontwikkelen. Vele bestaande systemen bleken vooral te meten en te weinig rekening te houden met ontwikkelingsmogelijkheden.
Bedoeling was om een systeem te creëren waarbij ontwikkeling en evaluatie samengingen, een middel om medewerkers te stimuleren en te motiveren. Daarnaast wilden we de leidinggevenden een instrument aanreiken om het evaluatieproces gemakkelijker te doorlopen en zodoende te komen tot een boeiend en open gesprek. Kortom, een systeem dat de organisatie en de leidinggevenden in staat moet stellen om te “bouwen aan mensen”, wat het projectenteam op de naam ‘Talentontwikkelaar - Bouwen Aan Mensen’ - bracht.
 
Het concept
Het project zelf bestaat uit twee luiken: een IT-component (software) en een HRM-component (competentiewoordenboek). Dit vond uiteraard zijn weerslag in de stuurgroep, waarin zowel medewerkers van de IT-afdeling als medewerkers van de directie Personeel en Organisatie zetelden.
Dankzij de Talentontwikkelaar,  wordt het voor de organisatie mogelijk om haar strategische kerncompetenties (b.v. resultaatsgerichtheid, kwaliteit, inzet en motivatie, innovatie en creativiteit,…) aan de klant-burger duidelijk te stipuleren en ze te verwerken in de dienstverlening. De werknemer (geëvalueerde) zal de kans krijgen via een zelfevaluatie zijn sterke punten (talenten) nog beter in de verf te zetten.
Daarnaast laat de software ook een evaluatie toe van de evaluatoren zelf en geeft ze zelfs sterkten en zwakten weer van de globale organisatie.
Nieuw is ook dat uit het systeem een beschrijvende evaluatie voortvloeit die rechtstreeks bruikbaar zal zijn bij een functioneringsgesprek. Tevens zullen specifieke directiegerelateerde competenties aan het systeem kunnen worden toegevoegd.
Ten slotte kunnen via de nieuwe software ook vormingsnoden tijdig worden opgespoord, een loopbaanplanning opgemaakt en groeiprocessen geïntegreerd.
 

 
Competenties
 
 
 
 

Het softwaresysteem is gebaseerd op 10 competenties gaande van resultaatsgerichtheid, organisatiebetrokkenheid tot samenwerken enz, die gelden voor het geheel van de organisatie.
Het gedrag binnen de competenties wordt vastgelegd in objectieve zinnen.
De competenties zijn generiek beschreven om het systeem zo eenvoudig mogelijk te houden.
De definitie van deze competenties kan verduidelijkt worden in handboeken of helpfiles (competentiewoordenboeken), maar moet vertrekken van een systeem dat voldoende eenduidig is om discussie achteraf uit te sluiten.
De evaluatie komt tot stand door een waardeoordeel mee te geven in de waardeschaal.
Aan deze waardeschalen kunnen ook de telscores bijgevoegd worden.  De waardebeschrijving wordt meegenomen in het rapport. De evaluator kan onderaan het rapport nog eigen bemerkingen toevoegen.
 
 
 
Gestelde eisen
 
Korf van competentiebeschrijvingen: elke competentie bestaat uit een 10-tal zinnen (typezinnen) waaruit de evaluator /geëvalueerde kan kiezen (=korf met zinnen). Deze zinnen beschrijven gedrag gaande van professioneel gedrag tot te verbeteren gedrag. Het gewicht wordt in de achtergrond van het softwareprogramma toegekend.
Zelfevaluatie: de geëvalueerde krijgt de kans om zijn eigen evaluatie uit te voeren waarmee hij/zij zijn/haar sterke punten kan aangeven.
Flexibel, dynamisch en gebruiksvriendelijk systeem: we wensen er de nadruk op te leggen dat we de voorkeur gaven aan een systeem dat flexibel is (kan meegroeien met bedrijfscultuur) en dat erg gebruiksvriendelijk is. Competenties, waardeschalen, omschrijvingen zijn objecten die gekopieerd, gewijzigd en verplaatst kunnen worden.
Verzamelen van commentaar: zowel op het niveau van de evaluatie als op het niveau van de competenties, waardeschalen en omschrijvingen kan commentaar als metadata meegegeven worden.
Eenvoudig systeem: we wensen een systeem in te voeren dat voldoende eenvoudig is zodat het onderhoud tot een minimum kan beperkt worden. Het werk om een competentie te definiëren moet beperkt zijn en niet te complex.
 
 
Verloop van het project
 
Via een onderhandelingsprocedure gingen we op zoek naar een firma die zowel de softwarematige kant als de HRM-kant van het verhaal kon invullen. Eind 2005 werd dit project gegund aan de firma Cronos uit Antwerpen die voor dit project samenwerkt met de softwarefirma Actonomy uit Gent en voor de HRM-expertise beroep doet op Amelior uit Kortrijk.
De gunning omvat twee onderdelen.
In een eerste fase wordt gewerkt aan de competentie- en evaluatiesoftware waarbij de beschrijvende evaluatie centraal staat, gezien deze rechtstreeks bruikbaar is voor functioneringsgesprekken. De nadruk ligt op de ontwikkeling van de werknemer. In een tweede fase (opgestart in de zomer van 2006) wordt gewerkt aan het aanmaken van een competentiewoordenboek (= korf met competentiebeschrijvingen).
De softwarematige kant is nu bijna volledig ingevuld. De software bevat niet alleen de volledige evaluatieflow maar biedt ook de mogelijkheid tot groepsevaluatie en kan ook uitgebreid worden naar een 360° evaluatie waarbij de directie Personeel en Organisatie fungeert als kwaliteitsbewaker.
Aan de HRM-kant wordt verder gewerkt via focusgroepen waarin alle medewerkers van onze organisatie onder deskundige begeleiding van Amelior de respectievelijke zinnen aanmaken die in het systeem zullen ingebracht worden.  Het hoeft niet gezegd dat dit zeer tijdsintensief is. De zinnen dienen gemaakt, bewerkt, teruggekoppeld aan de medewerkers en evaluatoren en tenslotte in het systeem ingebracht.
Eenmaal alle zinnen aangemaakt, kunnen wij met de nodige communicatie en opleiding voor medewerkers en leidinggevenden met dit systeem van start gaan. We voorzien dat dit pas in juni 2008 zal zijn.
 
 
Stad Kortrijk
Directie ICT (An Desauw)
Directie Personeel en Organisatie

 

Dit artikel werd geschreven in opdracht van Amelior.


Lees hier andere blogberichten van deze auteur...

Contacteer de auteur...