Het verhaal van twee duizendpoten bij Niko

maart 2013

Mireille Rubbens en Jessy Symoens werken respectievelijk 13 en 20 jaar als Management Assistant bij Niko, producent van klein elektrisch installatiemateriaal. De diversiteit aan taken en verantwoordelijkheden die ze toebedeeld krijgen, bewijst dat het tijdperk van de secretaresse die koffie rondbracht en de door de baas gedicteerde brieven uittikte ver, heel ver achter ons ligt.

Jessy Symoens werkt voor de helft voor het hoofd van Product Management en de Certification & Standardization Officer, voor de andere helft assisteert ze de IP Counsel (IP: Intellectual Property nvdr).
Mireille Rubbens: “Voor ons beiden geldt dat we het stadium van de klassieke Management Assistant al voorbij zijn. We krijgen persoonlijke opdrachten toebedeeld. Als Hospitality Coordinator sta ik in voor de catering en de cleaning in het bedrijf, ik moet erover waken dat onze gasten correct worden onthaald en dat het gebouw er netjes bijligt. Mijn functie houdt ook budgetverantwoordelijkheid in.”

Zelfstandigheid

Mireille verzorgt ook het secretariaat van de Marketingafdeling. “In vergelijking met mijn beginjaren verwacht men van ons dat we proactiever werken. Zo moet ik bijvoorbeeld, in onderling overleg, de bemanning van onze stand op Batibouw plannen: voorkomen dat er de ene dag te weinig en de andere dag te veel collega’s de stand bemannen.”
Ook Jessy Symoens werd al geconfronteerd met belangrijke verantwoordelijkheden. “Toen de IP Counsel hier vertrok heb ik een klein jaar de Intellectual Property-aangelegenheden zelf beheerd, in samenspraak met ons extern IP-kantoor.” “Men rekent erop dat je alles zoveel mogelijk zelfstandig doet”, vult Mireille Rubbens aan.
Nieuwe technologieën hebben ook een invloed op de taakinhoud van de Management Assistant. Meer en meer verzorgen managers zelf hun correspondentie via mail en vragen dat niet langer aan hun assistants.

Projectmanagement

Wat wel verwacht wordt, is flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Niet altijd even evident. Iedereen heeft immers behoefte aan een zekere continuïteit. Mireille Rubbens: “Ik heb ondertussen voor uiteenlopende afdelingen gewerkt. Je moet ervoor zorgen dat je mee bent, dat je de medewerkers leert kennen, dat je snel kunt inspelen op de vragen. En de opdrachten die je naast je uitvoerende taken krijgt zijn zeer divers. In feite krijg je projecten toebedeeld, zoals het van nul opstarten van het bedrijfsrestaurant. De opleiding ‘Projectmatig werken voor management assistants’ die we onlangs bij Amelior hebben gevolgd was dus zeker geen overbodige luxe.” Opmerkelijk is dat de taken van beide dames afdelingsoverschrijdend zijn. Jessy Symoens: “Tot vorig jaar heb ik bijvoorbeeld in opdracht van de ICT-director het dagelijks telefoonbeheer voor mijn rekening genomen. Ik moest dus onder meer problemen met vaste en mobiele telefoons oplossen, telefoons van nieuwe medewerkers in de centrale programmeren enz.”

Soms meer dan 9 to 5-job

De veelheid aan taken en verantwoordelijkheden hebben af en toe wel gevolgen voor de work/life balans. “Toen ik voor de opening van het bedrijfsrestaurant stond, heb ik een paar weekends moeten doorwerken”, getuigt Mireille Rubbens. “En ik heb toen ook wel een paar slapeloze nachten gehad”.
“Het invullen van de IP-functie heeft bij mij wel voor de nodige stress gezorgd. Gelukkig ben ik een goede slaper,” glimlacht Jessy Symoens. “Organiseren en prioriteiten stellen behoren tot onze kerncompetenties. Het is aan ons om de juiste dingen te doen op het juiste moment en om - indien nodig - te onderhandelen over de deadline. Dat is de prijs voor de afwisseling. Als je maar één baas hebt, is de workload gekend.”
Mireille Rubbens: “Dat is het minst evidente en meest stresserende van onze job: we moeten met diverse zaken rekening houden, we mogen geen detail uit het oog verliezen. En wat mij opvalt is dat je er als Management Assistant makkelijk deeltaken bijkrijgt.

Management Assistants event

Amelior ontwikkelt jaarlijks een “Management Assistants event” dat plaats vindt op secretaressedag in april. Management Assistants staan die dag centraal, netwerken met interessante collega’s, en krijgen tal van praktische tips en bruikbare informatie over thema’s uit hun werkveld om hun professionaliteit nog te verbeteren. Kortom, een dag waarop geen enkele Management Assistant mag ontbreken.