Geïntegreerde veiligheid (IV)

februari 2006

Het streven naar World Class Safety mag geen obsessie zijn. Streef eerst op een gefaseerde manier naar excellentie op het vlak van veiligheid. Gefaseerd de beste worden in eigen sector of industrie is dé uitdaging.

Excellentie bereikt men alleen via een geïntegreerd veiligheidsbeleid. Het is een keuze voor een langetermijnaanpak. Veiligheid (Occupational Health and Safety) is dan niet meer afhankelijk van één of enkele programma's, maar wordt het resultaat van een continu en systematisch geheel van processen. Het ontwikkelen, implementeren én continu verbeteren van deze processen leidt naar excellentie. Toon hierbij enige vorm van bescheidenheid - hoe goed u denkt ook bezig te zijn - want men kan altijd leren van anderen.
De beschreven ontwikkelingsfasen in deze artikelenreeks gaan samen met de maturiteit van de organisatie. Daarom zijn veiligheidsinitiatieven een kwestie van maatwerk. Ze moeten aansluiten bij de (veiligheids)cultuur van de organisatie. Het is daarom uitermate belangrijk zich bewust te zijn van de heersende (veiligheids)cultuur.
In een artikelenreeks reiken wij u een leidraad aan voor de opbouw van een geïntegreerd zorgsysteem.

We bevinden ons nu in de derde van de vijf fasen. Even herinneren aan de opbouw van onze artikelenreeks:
Art. 1: INLEIDING geïntegreerde veiligheid
Art. 2: FASE 1 - Schadebeheersing, een taak van de preventiedienst ?
Art. 3: FASE 2 - Geïntegreerde veiligheid - eerste stappen in risicoanalyse
Art. 4: FASE 3 - Systeemdenken - betrek alle leidinggevenden
In het vorige artikel legden we de klemtoon op het belang van een zichtbaar engagement van het topmanagement. Onderlijnt het management in de dagdagelijkse activiteiten veiligheid als een basiswaarde? Het respect voor de medemens, voor elke medewerker, is het nobelste doel dat telkenmale vooropgesteld wordt. We vermeldden eveneens het belang om de nodige en veilige technische middelen te ontwikkelen, vooraleer over te stappen naar organisatorische maatregelen.

Veiligheid vereist een managementsysteem
Het beheersen van risico's in geïntegreerde veiligheidssystemen is een zaak van iedereen in de organisatie, maar de leiding ligt bij het topmanagement. Tot 80 % van de oorzaken van niet-veiligheid zijn beheersbaar door het management.
Dit impliceert dat management goede processen dient te definiëren, te leiden en continu te verbeteren. Managers werken aan het systeem, aan het beheersen en optimaliseren van de interacties in de processen. Geïntegreerde veiligheid is vooral afgestemd op preventie in plaats van beheersing van de schade. Die preventie wordt grotendeels gerealiseerd door veiligheidsactiviteiten in te bouwen in de gewone functies. Hierdoor worden controleurs overbodig. De 'politie-inspectie' wordt vervangen door zelfcontrole.
Organisaties managen hun risico's (zie vorig artikel) door in een voortdurende cyclus hun operationele risico's te identificeren, te evalueren en te elimineren (of te verkleinen), waarbij ze het aanvaardbaarheidsniveau voortdurend verlagen.
Het opzetten van een veiligheidsmanagementsysteem gebeurt vaak bewust op basis van een blauwdruk. Hierbij wint OHSAS 18001 aan belangstelling. Steeds meer organisaties gebruiken de OHSAS 18001-specificaties als maatstaf. OHSAS 18001 geeft de vereisten die aanwezig moeten zijn in een goed veiligheidsmanagementsysteem. Daarbij wordt er van uitgegaan dat het systeem de arbeidsrisico's effectief wil beheersen en aldus de performantie van de organisatie wil verbeteren.

Middel of doel ?
Bij het hanteren van een standaard of specificatie zoals ISO 14001, …, OHSAS 18001 moet men zich evenwel behoeden voor een eerste risico om van het middel geen doel te maken. Bij het streven (continu verbeteren) van een organisatie om te werken volgens een zorgsysteem, zijn drie belangrijke niveaus te onderscheiden. De groei van fase 3 naar fase 4 (in bovenstaande figuur) weerspiegelt zich in de drie niveaus zoals aangegeven in onderstaande figuur.
(1) Focus op ontwikkeling van een systeem, 
(2) focus op naleving van een systeem en 
(3) focus op het effect van het systeem.

De fundering voor het managen van risico's middels een zorgsysteem is het zorgsysteem zelf. Een systeem zal gericht moeten worden op basis van de doelen die de organisatie nastreeft. De doelen (resultaten) en subdoelen kunnen per organisatieonderdeel verschillen. Dit houdt in dat de concrete inrichting van een dergelijk systeem ook kan verschillen per organisatie(onderdeel).
De (veiligheids)processen geven een duidelijk antwoord op de vraag wie verantwoordelijk is voor welk resultaat en wie welke activiteiten verricht bij de totstandkoming en het gebruik van het resultaat.
Het is erg belangrijk hierbij indicatoren te installeren die het gestadig verbeteren zichtbaar maken voor individuen en voor processen en systemen.

Voor veiligheidsactiviteiten en -processen zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd. Hier geven we een knipoog naar de RACI-methode, een algemeen geaccepteerd uitgangspunt, zoals geïllustreerd in onderstaande figuur .

Iedereen moet daartoe op een toereikende manier opgeleid worden om de hem of haar toegewezen taken en verantwoordelijkheden optimaal te kunnen vervullen. Geïntegreerde veiligheid zal aldus bijdragen tot een hoger ontwikkelingsniveau in de organisatie en bijdragen tot een hoger niveau van motivatie en psychosociaal welzijn. Opleidingen zullen voor een deel gericht zijn op het ontwikkelen van nieuw gedrag, eventueel het vasthouden van het gewenste gedrag, van alle leden van de organisatie. Dit zal synergetisch werken met andere functionele gebieden in de organisatie.
Een tweede risico bestaat erin dat de organisatie, onder leiding van het management, onvoldoende nadenkt over de doelen die het met het systeem en de diverse processen en activiteiten nastreeft. Hierdoor bestaat het risico dat het systeem onvoldoende aansluit bij de organisatiebehoeften. De implementatie van het zorgsysteem mag door het management niet uitbesteed worden aan een staffunctionaris of preventiedienst. Hierbij ontdoet men zich gedurende de eerste fase van ontwikkeling en soms ook tijdens de vervolgfases van de verantwoordelijkheid voor de huidige organisatiepolitiek. Dit terwijl een aantal van de problemen niet wordt opgelost met een systeem, maar het probleem te wijten is aan bijvoorbeeld gebrek aan leiderschap. Een zorgsysteem is een managementtool, waarin het (lijn)management zelf eigenaarschap en sturing dient te hebben.
Het blijven steken in de Plan-fase van de PDCA-cirkel is het derde risico. Er wordt veel tijd besteed aan het invullen van de handboeken, waaronder het in detail beschrijven van alle processen, procedures en werk/veiligheidsvoorschriften. Afwegingen of bepaalde procedures/voorschriften wel in een handboek thuishoren (of dat ze wellicht behoren tot de vakkennis van de medewerkers) worden in een dergelijke situatie niet meer gemaakt. Door de PDCA cirkel niet te completeren, is er geen controle of het systeem wordt nageleefd en wordt er binnen het systeem niet geleerd en bijgestuurd. Zo kunnen er honderden procedures ontstaan, die lang niet allemaal bij de gebruikers bekend zijn of te tijdrovend en ingewikkeld zijn om uit te voeren. De procedures zullen dan niet worden nageleefd.
Wanneer het systeem enigszins ontwikkeld is, wordt het van belang dat de gemaakte afspraken nageleefd worden. Als het systeem afgestemd is op de doelen die de organisatie beoogt, en iedereen werkt conform de afspraken die de doelen ondersteunen, zou het gekozen beleid blijvend gerealiseerd moeten kunnen worden. Ware het maar zo eenvoudig ….
Omdat organisaties, de omgeving en de medewerkers constant aan verandering onderhevig zijn, schuilt hierin het gevaar. Het volgen van een beschreven proces en de naleving van de procedures en afspraken kan een doel op zich worden in plaats van een middel om het beleid te realiseren. De in detail beschreven procedures ontnemen medewerkers de mogelijkheid om op kennisniveau hun expertise te kunnen ontwikkelen en onderhouden. Dit gebrek aan flexibiliteit kan innovatie van zowel de medewerkers als de organisatie in de weg staan.
Voortdurend verbeteren betekent dat problemen moeten worden opgezocht en zichtbaar gemaakt. Dat vergt een no-blame cultuur waaruit de angst is gebannen, angst om onder andere problemen te rapporteren.
Het uitwerken en opzetten van een gedocumenteerd systeem (niveau 1 en 2 - figuur 2) neemt enige tijd in beslag. Het kan mogelijks lang duren voordat de organisatie het effect van het zorgsysteem evalueert en op basis hiervan bijstuurt. Daarom is het belangrijk om in iedere ontwikkelingsfase, op elk niveau, de PDCA-cirkel te blijven sluiten. Des te groter is dan ook het belang van het meten van de resultaten om tijdig bij te sturen en te voorkomen dat de systemen verworden tot papieren tijgers.
In een volgend artikel staan we onder meer uitdrukkelijker stil bij de verschillende veiligheidsculturen.


 

WAT KAN AMELIOR VOOR U DOEN?

Maar hoe is het met de aanpak van het veiligheidsbeleid in uw onderneming gesteld? Denkt u dat u voldoende veiligheidsgericht bezig bent ? En is dat ook zo ? Of kan daar wellicht nog wat aan worden gesleuteld ? Amelior heeft nu een gratis quickscan ontwikkeld die op deze vragen een antwoord biedt.

Het adviesaanbod van Amelior richt zich op de managementkant van het veiligheidsbeleid van de onderneming. Naargelang uw noden en wensen is verdere coaching en bijstand bij implementatie van uw specifieke OHS-projecten eveneens mogelijk. Naast begeleiding en advies kan u bij Amelior terecht voor diverse opleidingen, zowel in open vorm als bedrijfsintern. Opleiding op maat volgens de methodologie van Amelior levert u gegarandeerde resultaten op.
Een greep uit het aanbod:

  • Totaalaanpak Amelior
  • Totaal verbeterprojecten veiligheid(cultuur)
  • Opzetten van een geïntegreerd OHS-zorgsysteem
  • Coaching preventieadviseur
  • Postacademische Opleiding Risk Management

Specifieke Amelior-producten in deze derde fase:

  • Begeleiding bij het opzetten van een OHSAS 18001-zorgsysteem
    (geïntegreerd in een bestaand ISO 9001 en/of ISO 14001-systeem)
  • Uitvoeren van (geïntegreerde) audits Veiligheid / Milieu / Kwaliteit
  • Het opzetten en implementeren van BSC veiligheid - Veiligheidsindicatoren
  • (In company) trainingen (indien wenselijk volledig op maat van uw organisatie)

    o Melden, onderzoeken ongevallen

    o Veiligheid voor leidinggevenden, lijnmanagers, topmanagement

    o Machinerichtlijn CE

    o Het houden van Toolboxmeetings

    o …

Thierry UYTTENHOVE is ingenieur elektromechanica en heeft een licentie in de veiligheidskunde niveau 1, milieucoördinator A en risk management. Hij heeft een jarenlange ervaring achter de rug als preventieadviseur, milieu­- en kwaliteitscoördinator in zowel bouw-, metaal- als chemiesector. Als senior consultant begeleidt hij ruim 14 jaar organisaties bij het ontwikkelen van een geïntegreerd HSE-beleid. Met passie coacht, begeleidt en traint hij in o.m. Behaviour Based Safety, OHSAS 18001/ISO 45001, integratie en auditing van management systemen. Als getraind lead auditor is hij tevens interne auditor OHSAS 18001/ISO 45001 – ISO14001. Hij deelt zijn rijke ervaring graag met u.


Lees hier andere blogberichten van deze auteur...

Contacteer de auteur...