Fujifilm Electronic Materials opteert voor lean behaviour based safety

december 2009

De nieuwe Ohsas 18001 (versie 2007) legt een sterke nadruk op veilig gedrag. Amelior begeleidde Fujifilm Electronic Materials bij de eerste stappen naar behaviour based safety (BBS). Vervolgens implementeerde het bedrijf daar zelf een lean-versie van. Amelior magazine sprak met preventieadviseur & process engineer Steven Blancquaert en Tony Hellemans, maintenance & engineering manager, die het project binnen het bedrijf uitwerkten.

Amelior had Fujifilm Electronic Materials (FFEM) al ondersteund met interne auditing voor het veiligheidsmanagementsysteem Ohsas 18001 en voor wetgeving. En toen de kans bestond dat het bedrijf Seveso-plichtig zou worden, deed het beroep op Amelior om zicht te krijgen op wat daarvan de gevolgen zouden zijn. Het inschakelen van datzelfde Amelior bij de introductie van behaviour based safety was dan ook logisch.

Ohsas stelt dat bij het inschatten van de risico’s moet rekening gehouden worden met het gedrag van de werknemer en dat er daarvoor dus een beleid moet zijn. Met consultant Thierry Uyttenhove, die voorbeelden uit andere bedrijven aanreikte, werd rond de tafel gezeten om te bespreken hoe men ‘veilig gedrag’ moest interpreteren. Observatie, bekijken hoe iemand een handeling uitvoert, en feedback geven op de vastgestelde handelingen, bleek een sleutelrol te vervullen bij BBS. Die handeling moet men dan aftoetsen aan een vooraf opgestelde ‘critical behaviour checklist’.

In een volgende fase moet dan via een gesprek achterhaald worden waarom iemand onveilige gedragingen vertoont. Waarom draagt hij die helm niet altijd? Waarom tilt hij die doos op een niet-ergonomische manier op? Misschien omdat het sneller gaat? In feite komt men dan op het terrein van de gedragspsychologie. Daarna kan onder meer via training of technische aanpassingen naar veiliger gedrag worden toegewerkt. Waarbij men wel ‘politieagentengedrag’ moet vermijden. Bovendien moet men een klimaat doen ontstaan waarin het normaal is dat er over onveiligheden wordt gepraat: het is immers ondoenbaar om iedereen voortdurend te observeren.

Iedereen overtuigen

In eerste instantie werd een werkgroep van leidinggevenden en operationeel management opgericht om over BBS te praten. Het gaat immers om gedrag, iedereen moet er achter staan. Als het vanuit de veiligheidsdienst zou worden opgelegd zou het niet werken. Tijdens een interactieve presentatie door Thierry Uyttenhove werden de leidinggevenden gevraagd neer te schrijven wat veiligheid voor hen inhield. Daarvan werd trouwens een poster gemaakt, die in de cafetaria werd gehangen. Amelior wees er toen ook op dat de Ohsas-eis aansloot op de wetgeving, die in vage bewoordingen in feite zegt dat je als werkgever al het mogelijke moet doen voor de veiligheid van de werknemer. En dat is meer dan pakweg het hangen van verbodstekens.

De uiteindelijke consensus over BBS werd in de hand gewerkt door het feit dat het een platform aanreikte om niet alleen veilig gedrag bespreekbaar te maken, maar ook kwaliteitsvol en milieubewust gedrag. En bij het terugkijken naar ongevallen en bijna-ongevallen uit het verleden, vond FFEM telkenmale het element gedrag terug. De hiërarchische lijn onderschreef dan ook snel het belang van BBS. Het bedrijf had graag het hele BBS-traject aan Amelior uitbesteed, maar daar was door de crisis niet langer het budget voor. Zoals in zoveel bedrijven werd alles in vraag gesteld, zelfs de noodzaak van de Ohsas-certificatie zelf. FFEM had toen net die werkgroepdiscussie waarin iedereen het eens was over het nut van BBS. Het project kon dus worden doorgezet, maar wel door de interne medewerkers.

Amelior begeleidde wel nog een eerste werksessie met vertegenwoordigers van verschillende diensten van het bedrijf om de concrete aanpak van de implementatie van BBS uit te werken. Bij die gelegenheid werden de valkuilen uit het verleden opgelijst. Zo had FFEM bijvoorbeeld soms te zware en administratief belastende systemen ontwikkeld. Bovendien moest rekening worden gehouden met de workload, BBS opstarten betekende voor iedereen bijkomende verantwoordelijkheden. In die sessie werden ook de elementen opgelijst die al aanwezig waren en bruikbaar voor BBS, zoals communicatiemiddelen en het registreren en bespreken van bijna-ongevallen met de directe overste. Gedurende ruime tijd was er bijvoorbeeld al het systeem van maandelijkse Responsible Care-vergaderingen waaraan alle werknemers deelnemen. Binnen deze vergaderingen – in andere bedrijven spreekt men meestal van toolboxmeetings – werd er steeds een bepaald thema in verband met Responsible Care toegelicht. Als voorbereiding op deze vergaderingen werden per departement Responsible Care inspecties uitgevoerd. Door de tijdstippen van deze inspecties te verschuiven naar momenten waarop de productie bezig was, kon men tegelijk ook gedragingen observeren. Bovendien werden deze inspecties ook niet langer op voorhand aangekondigd.

Consultant Thierry Uyttenhove liet ook een aantal tips na, zoals bijvoorbeeld hoe je observaties in de praktijk aanpakt. En hij gaf de raad om het simpel te houden en met een gefaseerde aanpak te werken om niet vast te lopen. Verder stelde hij voor om met een logo voor de actie te werken, want door de gefaseerde aanpak kan de aandacht voor de actie verslappen en de herkenbaarheid verdwijnen. Dat logo is een mooi vrouwenoog met de baseline ‘oog voor veiligheid’. Een andere tip was het ophangen op elke werkpost van een poster met de vijf belangrijkste gedragsgerelateerde risico’s. Want hoewel het bedrijf kasten vol heeft met risicoanalyses en procedures, is het moeilijk om die informatie tot op de werkvloer te krijgen.

Beperkt aantal observatoren

Geholpen door informatie uit de literatuur en internet stelde FFEM vast dat er verschillende aanpakken voor behaviour based safety bestaan. Uiteindelijk werd geopteerd voor ‘lean BBS’, mede omwille van de relatief beperkte omvang van de organisatie en de schrik om een te zwaar systeem uit te bouwen dat zou kunnen verzanden. In lean BBS wordt onder meer met een beperkt aantal observatoren gewerkt, in plaats van volgens het ‘iedereen observeert iedereen’-principe. De observatoren krijgen dan wel de opleiding, tijd en middelen om met de nodige diepgang hun observaties te verrichten. Er wordt nu gewerkt met een team van een tiental observatoren, waarin de shift supervisors zijn opgenomen. De theorie zegt wel dat alle lagen medewerkers observatoren moeten zijn, maar de supervisors staan toch dagdagelijks en bijna continu op de werkvloer.

De observatoren werden intern getraind op observatietechnieken, op communicatievaardigheden als het geven van feedback, risicoherkenning en zelfs gedragspsychologie. Wat belangrijk is, want veilig gedrag werkt meestal niet versterkend. De clean room-pakken aantrekken en persoonlijke beschermingsmiddelen opzetten werkt niet versterkend, op korte termijn wordt dat niet beloond want het werk duurt langer. Een ander luik van de training was gedragsbeïnvloeding. Daarbij probeert men de negatieve gevolgen van veilig werken, zoals tijdverlies, via technische of andere ingrepen te verlagen. Of de positieve gevolgen van onveilig werken te verlagen. Door bijvoorbeeld de noodzakelijke PBM’s aan de ingang van elke zone direct beschikbaar te stellen is het heel gemakkelijk om de zone met de correcte PBM’s te betreden. Of bijvoorbeeld door het verplichten tot schriftelijk bevestigen van een check: iets niet doen is soms vrij gemakkelijk, maar dit op papier ook registreren maakt de drempel toch aanzienlijk hoger.

Het oorspronkelijke plan was die trainingen door Amelior te laten verzorgen. Tony Hellemans had gelukkig net de opleiding preventieadviseur niveau I gevolgd en kon onder meer daaruit opleidingsmateriaal putten. Voor binnnenkort is een evaluatievergadering met de observatoren gepland om te bekijken hoe alles loopt en of er bijkomende opleidingsbehoeften zijn.

Veel hangt natuurlijk af van de aanleg van mensen voor observatie, voor communicatie. Bepaalde productieoperatoren komen spontaan zaken melden en staan dus op de wachtlijst om tot het team van observatoren toe te treden.

Checklist borgt objectiviteit

De lean-benadering stelt ook dat de critical behaviour checklist slechts een beperkt aantal gedragingen mag omvatten en dynamisch moet worden gehouden. Het kan inderdaad best dat er na verloop van tijd op bepaalde punten geen inbreuken meer worden vastgesteld. Dan zal men andere gedragingen aan de lijst toevoegen.

Rond bepaalde items van de checklists is meer uitleg voorzien. Bijvoorbeeld het item instructies zijn gekend. Om ervoor te zorgen dat iedere observator die zinsnede op dezelfde manier interpreteert, werd in een toelichting verduidelijkt wat daaronder moet worden verstaan. De checklist is overigens niet alleen voor de observatie van de eigen werknemers, maar ook voor de observatie van contractors bruikbaar.

Om de observaties op een praktische en snelle manier te kunnen uitvoeren, werd de observatiechecklist uitgewerkt in een Excel-workbook. Bijkomend voordeel is dat de geregistreerde data electronisch ter beschikking is, en dus gemakkelijk kan gebruikt worden om verdere opvolging te doen.

Binnen het Excel-workbook wordt bij ingave automatisch ook een score, een ‘safe ratio’ berekend. Deze ratio werd gedefinieerd als de verhouding tussen de onveilige gedragingen en het totaal van de veilige en onveilige handelingen. Belangrijk is dat deze ratio gebruikt wordt als indicator, omdat er geen relatief gewicht aan de individuele gedragingen wordt toegekend. Maar de tool laat wel toe trends waar te nemen.

De observaties gebeuren overigens anoniem. In tegenstelling tot de Amerikaanse cultuur is de onze immers niet rijp om namen te noemen. Wat wel moet gedocumenteerd worden is het waarom van onveilige gedragingen, tenslotte is dat de essentie. Die documentatie moet de vaststelling omvatten, het antwoord van de werknemer op de vraag waarom en wat de voorgestelde actie is.

Om de introductie van BBS op te volgen werd er in de opstartfase als streefdoel gesteld dat per departement minimaal één observatie per maand dient geregistreerd te worden. Concreet wordt dit opgevolgd als KPI binnen de preventiedienst. Bijkomend wordt de evolutie van de safe ratio van de uitgevoerde observaties opgevolgd en wordt er een pareto-analyse gemaakt van de binnen deze observaties geregistreerde onveilige gedragingen.

FFEM

Fujifilm Electronic Materials (Europe) in Zwijndrecht produceert met 85 medewerkers fijnchemicaliën voor de halfgeleiderindustrie. Heel belangrijk is de zuiverheid van de producten. Zo worden de kritische processtappen uitgevoerd in clean rooms, en doet de manier van werken meer denken aan de farma dan aan de chemie. Er wordt gewerkt met batchprocessen, waarbij na elke processtap een kwaliteitsvrijgave gebeurt op basis van een aantal kritische parameters.

Het bedrijf beschikt over een geïntegreerd zorgsysteem ( ISO 9001, ISO 14001 en OHSAS 18001).

Vanuit een speciaal uitgerust labo wordt de eigen kwaliteitsopvolging verzorgd, en worden tevens in beperkte mate diensten aan derden verleend. Daarbij gaat het vooral om het onderzoeken van de functionele werking van de aan de klanten geleverde chemicaliën.

Verder distribueert het bedrijf in Europa chemicaliën die Fujifilm Electronic Materials elders in de wereld produceert.