Onderhoudsvriendelijker systemen bij Eval Europe

augustus 2008

Toen de veiligheids- en milieuverantwoordelijke Eval Europe verliet was zijn opzegtermijn te kort om het chemiebedrijf toe te laten ondertussen een nieuwe verantwoordelijke aan te werven en in te werken. Vandaar de logische beslissing om beroep te doen op interim management.

“We streefden echter naar meer dan de pure invulling van de functie,” aldus plant manager Kris Nauwelaerts. “We wilden van de gelegenheid gebruik maken om ons systeem te laten doorlichten en ons eventuele aanbevelingen voor verbetering te signaleren. Consultants in huis halen is niet bepaald goedkoop, dus kun je als bedrijf maar best hun expertise optimaal benutten.”
Er waren uiteraard meerdere kandidaten voor de opdracht. “Dat de keuze uiteindelijk op Amelior is gevallen heeft onder meer te maken met het feit dat de man die de offerte uitwerkte en kwam verdedigen ook de man was die de opdracht zou vervullen (Thierry Uyttenhove nvdr), en niet een puur commerciële verantwoordelijke. We wisten dus onmiddellijk met wie we zouden samenwerken en er was onmiddellijk een dialoog over het project. Zo zagen we dat Thierry niet alleen een professional was, maar ook zou passen in de organisatie. Want iemand in die functie moet met zowel de werkvloer, met het management en met technische mensen communiceren. Om de overheden en in ons geval ook de buurtbedrijven niet te vergeten.”
Een pluspunt was ook de ruime ervaring van Amelior met zowel de implementatie van veiligheids- en milieumanagementsystemen als met de integratie ervan. “Van bij de start, tien jaar geleden, hebben we onze organisatie zodanig opgezet dat alle systemen erin passen,“ licht Kris Nauwelaerts toe. “Dat we bijvoorbeeld, als we een ISO 9001 introduceerden, niet alles moesten gaan omgooien. Thierry heeft hier niet alleen gewerkt aan de conformiteit met de normen, maar het systeem verder vereenvoudigd en gebruiksvriendelijker gemaakt, zodat eventuele toekomstige normen naadloos kunnen aansluiten bij wat we nu al doen.”

Uitbesteding beheersen

“Als je een managementsysteem opzet doe je dat in de eerste plaats om de norm te halen. Je staat er veel minder bij stil hoe je het systeem zult onderhouden. En je moet dat onderhoud bij hercertificering ook kunnen aantonen. Als je initieel systeem te zwaar is, kan dat problemen geven. Daar heeft Amelior ons op gewezen. Zo hebben we bijvoorbeeld een milieuregister, waarmee we checken of ons systeem conform is met de milieuwetgeving. Het register zegt dus welke wet op welke manier is toegepast. Die omvangrijke database hadden we nogal log opgezet. Nu is het afgeslankt en veel makkelijker up to date te houden.”
Veel elementen van het veiligheids- en milieusysteem van Eval zijn gelinkt met Ineos. Dat bedrijf is de beheerder van de site waarop Eval zich samen met nog andere bedrijven bevindt. “Ineos verleent ons heel wat diensten, onder meer op vlak van veiligheid en milieu. Vandaar dat we in onze systeemdocumentatie vaak naar hen verwijzen. Maar de verantwoordelijkheid blijft wel bij de eigenaar, bij ons dus. De auditors, zowel van de certificeringsinstelling als van de overheid, waren dan ook sterk in die verwijzingen geïnteresseerd. We moesten dus met de auditors naar Ineos trekken, hun systeem bekijken, mensen interviewen enz. Kortom, een tijdrovende oefening. Nu hebben we een intern auditsysteem opgezet, waarbij we zelf op voorhand die verwijzingen naar Ineos, bijvoorbeeld de opvolging van de veiligheidsmiddelen in de fabriek, zelf afchecken. Tegenover de auditors kunnen we nu aantonen dat we die uitbesteding beheren en beheersen.”

Veiligheidsregister

Voor de komst van Amelior had het ISO 14001-gecertificeerde Eval wel een milieuregister om conformiteit met de wetgeving af te toetsen, maar zo’n register bestond niet voor veiligheid. Kris Nauwelaerts:”De veiligheidswetgeving is op zichzelf al ouder, kent meerdere bronnen en is daardoor minder gestructureerd dan de milieuwetgeving. Wettelijke regels enerzijds en de implementatie ervan anderzijds waren niet één op één in ons systeem terug te vinden. Dat is één van de actiepunten die Amelior ons aanreikte en waar we nu werk van maken: analoog met ons milieuregister een veiligheidsregister opstellen dat de wetgeving eenduidig linkt aan ons systeem. Zo zullen we tijdens een audit niet langer afhankelijk zijn van individuele menselijke kennis om op een vraag rond een bepaalde veiligheidswet het juiste antwoord te kunnen formuleren. Voor de mensen intern en extern wordt het systeem aldus doorzichtiger. En nog een voordeel: als de wetgeving wijzigt zullen we meteen kunnen zien welke aspecten van ons systeem daardoor worden beïnvloed en welke documenten en structuren moeten worden aangepast.”
Parallel daarmee is Eval ook het bestaande filingsysteem aan het vereenvoudigen. Het was vrij log, met kopies van documenten op verschillende plaatsen. Het nieuwe filingsysteem zal dezelfde indeling hebben als de wetgeving. Dat is nog een ingreep die het makkelijker maakt om in te spelen op veranderingen of te antwoorden op vragen van de overheid of de auditors.
Eval Europe is ook ADR-plichtig. “Ook daar voldeden we aan alle aspecten van de wetgeving, maar een echt ADR-plan hadden we niet. Op aanbeveling van Amelior is dan ook werk gemaakt van een duidelijke beschrijving van het ADR-systeem.”

Up to date blijven

Een van de moeilijkste punten in het veiligheidsgebeuren noemt Kris Nauwelaerts het up to date houden van de risicoanalyses, een punt waar Amelior veel aandacht aan besteedde. “Als je een nieuwe fabriek start ga je risico’s beheren: hetzij door systemen uit te bouwen, hetzij door via design risico’s uit te sluiten. Op dat moment heb je nog heel veel mogelijkheden om maatregelen te nemen. Maar blijvend je risicoanalyses aanpassen aan veranderende wetgeving, aan incidenten die in het bedrijf zelf, zusterbedrijven of bedrijven van hetzelfde type zijn gebeurd, dat is veel moeilijker. Je kunt immers je design niet meer aanpassen of bepaalde activiteiten uitsluiten. Je moet dus je risicoanalyses regelmatig - om de vijf jaar is een gebruikelijke termijn - herbekijken en je systeem aanpassen aan de bevindingen van die analyses. Nu we tien jaar bestaan zijn we weer aan die oefening toe. Amelior beveelt ons daarbij aan om goed te borgen op welke manier we die analyses uitvoeren. Zodat we nog altijd goed weten wat de achtergrond van die analyse was, waarom bepaalde maatregelen zijn genomen en hoe dat verwerkt zit in ons systeem, als we binnen een aantal jaren een nieuwe update moeten doen of als er een nieuw project wordt geïmplementeerd.”
“In feite was dat ook de rode draad doorheen de inbreng van Amelior,” besluit Kris Nauwelaerts. “Onze systemen waren heel sterk ontwikkeld en adequaat, maar er kon verbeterd worden aan de structuur waar ze inzitten, zodat we ze beter konden onderhouden en op lange termijn alles blijven waarmaken. Zo’n structuur is ook een uitstekend hulpmiddel om de implementatie reglementering, zoals de Reach-richtlijn, te vergemakkelijken.”

Vervolgopdrachten

De passage van Amelior is blijkbaar goed bevallen. Na het interim management raject zijn onder meer de interne auditors van Eval door Amelior opgeleid en wordt nog samengewerkt voor het opzetten van het milieuwetgevingsregister. “We hebben ook op hen beroep gedaan op het vlak van hygiënemanagement,” aldus Kris Nauwelaerts. “Normen als BRC zijn niet rechtstreeks op ons van toepassing, maar wel op onze klanten. En die komen dus naar ons met vragen rond hygiëne. Het ziet er trouwens naar uit dat zo’n hygiënemanagementcertificaat meer en meer zal worden gevraagd. En als het niet echt wordt geëist, dan is het toch een commerciële troef. Er is recent ook nieuwe wetgeving bijgekomen, waarbij vooral wordt gekeken naar de migratie van componenten. Dus zijn we nu met Amelior via een gap analysis aan het bekijken wat we moeten voorzien om aan de hygiënemanagementnormen te voldoen.”

Eval Europe

Eval Europe is een dochteronderneming van de Japanse groep Kuraray. Het bedrijf (96 medewerkers in vol continu systeem) is gevestigd in Zwijndrecht en heeft twee lijnen van 12.000 ton jaarproductie van ethyleen-vinyl alcohol copolymeren. Een eigenschap van dat product is de excellente gasbarrière. Omwille van die geringe gasdoorlaatbaarheid wordt het vooral verwerkt in de plastiekverpakking van voedingswaren, in kunststof-brandstoftanks en vloerverwarmingsbuizen. De onderneming is een Seveso-lagedrempelbedrijf.
De functie van SHE-verantwoordelijke (safety, health, environment) groeide met de jaren uit tot een meer dan fulltime job door de toenemende wettelijke vereisten en door de introductie van de ISO-systemen (9001 en 14001) in het bedrijf. Om de enorme SHE-workload op te vangen werkt Eval met uitbesteding op projectmatige basis. Maar die uitbestede activiteiten moeten worden opgevolgd en geëvalueerd. “Ook dat was een aandachtspunt dat Amelior ons aanreikte,” aldus Kris Nauwelaerts. “Maar over het algemeen waren we volgens Amelior wel in de goeie richting bezig. De verantwoordelijkheid voor veiligheid en milieu is immers doorgetrokken doorheen de hele organisatie, van de werkvloer tot het management. Het is een dagdagelijkse taak van iedereen.”

Vragen?...

+32 (0) 56 20 36 23
info@amelior.be