OHSAS 18001: in 4 stappen naar een succesvolle introductie

oktober 2015

Iedereen volgens dezelfde veiligheidsregels laten werken en zo de kans op ongevallen zoveel mogelijk verkleinen. Dat was waarom de Vlaamse instelling voor technologisch onderzoek het veiligheidsmanangementsysteem OHSAS 18001 op de werkvloer introduceerde. Een degelijke voorbereiding en een uitgekiend stappenplan zorgden ervoor dat VITO slaagde in haar opzet.

Slank systeem

Toch was het geen kleinigheidje om de 700 medewerkers van het nut van zo’n omvangrijk en gedocumenteerd systeem te overtuigen, zoals in een vorig artikel werd besproken. “Onze onderzoeksopdrachten hebben een tijdelijk karakter”, vertelt onderzoekster Ria Jacobs. “Een log systeem dat in vergelijking met de gebruikstijd en de kosten van de machine-opstelling veel tijd en financiële middelen vraagt, zouden de medewerkers op het terrein nooit aanvaarden.” Daarom dokterde VITO samen met Amelior een slank systeem uit, centraal opgesteld en ter evaluatie voorgelegd aan de medewerkers.

Stap 1. Breng de risico’s in kaart

Met de vele afdelingen en onderzoeksgroepen lijkt VITO in niets op een doorsneefabriek. Om duidelijk zicht te krijgen op de bestaande risico’s, maakte de preventiedienst eerst een uitgebreide analyse van de werkposten, taken en werkmiddelen. De grootste gevaren vond het bij de machines en de producten.

Preventieadviseur Kathleen Snijders: “Omdat er zovele honderden werktuigen, toestellen, machines, technische hulpmiddelen en labo-opstellingen zijn, was het onmogelijk om alle arbeidsmiddelen onder één noemer te vatten en eenzelfde proces voor risicoanalyse voor te stellen.” Daarom splitsen ze de arbeidsmiddelen in drie categorieën op: eenvoudige machines, niet-eenvoudige machines en zelfgebouwde apparaten. Later kwam daar nog een vierde groep bij: de labo-opstellingen. “Die indeling liet ons toe risico-based tewerk te gaan en eerst een aanpak op te zetten voor de categorieën waaraan de meeste risico’s verbonden zijn.”

Stap 2. Stel veiligheidscontactpersonen aan (en leid ze op)

In de verschillende afdelingen duidde VITO veertien veiligheidscontactpersonen aan. Zij werden de schakel tussen de centrale preventiedienst en de medewerkers op het terrein. Na verloop van tijd zouden ze de risicoanalyses in hun afdeling zelfstandig begeleiden.

Via Amelior volgden de interne OHSAS 18001-coaches een basisopleiding preventie, de zogenaamde veiligheidsopleiding niveau III. Ze leerden de veiligheidstaal te spreken en kregen argumenten en tools om in hun werkomgeving het enthousiasme voor de materie aan te wakkeren. “De aanwezigheid van die veiligheidscontactpersonen bleek achteraf gezien een belangrijke succesfactor”, stelt Thierry Uyttenhove, senior consultant van Amelior vast. “De coaches maken het gemakkelijker om brede steun te krijgen voor het systeem. Dat ze maandelijks samenkomen en hun ervaringen en goede praktijken delen, draagt daar alleen maar toe bij.”

Stap 3. Zet de grote lijnen uit, evalueer en verfijn

Eens de grote lijnen van het veiligheidsmanagementsysteem vastlagen, kregen ook de veiligheidscontacpersonen ze te zien. Hun feedback gebruikte de preventiedienst om de aanpak te verfijnen. Over dat bijsturingsproces maakte onderzoekster en veiligheidscontactpersoon Ria Jacobs haar eindwerk voor haar opleiding bij Amelior. “Ik toetste de eerste versie van de arbeidsmiddelen-, werkpost- en taakrisicoanalyse aan een nieuw project waarvoor onze afdeling een volledig nieuwe machine bouwde. We lijstten de risico’s op, definieerden maatregelen en vertaalden die in veiligheidsinstructiekaarten en labofiches.” Die bevindingen koppelde ze terug naar de centrale preventiedienst, die vervolgens de algemene aanpak bijstuurde.

Zelfs een half jaar nadat VITO haar OHSAS 18001-certificaat in handen had, bleef de preventiedienst evalueren en bijsturen. Brigitte Borremans: “We hebben bijvoorbeeld nog een risicoanalyse toegevoegd voor machinesturing vanop afstand. Dat is een nieuw proces, waarbij medewerkers via hun computer thuis communiceren met de machines bij VITO. Dat brengt uiteraard nieuwe risico’s met zich mee.”

Stap 4. Integreer de aanpak rond veiligheid in de bestaande beheersystemen

Tenslotte integreerde VITO met de hulp van Amelior zijn managementsysteem voor welzijn op het werk in het bestaande kwaliteits- en milieubeheersysteem. De organisatie heeft niet alleen één beleidsverklaring voor kwaliteit, veiligheid en welzijn, en milieu, ook de handboeken, de procedures en de werkinstructies zijn voor de drie zorgsystemen geharmoniseerd en geïntegreerd.

De maatregelen rond welzijn die VITO op basis van de risicoanalyses neemt, komen netjes in een verbeteractietabel terecht. “Hierin staan tevens alle kwaliteits- en milieuacties opgelijst. Iedereen kan de lijst consulteren. Zowel op unit- als directievergaderingen houden we de voortgang van de maatregelen nauwgezet bij.”

Bereid u voor op ISO 45001!

Binnen afzienbare tijd zal ISO de definitieve versie van ISO 45001, de opvolger/vervanger van OHSAS, publiceren. Uiteraard zal Amelior u ook met opleidingen en advies kunnen bijstaan bij de implementatie van de nieuwe norm. Noteer in dat verband alvast deze ISO 45001-studienamiddag.