Project management met PRINCE2®

augustus 2012

Wat is PRINCE2?

 

PRINCE2 wordt, omwille van zijn volledigheid, vaak beschouwd als de “de facto” best practices project methodologie op internationaal vlak. Het biedt een samenhangend geheel van processen, hulpmiddelen en een taal voor het beheer van projecten.

 

Omdat de methodologie een generieke en flexibele aanpak hanteert voor het beheer van de "business"-projecten kan deze worden toegepast in een zakelijke omgeving. Het is dus niet enkel geschikt om gebruikt te worden door IT-personeel of personen met jarenlange project management ervaring. Iedereen, overal in de organisatie, kan de methodologie leren en gebruiken omdat het gebaseerd is op een logische aanpak voor het beheer van elk project, zowel voor de ontwikkeling van een auto, het wijzigen van een business proces of voor het beheer van de lancering van een nieuw product of dienst.

 

Daarnaast is het een zeer effectieve tool voor het managen van personen of organisaties welke baat hebben bij het project.

 

Eén van de grootste troeven van PRINCE2 is dat de methodiek ook gemakkelijk op maat aangepast kan worden aan de bestaande bedrijfsprocessen en hulpmiddelen.

Doel van Prince2

PRINCE2 wordt ingezet binnen organisaties voor "het managen van succesvolle projecten" en biedt de organisatie duidelijke handvatten om ook daadwerkelijk met succes projecten binnen de eigen organisatie op te zetten, in te richten en te managen.


Om een project succesvol te managen, moeten in elk project 6 variabelen beheerst worden:

 

  • Kosten: Elk project heeft een bepaald budget. Hoe kunnen we dit bewaken ?
  • Tijd: Hoeveel tijd is er nodig om de gevraagde producten op te leveren en dusdanig het project worden afgesloten?
  • Kwaliteit: Welk is de verwachte kwaliteit? Immers de producten van het project moeten geschikt zijn voor het doel (fit for purpose).
  • Scope: Wat gaat het project exact opleveren? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat niet afgeweken wordt van de scope (of enkel via de formele kanalen)?
  • Risico: Projecten brengen onzekerheden mee. Hoe kunnen deze binnen acceptabele grenzen gehouden worden?
  • Baten: Wat levert het project ons eigenlijk op? Zijn de baten onvoldoende, moeten we dan het project wel uitvoeren?

 

Voordelen van PRINCE2

Het effectief gebruiken van de PRINCE2 methodologie om projecten te beheren draagt bij aan de optimalisatie van de doelen van de organisatie. Hierdoor levert het voor een organisatie aanzienlijke voordelen op.

 

1.      Het omvat bewezen best practices en governance voor projectmanagement

2.      Het kan toegepast worden op elk type project (constructie, engineering, IT, medische sector, …)

3.      Het biedt één taal voor iedereen die in projecten werkt waardoor communicatie effectiever wordt. 

4.      Het biedt duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden in projecten.

5.      Het legt de focus op producten (deliverables) zodat het duidelijk is wie wat moet doen, wanneer, waarom en voor wie.

6.      Het voorziet dat plannen perfect aansluiten op informatiebehoeften van de diverse niveaus binnen het projectmanagement team.

7.      Door het principe van Management by Exception zorgt het ervoor dat management zijn tijd efficiënt en nuttig kan besteden.

8.      Het zorgt ervoor dat de bedrijfsdoelen en de bijdrage van het project steeds voor ogen worden gehouden door de focus te houden op de Business Case.

9.      Het voorziet in een grondige maar efficiënte rapportage structuur.

10.  Het zorgt ervoor dat de betrokkenen (stakeholders) efficiënt betrokken zijn bij het plannen en maken van besluiten.

11.  Door ‘leren van ervaringen’ als een centraal element in de methode op te nemen zorgt het ervoor dat een organisatie steeds beter wordt in het managen van projecten.

12.  Het bevordert de consistentie van projectmatig werken en de mogelijkheid om project-assets the hergebruiken.

13.  Het helpt het projectwerk te beoordelen en is zo een belangrijk hulpmiddel bij het voeren van audits.

Wat vind je niet bij PRINCE2

 

Net zoals alle andere methodieken, frameworks en bodies of knowledge heeft ook PRINCE2 zijn beperkingen. Het is ook nooit de bedoeling geweest om alle aspecten van project management door PRINCE2 te laten behandelen.

 

Meer specifiek zijn er drie onderwerpen die niet tot de scope van PRINCE2 behoren:

 

1.    Specialistische producten: Eén van de sterktes van PRINCE2 ligt in de brede toepasbaarheid van de methodiek. Het gevolg daarvan is echter dat industrie of type specifieke activiteiten buiten de methodiek gehouden worden.

2.    Technieken: Alhoewel er veel technieken bestaan die kunnen worden gebruikt ter ondersteuning van de PRINCE2 thema’s, vind je deze niet terug in de methodologie. Deze technieken zijn elders goed gedocumenteerd (zie PMBok) en daardoor buiten beschouwing gelaten. Echter is het niet verkeerd, en zelfs raadzaam, om deze technieken toch toe te passen binnen een PRINCE2 project.

3.    Intermenselijke vaardigheden: Deze zijn van groot belang bij projectmanagement, maar onmogelijk om vast te leggen in een methodologie. Daarom laat PRINCE2 deze buiten beschouwing. Maar ook hier is het raadzaam om als project manager aan deze vaardigheden te werken (zie ICB van IPMA).

Opbouw van PRINCE2

 

PRINCE2 is opgebouwd uit:

 

1.      7 Principes: zakelijke rechtvaardiging van het project, leren van ervaring, gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden, managen per fasen, managen by exception, productgerichte aanpak (deliverables), op maat maken voor de projectomgeving.

2.      7 Processen: Starting up a Project, Directing a Project, Initiating a Project, Controlling a Stage, Managing Product Delivery, Managing a Stage Boundary, Closing a Project.

3.      7 Thema’s: Business Case, Organisatie, Kwaliteit, Plannen, Risico, Wijzigingen, Voortgang.

7 Principes

 

Het belangrijkste kenmerk van PRINCE2 is dat het werkt volgens 7 universele principes. Universeel betekent dat alle 7 principes gehandhaafd moeten worden binnen een project anders wordt het project niet volgens de PRINCE2 methodiek gemanaged.

 

1.      Voortdurende Zakelijke Rechtvaardiging: Er moet een gerechtvaardigde reden zijn om het project te beginnen en deze moet valide blijven tijdens het project. Indien er geen rechtvaardiging is of niet meer is, dan moet het project niet doorgaan of gestopt worden. Deze rechtvaardiging wordt vastgelegd in een zogenaamde Business Case, welke voortdurend in de gaten moet gehouden en bijgewerkt worden met nieuwe gegevens.

2.      Leren van ervaringen: Vanaf de start tot het einde van het project dient gezocht te worden naar leerpunten en ervaringen. Deze kunnen uit eerdere projecten alsook uit het huidig project komen. Eveneens dient er gedurende de uitvoering gekeken te worden naar eventuele verbeterpunten. Deze leerpunten moeten ook altijd vastgelegd worden, zodat toekomstige projecten hieruit kunnen leren en een goede start kunnen maken.

3.      Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden: Om succesvol te zijn is het belangrijk dat duidelijk is wie binnen het project welke rol opneemt, welke verantwoordelijkheden deze rol heeft en dat deze rol afgestemd is op de persoon.

4.      Managen per fase: Om een goed overzicht te kunnen bewaren wordt een project opgedeeld in verschillende fases. Het einde van elke fase bevat een beslissingsmoment met een evaluatie van de fase en mogelijkheid tot eventuele bijsturingen alvorens de volgende fase wordt gestart.

5.      Manage by Exception: Met behulp van toleranties kunnen bevoegdheden gedelegeerd worden van het ene managementniveau naar het andere. Hierdoor kan efficiënt gebruik gemaakt worden van de tijd van senior management met de waarborg dat ze de controle over het project behouden. Pas wanneer er buiten de toleranties getreden wordt, wordt er een hoger niveau in het management ingeschakeld.

6.      Productgerichte aanpak: De focus binnen de PRINCE2 methode ligt op het product en de kwaliteitseisen waar dit aan moet voldoen.

7.      Op maat maken voor de projectomgeving: Elk project heeft zijn unieke omgevingsfactoren zoals bv. grootte, complexiteit, geografische verspreiding van het team, cultuur enz. Het is dus belangrijk dat de PRINCE2 methode hierop aangepast wordt. Echter moet er op gelet worden dat de 7 principes gehandhaafd blijven.

7 Processen

 

 

PRINCE2 is een procesgerichte aanpak met daarin 7 processen die een verzameling van activiteiten bevatten. Deze zijn verdeeld over verschillende fasen (verticale as) en verschillende management niveaus (horizontale as).

 

1.      Opstarten van een Project (SU): Dit proces moet ervoor zorgen dat aan bepaalde randvoorwaarden voldaan is door het beantwoorden van de vraag: ‘Hebben we een levensvatbaar en waardevol project?’ Daarnaast zal ook het Project Management Team aangesteld worden.

2.      Sturen van een project (DP): Bevat de activiteiten van de stuurgroep (project board) bij het uitoefenen van de algemene projectbeheersing. Deze zijn gericht op het nemen van de noodzakelijke besluitvorming, zodat ze hun verantwoordelijkheden op een succesvolle manier kunnen nemen en tegelijkertijd het dagelijkse management van het project naar de projectmanager kunnen delegeren.

3.      Initiëren van een project (IP): Bevat de activiteiten die de projectmanager moet uitvoeren om het project op een stevige basis uit te bouwen. Elk PRINCE2-project heeft een initiatiefase. Het belangrijkste op te leveren product uit deze fase is de projectinitiatiedocumentatie, die een algemeen projectplan bevat en waarin de baselines worden gedefinieerd voor de zes prestatiedoelen van het project: tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico en benefits.

4.      Managen van faseovergangen (SB): Dit proces wordt uitgevoerd bij het einde van elke fase of bij dreigende overschrijding van de afgesproken toleranties. Het bevat de activiteiten die de projectmanager moet uitvoeren om de stuurgroep van voldoende informatie te voorzien zodat deze het succes van de huidige fase kan beoordelen, het plan voor de volgende fase kan goedkeuren, het bijgewerkte projectplan kan beoordelen en de voortdurende zakelijke rechtvaardiging kan bevestigen, alsmede de acceptatiegraad van de risico's. De Stuurgroep beslist eveneens of het project doorgaat of dat het gestopt zal worden.

5.      Beheersen van een fase (CS): Hier voert de projectmanager zijn dagelijkse werkzaamheden uit. Het bevat de activiteiten nodig om de projectuitvoering/-oplevering tijdens een fase te beheren, het project bij te sturen en over voortgang en uitzonderingen te rapporteren aan de stuurgroep.

6.      Managen van productoplevering (MP): Bevat de activiteiten van de teammanager(s) om toe te zien bij de creatie van de producten van het project.

7.      Afsluiten van een project (CP): Bevat de activiteiten nodig om een ordelijke afhandeling en afsluiting van het project te bewerkstelligen, met inbegrip van de restanten van projectacceptatie en de vereisten voor de overdracht.

7 Thema’s

 

Thema's zijn die aspecten van projectmanagement die continu moeten worden aangesproken tijdens de projectlevenscyclus en dus niet maar eenmaal. Ze zorgen voor begeleiding over hoe het proces moet worden uitgevoerd.

 

1.      Business case: Ieder project moet gerechtvaardigd zijn wat wil zeggen dat het project levensvatbaar en realiseerbaar moet zijn en blijven. Hiervoor moet antwoord gegeven worden op vragen zoals: ‘Waarom moeten we dit het project voeren en waarom zijn de producten die het project gaat opleveren nuttig voor de organisatie?’.

2.      Organisatie: Het is van groot belang dat binnen een project rollen en verantwoordelijkheden toegekend zijn om het project te sturen en te managen, zodat de resultaten opgeleverd kunnen worden. Maar daarnaast moeten ook de belanghebbenden geïdentificeerd en bij het project betrokken worden. Hier kan een goede inrichting van de onderlinge communicatie van en naar belanghebbenden helpen.

3.      Kwaliteit: Middelen moeten gedefinieerd en geïmplementeerd worden om de project producten te kunnen realiseren (fit-for-purpose). Het draagt ertoe bij dat de door de klant geformuleerde kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria worden bereikt.

4.      Plannen: Het maken van plannen binnen PRINCE2 is product gebaseerd. Wat inhoudt dat allereerst de producten die moeten worden opgeleverd, met de bijbehorende kwaliteitscriteria, worden beschreven. Daarna worden de activiteiten bepaald die nodig zijn om die producten op te leveren en geschat hoeveel tijd voor het uitvoeren van die activiteiten nodig is.

5.      Risico: Ieder project brengt in meer of mindere mate risico’s met zich mee. Vaak zijn in projecten deze risico’s groter dan in de reguliere bedrijfsactiviteiten. Het doel van risico management is het opsporen van risico’s die het project bedreigen en deze te beheersen.

6.      Wijziging: Verandering is onvermijdelijk tijdens de levensduur van een project, en dus heeft elk project een systematische aanpak van de identificatie, beoordeling en beheersing van de problemen die kunnen leiden tot een verandering nodig.

7.      Voortgang: De voortgang van het project moet continue bewaakt worden. Hier voor kan men gebruik maken van methoden om de voortgang van het project ten opzichte van de planning te monitoren en in het geval van afwijkingen tijdig te kunnen bijsturen.

Danny VANDEWEYER, heeft een zeer ruime ervaring als Project-, Program- en Portfolio Manager. Daarnaast bezit hij een brede kennis van Business Proces Management en modellen om de maturiteit van een organisatie te meten en verbeteren. Hij is een gecertificeerd PRINCE2® trainer, MSP Practitioner en heeft eveneens een CMMi certificaat. Als senior trainer/management consultant bij Amelior traint en coacht hij onder andere Project Managers, Project Executives en Business Proces Managers. Danny is een van de oprichters en de huidige voorzitter van IPMA België.


Lees hier andere blogberichten van deze auteur...

Contacteer de auteur...

Vragen?...

+32 (0) 56 20 36 23
info@amelior.be