Trends in business process management

juni 2008

Op de conferentie ‘Gartner BPM Summit 2008’ van eind april 2008 in London, waren 370 deelnemers aanwezig uit meer dan 25 landen. Amelior noteerde er voor u een aantal belangrijke nieuwe trends.

De (blijvende) aandacht voor SOA (Service Oriented Architecture)

Het hoeft niet te verwonderen dat SOA in de belangstelling blijft. Gartner is immers een organisatie die zich richt op onderzoek en advies ten behoeve van de IT industrie. SOA betekent ruwweg het werken met modulaire ‘services’ die ontwikkeld en ter beschikking gesteld worden binnen de IT afdeling als bouwstenen om bedrijfsprocessen te informatiseren. Het grote voordeel van het werken met services is de transparantie en het hergebruik van deze services voor andere huidige en toekomstige toepassingen (en dus processen). BPM als methode om processen te informatiseren is dus nauw verbonden met SOA.
Er dient aangestipt dat BPM in deze context herleid wordt tot een methodiek om processen in kaart te brengen als voorbereiding op informatisering. Dit zorgt voor nogal wat verwarring over de juiste betekenis van BPM.
BPM moet men los zien van informatisering: bedrijfsprocessen kunnen ook verbeterd worden zonder enige vorm van informatisering.
Uit de verschillende presentaties is gebleken dat de SOA filosofie op zich wel goed is, maar pas op lange termijn enige vruchten zal (of kan) afwerpen.

Toenemende mogelijkheden van de BPMS (Business Process Management Suites)

Dit is de naam die Gartner gegeven heeft aan tools die het volledige spectrum van BPM omvatten, met name:

  1. procesmodellering
  2. procesuitvoering en bewaken van de status ervan
  3. management van documenten en inhoud
  4. samenwerking met gebruikers en groepen
  5. verbindingen met andere applicaties en services
  6. procesbewaking en -rapportering
  7. simulatie en optimalisatie
  8. beheer van regels
  9. beheer van het systeem
  10. beheer van de procescomponenten

Dit betekent dus dat de volledige BPM-cyclus (van modelleren, via simuleren tot uitvoeren, bewaken, analyseren en optimaliseren) van een of meerdere processen afgedekt wordt met één enkele geïntegreerde tool. Een BPMS is enkel voorbehouden voor enkele types processen die bovendien aan vele veranderingen (zoals wijzigingen in de regels) onderhevig zijn. Een BPMS wordt ingezet in een filosofie van: ‘gebouwd om te veranderen’ (built to change) en niet met als uitgangspunt ‘gebouwd om te blijven’ (built to last).
Vóór 2005 voldeed geen enkele tool aan deze 10 hierboven vermelde kenmerken. Thans zijn er meer dan 15 tools die er wel aan voldoen. Er is dus grote vooruitgang geboekt op dat vlak.

Aandacht voor de organisatorische dimensie van BPM-trajecten

Naast de vele aandacht voor de link met SOA (de technische dimensie) is er tijdens de conferentie gelukkig ook voldoende aandacht besteed aan de wijze waarop BPM trajecten georganiseerd moeten worden. Het managen van BPM dus.

Vooreerst is er het spanningsveld tussen een procesgeoriënteerde organisatie (met proceseigenaars) en de functionele organisatie. Het is duidelijk geworden dat de functionele organisatie niet zo maar vervangen zal worden door een procesgeoriënteerde organisatie. De beide vormen zullen naast elkaar blijven en op die manier een matrix organisatie vormen. De rol van proceseigenaar bestaat erin om te zorgen voor de initiatie en de coördinatie van verbeteringen op het niveau van het betrokken ‘end-to-end’ proces.

Een ander organisatorisch aandachtspunt is de aansturing van BPM door een specifieke stafdienst, het BPCC (“Business Process Competency Center”) genoemd. Deze dienst levert de nodige expertise om BPM projecten succesvol uit te voeren. Deze expertise situeert zich niet alleen in het domein van processen maar eveneens in de domeinen projectmanagement en veranderingsmanagement.

Verder heeft Gartner aandacht voor de bedrijfscultuur van de organisatie bij de invoering van BPM en maakt een onderscheid tussen een ‘agressieve’ versus een ‘conservatieve’ cultuur.

Tot slot ontwikkelde Gartner een maturiteitsmodel dat de verschillende te nemen stappen weergeeft op weg naar mature BPM organisatie.

Evolutie in de voordelen van BPM

Uit onderzoek is gebleken dat het verbeteren van processen thans de nummer 1 prioriteit is van de CIO (of de IT manager).

Momenteel ligt de nadruk vooral op de efficiëntie (productiviteit, kostenbeheer, …). Dit zal op termijn verschuiven naar effectiviteit (focus op de klant, wendbaarheid, verbeteren van de doorlooptijden, …)

BPM wordt intelligent

Wil Van der AalstOp het BPM-congres van Amelior op 8 mei in Nederland lichtte key-note spreker Prof. Dr. Ir. Wil Van der Aalst de rol toe van process mining in BPM en de resultaten die daardoor kunnen worden geboekt.

Met process mining krijgt BPM volgens Wil Van der Aalst eindelijk de kans echte toegevoegde waarde te leveren. Het idee achter process mining is het onttrekken van kennis over processen uit informatiesystemen. Vandaag de dag registreren informatiesystemen enorme hoeveelheden gegevens over operationele processen. Elke behandeling in een ziekenhuis leidt tot een lawine van events die aangeven wat er precies met een patiënt is gebeurd. ERP systemen zoals SAP en Oracle en workflow en middleware technologie zoals WebSphere, Staffware en FLOWer, registreren vele activiteiten die plaatsvinden binnen en tussen organisaties.
Aan de Technische Universiteit Eindhoven werken meer dan 50 onderzoekers op het gebied van BPM. Van deze 50 onderzoekers werken er ongeveer 25 aan nieuwe process mining technieken en toepassingen van process mining. Process mining kan gebruikt worden om processen in kaart te brengen en deze verder te analyseren op bijvoorbeeld knelpunten en andere problemen. Hierbij blijkt vaak dat het management een verkeerd beeld heeft van hoe de processen nu echt lopen. Process mining kan ook gebruikt worden voor conformance checking, bijvoorbeeld in de context van SOX compliance.
De resultaten die met process mining bereikt kunnen worden zijn vaak spectaculair van aard. Het is veelal een openbaring om van een problematisch proces bestaande uit tientallen, zo niet honderden activiteiten, een gedetailleerde en accurate ‘landkaart’ te krijgen. Dit maakt pijnlijk duidelijk dat de zogenaamde BI (Business Intelligence)-tools helemaal niet intelligent zijn en dat deze tools zeker geen inzicht geven in wat er nu echt gebeurt binnen processen. Het maakt ook duidelijk dat Business Process Management zich teveel met het modelleren en implementeren van ‘niet bestaande processen’ heeft beziggehouden. Het ontbreekt in BPM-systemen aan een goede diagnosefunctie. Verder is het echt niet altijd noodzakelijk processen te automatiseren om ze te verbeteren. Een analyse op basis van feiten in plaats van politiek gekleurde opinies doet hier wonderen.
Onder leiding van Prof. Wil Van der Aalst wordt er in Eindhoven gewerkt aan een open-source process mining gereedschap: ProM. ProM is met succes ingezet in vele bedrijven die uiteenlopen van ziekenhuizen zoals het AMC in Amsterdam tot (semi-)overheidsorganisaties zoals het UWV, Rijkswaterstaat en de gemeente Alkmaar. Ook wordt process mining met behulp van ProM steeds vaker ingezet voor de analyse van het gebruik van complexe professionele systemen zoals de röntgenapparatuur van Philips Medical Systems en de wafer-steppers van ASML. Deze systemen hangen aan het internet en geven de producenten een precies beeld van hun daadwerkelijke gebruik en prestaties.
Ook worden ideeën gerealiseerd in ProM steeds vaker overgenomen in commerciële softwareproducten. Een mooi voorbeeld is de nieuwe BPM-suite van Pallas Athena die als eerste BPM-suite process mining integraal ondersteunt. Ook zijn er nieuwe bedrijven als Futura Technology die zich richten op het maken van specifieke process mining applicaties.
Voor meer informatie: www.processmining.org.

Dit artikel werd geschreven in opdracht van Amelior.


Lees hier andere blogberichten van deze auteur...

Contacteer de auteur...