Procesmanagement maakt werkkapitaal vrij om ondernemingsgroei te ondersteunen

december 2014

Miguel Mestdagh, business controller bij Soudal, was in 2014 laureaat van de opleiding Certfied Business Process Manager (CBPM) van Amelior. Vanuit zowel de opleiding als zijn eindwerk “Werkkapitaal verbeteren” initieert hij verbeteringsprojecten in zijn bedrijf.

De open opleiding CBPM vormt mensen die organisaties veranderen door processen te optimaliseren. Bedoeling is dat die organisaties daardoor veel beter hun (financiële en andere) doelstellingen bereiken: bijvoorbeeld kortere doorlooptijd, kostenefficiënter werken, betere beheersing van de kwaliteit, …. (meer info over de open opleiding).
“In een snel groeiend bedrijf zoals Soudal zijn de processen niet volledig geformaliseerd”, stelt Miguel Mestdagh. “De productie is meer procesgedreven om redenen van productkwaliteit. In de ondersteunende diensten werken we bijna twee jaar met SAP en hebben we een uitgebreide maandelijkse management rapportering, maar doen we nog veel ad hoc werk waarin heel wat stroomlijning mogelijk is. Het bedrijf heeft haar successen niet te danken aan het formaliseren. Topprioriteit is verkoop door dicht bij de klant te staan, formaliseren gebeurt louter als ondersteuning daarvan.”

Projectkeuze

Een onderwerp als werkkapitaalverbetering omvat veel domeinen.Voor zijn CBPM-verbeteringsproject beperkte Miguel Mestdagh zich tot het order to cash-proces, met daarin elementen als betalingsuitstel voor klanten en korting contant bij vroege betaling. “Daarrond zijn een aantal suggesties geopperd die we nu aan het uitwerken zijn. In eerste instantie hier in Turnhout en in een volgende fase in de filialen. We bieden de nodige tools (zoals de beslissingstabel, zie illustratie) voor een onderbouwde aanpak en zetten een rapportering op om zichtbaar te maken wat goed loopt en wat niet. Elke dag betalingsuitstel kost geld, waarmee we andere dingen kunnen doen. Voorafgaand aan het project is er een studie gemaakt over hoeveel geld er vrijgemaakt kan worden door optimalisatie van het proces order to cash. En dat bleek de moeite.”

Cultuurverschillen

Betalingsuitstel verlenen is soms een manier om goodwill te creëren en aan klantenbinding te doen. In een aantal landen is het normaal dat bedrijven meer dan 60 dagen wachten met betalen, in andere landen daarentegen betalen bedrijven gewoonlijk binnen de week. “Na een overname in Slovenië vorig jaar hebben we het extreem hoge aantal dagen betalingsuitstel van vaak meer dan negentig dagen aan banden gelegd. Met een kortere betalingstermijn komt kapitaal vrij dat gebuikt wordt om de verkoop- en groeistrategie te ondersteunen.”

Procesmanagement als hefboom

Miguels project toont aan dat procesmanagement gebruikt kan worden om specifieke objectieven te bereiken; in dit geval de verbetering van de cash-flow. Naast het order to cash-proces zijn er ook mogelijkheden om werkkapitaal vrij te maken in het aankooppoces met bijvoorbeeld aankoopvoorwaarden afgestemd op de bedrijfsnoden en bij productie en bij logistieke processen door bijvoorbeeld het verminderen van tussenvoorraden. Door de continue groei ligt niet altijd de focus op die bijkomende mogelijkheden om kapitaal vrij te maken.

Snelgroeier Soudal

Soudal is de grootste Europese onafhankelijke producent van mastieken, lijmen en PU-schuim voor zowel de vakman als de particuliere gebruiker. Met een verwachte omzet in 2014 van 570 miljoen euro, meer dan 2.100 werknemers en 16 productievestigingen in 4 continenten is dit 100% Belgische familiebedrijf, waarvan de oprichter Vic Swerts nog steeds zelf aan het roer staat, uitgegroeid tot een internationale speler en expert in chemische bouwspecialiteiten. Doorgedreven investeringen in R&D en een jarenlange visie van innovatie én aanpassingen aan lokale marktbehoeften legden de basis voor deze uitstekende prestaties, waarvoor Soudal bekroond werd tot Onderneming van het Jaar 2011.

Luisteren naar de collega’s

In juni vond bij Soudal in Turnhout een driedaagse International Finance Meeting plaats met het wereldwijde finance team. Er werd een halve dag workshop georganiseerd om na te denken over werkkapitaal en wat de filialen zelf kunnen doen om dit te verbeteren. Miguel Mestdagh: “Zo werd er een bewustzijn gecreëerd en werd er een basis gelegd voor verbeterinitiatieven. We kregen waardevolle input van onder meer onze collega’s uit Polen die op bepaalde vlakken geavanceerder werken dan het hoofdkwartier in Turnhout, bijvoorbeeld omdat we nog niet de volledige mogelijkheden van SAP benutten. Het advies van onze collega’s uit andere filialen zorgt dat we onze processen in België beter op punt kunnen stellen. Dit komt uiteindelijk ten goede van de filialen zelf omdat we ervoor kunnen zorgen dat waardevolle informatie terugstroomt naar de filialen en omdat we overkoepelende processen en de ondersteunende systemen kunnen afstemmen op specifieke noden en werkwijzes. We werken zeker niet uitsluitend top down aan het project.”

Met zijn team van vier controllers, waaronder Miguel Mestdagh (links), is Bart Moonen (rechts) verantwoordelijk voor de financiële rapportering van Soudal’s internationale verkoop- en productiefilialen en zorgt hij dat er voor diezelfde vestigingen een financieel beheer is in lijn met de verkoop- en groeistrategie. Als sponsor van het project heeft Bart ervoor gezorgd dat werkkapitaal deel uitmaakt van de maandelijkse rapportering (zoals het rapport Days Sales Outstanding) en dat er richtlijnen werden opgesteld om betaaltermijnen van klanten te optimaliseren (zoals de beslissingstabel).

 

Aan elke klant van Soudal wordt er een commerciële rating (van platinum tot zilver) en een kredietrating (van een externe verzekeraar) toegekend. Ook wordt gekeken naar de gemiddelde levertijden van goederen uit een Soudal-magazijn tot bij de klant om te vermijden dat een factuur vervalt voordat de goederen zijn aangekomen. Op basis van die drie criteria staat in een beslissingstabel wat de aangewezen betalingstermijn is en eventueel of er korting mag worden toegekend bij een snellere betaling. De beslissingstabel zoals weergegeven op deze pagina is illustratief, het werd als uitgangspunt gebruikt voor de verbetering van betalingstermijnen van klanten.

 


Sinds een jaar maakt het controlling team een overzicht van openstaande vorderingen, uitgedrukt in aantal dagen verkoop. De delta tegenover de vorige maand en de evolutie op langere termijn wordt ook weergegeven. Een kleurencodering maakt het gemakkelijk om de goede en slechte waarden of evoluties in één oogopslag te zien. Men kan nu al meer dan een jaar terugkijken. Het overzicht kan bekeken worden met de openstaande vorderingen en dit tot op individueel klantniveau. Het rapport laat toe om het effect van verbeterinitiatieven te meten en biedt de mogelijkheid om gerichte acties te ondernemen.