Productie en Onderhoud, een fraai koppel

september 2011

Het is van alle tijden en overal. Productie en Onderhoud bekvechten over de redenen waarom het productieapparaat alweer niet levert wat er van verwacht wordt. En natuurlijk beweert productie dat onderhoud het machinepark verwaarloost. En natuurlijk beweert Onderhoud dat Productie het machinepark misbruikt.

Als in de privésfeer een relatie ontaardt in vuurwerk dringt zich vaak therapie op. De therapeut van dienst hanteert meestal een heel eenvoudige techniek om de woelige baren te bedaren: praat eens met elkaar en luister naar elkaars verwachtingen! Dit zal een aantal zaken verduidelijken en een heleboel opportuniteiten worden zichtbaar…
Soms wordt zelfs nog een derde partij in de discussie betrokken, namelijk Engineering. Als twee honden vechten om een been … is het engineering die meestal het been aangeleverd heeft. In onderstaand artikel gaan we op die derde partij niet dieper in, maar focussen we op die twee partijen die dagelijks met het productieapparaat aan de slag gaan.
Een enthousiaste brainstorming met een heleboel productie- en onderhoudsmedewerkers levert een brede waaier aan verwachtingen en ideeën ten opzichte van elkaar op. Om toch nog enige structuur in dit aanbod te steken, werd bij het opstellen van dit artikel teruggegrepen naar de oeroude techniek van de 6 M’s. Werkt altijd zeer overzichtelijk en je riskeert niet iets elementairs over het hoofd te zien.

Wat verwacht Productie van Onderhoud qua ondersteuning?

Wat verwacht Productie van Onderhoud qua ondersteuning?

Het valt al direct op dat er heel veel raakpunten zijn qua verwachtingen. Gelukkig maar! In wat volgt wordt voor elk van de takken toegelicht hoe we deze wederzijdse verwachtingen het best kunnen invullen en interpreteren. Nog interessanter wordt het als we een aantal ‘best practices’ naar voor schuiven. Inspiratie voor morgen op weg naar beter…

Machine

We starten met de kern van de discussie: Het machinepark. Wat Productie wil is eenvoudig. Gemakkelijk te bedienen machines die altijd blijven draaien, nooit storingen ondervinden en altijd perfecte kwaliteit afleveren.
In werkelijkheid is het vaak anders. De storingen volgen elkaar op, productie staat met de handen in het haar en onderhoud weet niet waar eerst gesprongen om de pannes te verhelpen. Bovendien is de installatie noch gebruiksvriendelijk, noch onderhoudsvriendelijk ontworpen. Zo loopt iedereen te morren. En de projectingenieur, verantwoordelijk voor de aanschaf van de installatie, … die is alweer druk bezig met het volgende project, weg van de werkvloer.

Best Practices:

  • de specificaties voor nieuwe machines worden door Engineering afgestemd met Productie en Onderhoud om te komen tot een optimale gebruiksvriendelijkheid en onderhoudbaarheid (Early Equipment Management).
  • oplevering van nieuwe installaties volgens een aantal vooraf bepaalde parameters en indicatoren omtrent de drie hoofdthema’s: Kwaliteit(volgens specificatie) – Beschikbaarheid (storingsvrij) – Performantie (Snelheid).
  • bepaling en visualisatie van de optimale condities van de prioritaire procesparameters door de installatiebouwer.
  • ook na oplevering van een installatie blijft er een gestructureerde samenwerking en communicatie tussen Engineering, Productie en Onderhoud. We noemen dit de EPO van een organisatie.
  • gestructureerde opbouw van een kennisdatabank met alle lessons learned zodat in de toekomst dezelfde fouten vermeden worden.

Methode

Als Productie dan al aanvaardt dat een 100% prestatie niet altijd haalbaar is, dan verwachten ze wel dat Onderhoud op professionele wijze omgaat met zijn opdracht. Lijdzaam ondergaan en klungelen worden niet langer aanvaard. De juiste onderhoudsmethodiek dient toegepast te worden op de juiste situatie. Een interventie van een onderhoudsmedewerker dient snel en efficiënt te verlopen. Anderzijds verwacht Onderhoud van Productie wel dat er zorgzaam wordt omgesprongen met de installaties. We hebben het over bediening, gebruik en de primaire onderhoudsactiviteiten zoals reinigen en vervangen van bepaalde slijtdelen.

Best Practices:

  • zoek een gezonde balans tussen TBM (Time Based Maintenance; b.v. zesmaandelijks olie verwisselen), CBM (Condition Based Maintenance; b.v. zesmaandelijks de olie controleren en enkel verwisselen indien de olie niet meer voldoet) en BDM (Break Down Maintenance ; b.v. nooit olie verwisselen en enkel ingrijpen als de machine in storing valt).
  • het maken van de juiste keuze wordt vaak gestuurd vanuit economische overwegingen. Hier moet het professionalisme van Onderhoud naar boven komen: een taak voor de onderhoudsingenieur. Ondersteunende methodieken die hierbij gebruikt worden zijn RCM (Reliability Centred Maintenance) , VDM (Value Driven Maintenance) en FMEA (Failure Mode & Effect Analysis).
  • De gekozen onderhoudsstrategie dient vervolgens ondersteund te worden door een andere discipline binnen Onderhoud: werkvoorbereiding & planning. Los van de uitvoering dient iemand zich te ontfermen over het praktisch organiseren van de bedachte onderhoudstaken. Door een efficiënte organisatie kunnen fortuinen verdiend worden. Dit wordt nog verder toegelicht onder de M van Materiaal.
  • TPM (Total Productive Maintenance) is een bedrijfsstrategie waarin via een sterke samenwerking tussen Onderhoud en Productie het machinepark tot betere prestaties gebracht wordt. Teamwerking en continue verbetering staan centraal. Productie wordt opgeleid door Onderhoud om een deel van het onderhoudspakket op zich te nemen (eigen onderhoud).

Mens

Als Productie beroep doet op Onderhoud dan verwachten ze het optreden van een technisch bekwaam, gedreven en professioneel handelend iemand. Heden ten dage is een technische functie enkel nog weggelegd voor enerzijds ervaren, anderzijds hoog opgeleide profielen. Polyvalentie is een must voor ondersteuning van de lopende productie. Technische expertise is vereist om in complexe systemen te kunnen ingrijpen. En mag een technisch medewerker dan al eens neigen naar het introverte, toch wordt een vlotte communicatie met collega’s en andere afdelingen op prijs gesteld. Als het ware de zoektocht naar de witte raven op de arbeidsmarkt.

Best Practices:

  • gestructureerde communicatie tussen Onderhoud en Productie omtrent de prioriteiten. Dagelijks overleg omtrent lopende productie. Wekelijks overleg omtrent chronische problemen en verbeterprojecten.
  • benadrukken van het belang van bereikbaarheid, snelheid, analytisch vermogen en communicatie.
  • leiding geven binnen Onderhoud door mensen met zowel human als technical skills. Het moeten geen supertechnici zijn, ze moeten wel interesse hebben in techniek en kunnen meepraten en meedenken op een deftig niveau.
  • expliciet benoemen van experten per discipline en polyvalente technici voor interventies.
  • rotatiesystemen en continue bijscholing om verstarring te voorkomen.
  • functioneringsgesprekken met ruimte voor loopbaanverwachtingen en mogelijkheden.
  • doorgroeimogelijkheden voorzien: technisch en/of hiërarchisch.

Materiaal

Efficiënt en professioneel onderhoud plegen zal maar mogelijk zijn als de nodige middelen beschikbaar zijn voor de uitvoerder. We hebben het dan los van de manpower over gereedschap, hulpmiddelen, vervangstukken, technische documentatie, etc

Best Practices:

  • het juiste gereedschap is beschikbaar via beredeneerd Tool Management (Tool Shop).
  • alle cruciale onderdelen zijn door de onderhoudsingenieur voorzien in strategisch Spare Part Management. De inkoopafdeling ondersteunt hierin zonder te sturen.
  • de technische dossiers zijn opgebouwd volgens een vaste standaard (Specifieke Documentatie). Binnen de 30 seconden moet elk gezocht item of onderwerp terug te vinden zijn.
  • als een storing zich voordoet moet de interventie professioneel verlopen. Snelheid en efficiëntie zijn cruciaal. Een goede maatstaf hierbij is de MTTR (Mean Time To Repair: hoe lang duurt het gemiddeld om een storing te verhelpen). Een lage MTTR wordt in de hand gewerkt door ontstoringsinstructies, foutenbomen, autodiagnose in de sturing, Hot Spares (wisselstukken ter plaatse aanwezig), recovery oefeningen, etc.

Meten

Meet de huidige machineprestatie, druk dit uit in cijfers en toon dit aan al die het weten wil. Dit is de eerste stap op weg naar verbetering. Het resultaat is bekomen door Productie en Onderhoud samen.
Zorg dat de grootste problemen (top 3) door iedereen gekend zijn, gekoppeld aan een actieplan met verantwoordelijken en targets. Liefst gespreid over de ploegen en afdelingen.
Onderhoud en Productie hebben daarnaast ook nog hun interne indicatoren (KPI’s). Hoe zit het met de planning van het preventief onderhoud? Hoe zit het met de opleiding, beschikbaarheid wisselstukken, bezetting, budgetten, projecten, …

Best Practices:

  • vaak wordt voor machinebetrouwbaarheid de MTBF (Mean Time Between Failure = gemiddelde tijd tussen 2 storingen op een machine) gebruikt. B.v. de MTBF van machine X is 12u, maw valt machine X gemiddeld om de 12u in storing.
  • een meer uitgebreide indicator is de OEE (Overall Equipment Effectiveness). De OEE wordt uitgedrukt in procent en is het eenvoudige resultaat van de vermenigvuldiging van de prestaties van kwaliteit, beschikbaarheid en performantie (snelheid). Zeer sterk als meetmiddel gezien het de hele lading dekt. Hoeveel de OEE moet zijn om goed te scoren is moeilijk te definiëren. De berekeningswijze is afhankelijk van situatie tot situatie, waardoor het moeilijk is om vergelijkingen te maken. Stelregel is dat je de berekening afspreekt voor je eigen specifieke situatie en van daaruit start.
  • het is als organisatie sterk om de prestatierapportering van OEE door Productie en Onderhoud samen te laten invullen. Bovendien wordt een gezamenlijke doelstelling geformuleerd waarin duidelijk gesteld wordt wat van wie verwacht wordt om dit doel te bereiken.
  • oprichten van multidisciplinaire verbeterteams omtrent de top 3 van chronische problemen met gezamenlijke rapportering aan het management.
  • wederzijdse enquêtes omtrent de interne klantentevredenheid over afgesproken thema’s. Hoe zit het met de bereikbaarheid van Onderhoud bij problemen? Krijgt Productie nog feedback na afloop van een grote storing? Ontvangt Onderhoud de juiste en voldoende info als ze een storingsoproep binnen krijgen?
  • volledige transparantie van de werking van de Onderhouds- en de Productieafdeling, uitgedrukt in cijfers.

Milieu

De organisatie verwacht alerte medewerkers die de toestand van het machinepark juist kunnen inschatten en precies weten hoe er gereageerd moet worden bij het vaststellen van afwijkingen t.o.v. de standaard.
Ook het aspect veiligheid komt hier al snel om de hoek kijken. Alle betrokken partijen dienen prioriteit te geven aan alle aspecten die de veiligheid in het algemeen in het gedrang brengen.

Best Practices:

  • opleidingen op maat omtrent de risico’s en gevaren eigen aan een installatie.
  • simulatieoefeningen.
  • spontane en gestructureerde melding van niet-conforme situaties of incidenten zodat onmiddellijk en op verantwoorde wijze actie ter correctie kan genomen worden door de verantwoordelijken.

U merkt het al, dit is een hele boterham. Heel wat mooi geformuleerde verwachtingen in allerlei richtingen. De praktijk heeft bewezen dat dit wel degelijk mogelijk is en zijn vruchten oplevert. Maar het vraagt een ernstige inspanning van alle lagen binnen een organisatie.
Amelior is erin geslaagd om een gedegen reputatie op te bouwen in het begeleiden van veranderingstrajecten met focus op kwaliteit, teamwork, verbeteringstrajecten, procesoptimalisatie, TPM enz. Vanaf het najaar 2011 wordt het aanbod van Amelior uitgebreid met een aantal specifieke onderhoudsthema’s om het bovenstaande verhaal nog meer invulling te kunnen geven.

Patrick CANOOT is industrieel ingenieur en werkte jarenlang bij Volvo Cars waar hij oa in de functies van maintenance engineer, supervisor onderhoud en supervisor productie betrokken was bij diverse toepassingen van onderhouds- en kwaliteitstechnieken en bij TPM. De laatste jaren was Patrick als gecertificeerd 6Sigma Black Belt ingeschakeld bij het systematisch aanpakken van chronische proces- en productproblemen. Vandaag is Patrick binnen Amelior senior consultant in het domein kwaliteit en maakt hij er een uitdaging van om op zeer pragmatische wijze cursisten in de loop van opleidingstrajecten tot effectieve procesverbetering te brengen.


Lees hier andere blogberichten van deze auteur...

Contacteer de auteur...