Bisschops-Verachter NV : Als eerste van de wereld

mei 2007

Begeleid door Amelior haalde foodbroker Bisschops-Verachter NV eind vorig jaar tegelijk de certificaten ISO 9001 en de gloednieuwe BRC Storage & Distribution en IFS Logistic.

“Het British Retail Consortium wist ons te melden dat wij als eerste bedrijf ter wereld geregistreerd waren als houder van het BRC Storage & Distribution certificaat,” aldus Stefan Polakiewiez. Hij is bij voedingsdistributeur Bisschops-Verachter in Antwerpen nu aankoopdirecteur, maar werd speciaal aangetrokken om het kwaliteitstraject in het bedrijf op punt te stellen.
Hoewel de grootdistributie aan voedingsproducenten vraagt naar de algemene BRC en IFS, dé standaarden in de voedingsindustrie, kon die vraag niet worden doorgetrokken naar niet-voedingsproducenten, omdat de standaarden voor niet-productiebedrijven verre van geschikt waren. “Het is dan ook onder druk van de distributie dat BRC en IFS de voor ons beter gepaste nieuwe normen hebben ontwikkeld,” aldus Chris Bellon, die als logistics & quality manager nu het kwaliteitssysteem bewaakt.
Stefan Polakiewiez licht toe: “De mogelijkheden om de algemene BRC en IFS te implementeren zijn hier wel bestudeerd. Maar dan moet je al de vereisten die exclusief  op productie gericht zijn schrappen, en blijft er van de oorspronkelijke normen niet veel meer over. De nieuwe normen beantwoorden veel beter aan de noden van bedrijven die actief zijn in opslag, distributie en transport van voeding. Ze zijn op het eind van de zomer van 2006 gepubliceerd, wij werden in december reeds geauditeerd. Ook al vragen de klanten er nog  niet naar, ze zijn daarvoor nog niet genoeg gekend.”
 


Het epicentrum van het kwaliteitssysteem is het inkomend en uitgaand goederenverkeer. Daar worden de belangrijkste formulieren ingevuld en controles uitgevoerd.

ISO 9001 als kapstok
 
Het halen van de BRC/IFS-certificaten maakte deel uit van de invoering van een gestructureerd kwaliteitsmanagement in het bedrijf. Daarmee werd gestart in 2005. Er werd besloten om ISO 9001 als kapstok en raamwerk voor het hele kwaliteitsgebeuren te gebruiken en daar zaken als het bestaande HACCP-handboek in te kaderen. Ook voor niet-productiebedrijven in de voeding is HACCP een wettelijke verplichting. “Maar dat was bij ons uitgegroeid tot een kaft van zo’n 140 bladzijden,” aldus Stefan Polakiewiez. “Het was zo complex dat het niet onderhoudbaar was, we waren daarin te ver gegaan. Er stond bijvoorbeeld in dat de magazijniers na het niezen de handen moeten wassen. Maar in een niet-productieomgeving kun je zoiets niet afdwingen. Mede door de inbreng van Amelior consultant Paul Devos hebben we ons HACCP-systeem tot een werkbaar en valabel instrument kunnen terugbrengen, waardoor het HACCP-systeem zowel wettelijk, praktisch als bedrijfseconomisch verantwoord is. Let wel, we hebben niet alleen zaken weggehaald, we hebben door de input van BRC/IFS ook zaken toegevoegd. Tussen haakjes, als je HACCP op een degelijke manier wil uitvoeren, heb je meer tijd nodig dan je vermoedt. In HACCP heb je naast de kritische controlepunten ook punten van aandacht. Na heel veel overleg met de auditor, met Paul Devos en met input van het Federaal Voedselagentschap (FAVV), zijn we tot de conclusie gekomen dat we eigenlijk geen echte ‘kritische’ controlepunten hebben. Wel punten van aandacht. Die grondige denkoefening, die wekenlange analyse, was dus zeker de moeite waard.”
 
 
 
Medewerkers dicteren procedures
 
Het traject naar de ISO-BRC-IFS certificaten startte in januari 2006. Een echt kwaliteitssysteem was er toen niet, er bestonden als het ware allleen kwaliteitsfragmenten: losse procedures, losse formulieren … De eerste zes maanden werd alleen aan ISO 9001 en aan de verfijning van HACCP gewerkt. Van de nieuwe BRC en IFS bestonden toen wel al drafts, die in het achterhoofd konden worden gehouden. 
Stefan Polakiewiez: “ISO 9001 is nu niet alleen de kapstok van het kwaliteitsgebeuren geworden, maar ook de spil van het verbeterproces en van de klantgerichtheid. Formele vergaderingen waren hier heel beperkt, maar dankzij ISO hebben we nu een degelijke geformaliseerde overlegstructuur. Als je vroeger een formulier nodig had, moest je bij iemand een schuif opentrekken en een kopie van een kopie van een al scheefgekopieerd formulier maken… Nu staan alle nodige documenten op intranet. We hebben bij de medewekers zeker geen tegenkanting tegen het ISO-gebeuren ondervonden. Integendeel: ze waren vragende partij naar een geïnformatiseerde manier van werken met gestandaardiseerde documenten.”
Het was ook niet de bedoeling met het invoeren van ISO 9001 een revolutie teweeg te brengen in het bedrijf. En dat werd ook als dusdanig gecommuncieerd. “We hebben duidelijk gesteld dat we de medewerkers niet zouden vertellen hoe ze vanaf nu hun job moesten doen. Dat weten ze zelf het best. Trouwens, de procedures van ISO heb ik wel op papier gezet, maar het zijn de medewerkers die ze als het ware hebben gedicteerd.”
Tijdens het parcours werd natuurlijk ook wel bijgestuurd, bijvoorbeeld op het vlak van controle en beheer van de leveranciers. Vroeger werd een leverancier zelfstandig door de aankoopdirecteur geëvalueerd zonder dat de evaluatiecriteria formeel waren vastgelegd. Nu zijn die evaluaties formele rapporten die op het intranet voor iedereen beschikbaar zijn.
Een andere verbetering zijn de functiebeschrijvingen. “Nu weet iedereen precies wat zijn taak en verantwoordelijkheid is en aan wie hij rapporteert. Vroeger bestond daar wel eens discussie over. En naar de klanten toe is het voorleggen van een ISO, samen met een BRC en IFS, het beste bewijs dat we ernstig met kwaliteit bezig zijn. We merken trouwens dat de vragen en opmerkingen van het FAVV steeds lichter en lichter gaan wegen. Het gaat allang niet meer over essentiële zaken als de koelketen. ”
Chris Bellon: “Zo’n klein puntje dat we na de certificatie-audit nog hebben bijgestuurd betreft de licht beschadigde goederen. Een gedeelte kunnen we verkopen in het sociale circuit. Als het gaat om private-label producten (distributiemerken) moeten we daarvoor de toestemming vragen van de grootdistributeur in kwestie. Die procedure is nu ook geformaliseerd.” 
 
Interpretatie
 
Het moeilijkste aan de ISO-oefening vindt Stefan Polakiewiez de interpretatie van de eisen. “De norm vraagt je de leveranciers te evalueren, de klantentevredenheid te meten enz. Maar hoe doe je dat? Hoe ver ga je daar in? Daarbij heeft de ervaring van Paul Devos ons ook geholpen, naast natuurlijk onze eigen vereisten. Maar eenvoudig is het niet: je moet niet zomaar iets doen omdat de norm het vraagt. Het moet zin hebben, het moet praktisch uitvoerbaar zijn en de medewerkers niet onnodig belasten, en het moet finaal aanvaardbaar zijn voor de auditor.”
Diezelfde interpretatiemoeilijkheden waren er ook tijdens het streven naar conformiteit met BRC en IFS. “Hoewel er voor sommige zaken in de industrie wel standaardprocedures bestaan, zeg maar gewoontes. Glasbreuk bijvoorbeeld: dat wordt geregistreerd in een schadeformulier, het glas wordt opgeruimd en in de glasbak weggeworpen.”
Een moeilijk te interpreteren eis van BRC zijn bijvoorbeeld de laboratoriumanalyses en de koppeling daarvan aan risicoanalyses. “Voor elk product kun je honderden analyses uitvoeren. Je moet dus eerst een risicioanalyse uitvoeren om te weten wat je aan het labo zult vragen. Maar over hoe die risicoanalyse er moet uitzien zegt BRC niets. Voor visproducten is histamine een risico, dus dat laat je onderzoeken. Van producten op siroop laat je de brix (suikerpercentage) onderzoeken, om te zien of de leverancier het overeengekomen suikerpercentage inderdaad respecteert. Maar wat doe je met groene sperziebonen? Dat is een van de vele producten waarbij je echt moet aftasten wat je zal laten onderzoeken. Het kan ook zijn dat je vanuit bepaalde landen iets afneemt, waarvan je via het netwerk verneemt dat er een bepaald probleem zou kunnen zijn. Dan moet je daarop ad hoc bijkomende analyses laten doen. Op voorhand een sluitend plan maken met daarin de analyses die je voor een bepaald product van een bepaalde leverancier uit een bepaald land zult uitvoeren is dus zeer moeilijk.”
 
Sectorspecifiek
 
Een voorbeeld van het specifieke karakter van de nieuwe normen zijn de eisen van BRC Storage & Distribution rond de ‘loading area’. “En dat is ook heel belangrijk,” bevestigt Stefan Polakiewiez. “Het epicentrum van ons kwaliteitssysteem is het inkomend en het uitgaand goederenverkeer. Daar worden de belangrijkste formulieren ingevuld en controles uitgevoerd. Daar vertrekt ook de rapportage vanuit het magazijn naar de administratie. Op dat punt van de norm hebben we door de begeleiding van Amelior en de audit ook lacunes ontdekt. Zaken die we, door er dagdagelijks mee bezig te zijn, over het hoofd zagen. Een voorbeeld: het maken van krimpverpakkingen besteden we uit. Maar goederen die na die manipulatie bij ons terugkwamen werden niet meer gecontroleerd, omdat ze bij de oorspronkelijke levering al waren gecontroleerd. Nu is die tweede controle - alsof het een initiële levering betreft - er wel. Een ander voorbeeld is de splinterbestendigheid van de verlichting in het magazijn. “In de voedingsnijverheid is in een productieomgeving ‘shattered proof’ verlichting een vanzelfsprekendheid, niet bij ons. Hoewel wij in het verleden de verlichting in het magazijn al hadden aangepast, heeft de auditor de uitvoering toch onder het vergrootglas gelegd.” 
 
 
 

Bisschops-Verachter NV is gespecialiseerd in de invoer en distributie van conserven en droge voeding in de Benelux en Frankrijk. Met de dienstverlening en een ruim aanbod aan kwalitatief hoogstaande producten richt de firma zich op de marktsegmenten retail, catering en industrie. Dat gebeurt onder de huismerken Avila, Violet, La Chasse, Target, Suprème en Seaflower, maar ook onder de ‘private labels’ van grootwarenhuisketens. Verder vertegenwoordigt het bedrijf een aantal grote nationale merken uit Nederland, Frankrijk, Spanje en Italië. Er werken 22 mensen.


 

Vragen?...

+32 (0) 56 20 36 23
info@amelior.be