Procesbeheersing via Layered Process Audits

april 2011

De systematiek van Layered Process Audits kan ervoor zorgen dat de belangrijkste en meest risicovolle processen in uw organisatie beter opgevolgd en daardoor ook continu verbeterd worden.

Hedendaagse organisaties worden momenteel nog meer dan anders om de oren geslagen met termen als nul fouten-strategie en kostenbesparing. Reken daarbij ook nog de steeds grotere druk van klanten op kwaliteit en kostprijs van de hen toegeleverde producten, en het wordt duidelijk dat de organisaties hun processen steeds beter onder controle moeten houden.
Het besef groeit dan ook dat niet enkel mag worden vertrouwd op het inspecteren van producten tijdens of na het productieproces om in de huidige conjunctuur competitief te blijven.
Het is dan ook maar normaal dat de focus meer en meer wordt gericht op een effectieve en efficiënte procesbeheersing, zowel voor geautomatiseerde als manuele processen. Fundamenteel in deze procesbeheersing is het definiëren en verifiëren van de kritische stappen in het proces en het ervoor dat deze continu voldoen aan alle eisen.
Nu blijkt er net uit recente studies in de industrie dat nogal wat problemen in de productieomgeving te maken hebben met onvoldoende procesbeheersing of het onvoldoende volgen van de nodige procesinstructies. Medewerkers kennen de processen immers uit het hoofd en hebben al die instructies niet nodig. Dit leidt er wel toe dat, wanneer procesaanpassingen zijn ingevoerd, er steeds een risico bestaat dat ze onbewust terugkeren naar de oude, meer gekende methodes.

Oplossing uit automotive

Het is dus noodzakelijk om de processen te sturen en te beheersen, door enerzijds het identificeren van de bronnen van variatie en anderzijds daarop de nodige corrigerende maatregelen te identificeren, toe te passen en blijvend op te volgen.
Enkele jaren terug heeft een techniek zijn intrede gedaan in de automobielsector, waar Chrysler en GM hun leveranciers sterk aanmoedigden om de systematiek van Layered Process Audits toe te passen. De volledige automobielindustrie heeft deze techniek ondertussen leren kennen, en er werd zelfs door de AIAG (Automotive Industry Action Group) een richtlijn rond geschreven, de CQI-8. Deze richtlijn spitst zich vooral toe op productieprocessen bij toeleveranciers aan de automotive.
Deze techniek, die zich richt op het beheersen van de variatie in de meest kritische processen in de organisatie, kan evenwel in alle sectoren en op alle processen worden toegepast.

Topmanagement stuurt

Layered process audits is een set van audits, uitgevoerd door verschillende hiërarchische lagen in de organisatie om parameters van kritische processen op te volgen en de geschiktheid van het proces continu op te volgen. Daarin staan drie kritische elementen voorop:

  • De audits zijn toegespitst op de hoog-risico processen
  • Alle lagen van de hiërarchische lijn voeren audits uit, en de sturing gebeurt vanuit het topmanagement
  • Een systeem van strikte rapportering en follow-up verzekeren de corrigerende maatregelen en het continu verbeteren in de organisatie

Als het systeem van Layered Process Audits correct en op een goede manier wordt uitgevoerd, dan komen hieruit zeker een aantal belangrijke voordelen:

  • Het verminderen van de procesvariatie in productie · Verbeterde productkwaliteit · Verminderen van uitval en fouten leidt tot een betere FTT (First Time Trough) en dus een directe kostenbesparing
  • Verbeterd kwaliteitsbewustzijn en verhoogde discipline
  • Verminderen en elimineren van afval en uitval
  • Verbeterde communicatie in de organisatie
  • Het voorkomen dat mogelijke problemen uitvallers worden
  • Betere opvolging en sturing van gestandaardiseerde productieprocessen · Sleutelprocessen worden sterker gevolgd
  • Er wordt openlijk gecommuniceerd over wat belangrijk is en wat zal worden gecheckt
  • Er is een grotere interactie tussen het management en de uitvoerende medewerkers
  • Het belang van de sleutelprocessen wordt aangetoond via een directe opvolging door het management, samen met de uitvoerders

Hoe invoeren?

Het invoeren van een systeem van Layered Process Audits moet structureel en systematisch gebeuren, wil de kans tot slagen groot zijn. Want, LPA's moeten door de volledige organisatie zijn gekend, en gedragen door management. We kunnen daarin vier grote fasen onderscheiden, zijnde:

  • Fase 1: Ontwerpen van het LPA plan
  • Fase 2: Beoordeling en goedkeuring van het LPA plan
  • Fase 3: Het LPA plan invoeren
  • Fase 4: LPA plan opvolgen en aanpassen

Een LPA wordt typisch ingevoerd volgens het onderstaande model :

 

Nr Activiteit Geeft antwoord op de vraag Doel
1 Maak een LPA- team Wie moet deelnemen aan het proces? Selectie uit de nodige lagen van de organisatie, inclusief management, met de nodige kennis en meerdere gezichtspunten
2 Voer een nulstudie uit Wat is verschillend van huidige systemen? Verder bouwen op huidige systemen, en maken dat alle eisen zijn ingebouwd
3 Bepaal een piloot Waar zullen we beginnen? Bepalen van de initiële gebieden voor LPA en op een goede manier plannen.
4 Identificeer de hoge risico's Welke risico's beïnvloeden het proces? Behandelen van interne en externe problemen
5 Ontwerp de LPA- checklist Welke elementen in het proces moeten worden gecontroleerd? Structureren van de audits
6 Bepaal de uitvoerders Wie zal de audits uitvoeren? Betrokkenheid verzekeren en verschillende oogpunten betrekken
7 Bepaal frequentie Wanneer worden de audits uitgevoerd? Voldoende aantal audits verzekeren en workkload verdelen
8 Bepaal het systeem voor de beoordeling Hoe zal het management het systeem beoordelen? Ervoor zorgen dat het LPA-systeem in een gesloten lus werkt
9 Documenteer het LPA proces Hoe zullen we LPA systematiseren in de organisatie? LPA nu integreren in de huidige systemen, en niet stand-alone
10 Train de auditoren Wat moeten de auditoren allemaal weten? Auditoren voorbereiden op hun taken
11 Communiceer intern aan de werknemers Wat moeten de werknemers allemaal weten? Uitleggen van de verschillen met bestaande systemen en creëren van betrokkenheid
12 Start met de audits Hoe zullen de audits verlopen? Verifiëren van de verschillende punten, zoals procesbeheersing
13 Volg op en stuur bij Helpen de audits ons op een effectieve manier? Verfijnen van de methodes en documenten
14 Rol nu uit over de volledige organisatie Hoe kunnen we nu verder profiteren van de LPA's? Optimaal gebruik maken van de methodiek en klanten verder beschermen.

Het is essentieel dat de LPA's systematisch en volgens planning worden uitgevoerd, en dat de acties even rigoureus worden ingevoerd. Daarvoor is het sturen door een manager uit de organisatie, en het opvolgen van het systeem door het topmanagement, van uitzonderlijk groot belang. Alleen zo kan een LPA methodiek succesvol zijn.

Snauwaert LievenLieven SNAUWAERT is zelfstandig consultant. In deze hoedanigheid begeleidt hij bedrijven bij de implementatie van kwaliteitssystemen en kwaliteitsverbeteringsprojecten.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...