5 S in de administratie

september 2011

De laatste twintig jaar formaliseerde Japan een techniek die orde en netheid als objectief heeft: de 5 S methode. Alhoewel de methode oorspronkelijk alleen bestemd was voor productie-omgevingen, wordt ze nu ook ruim toegepast binnen administratieve omgevingen.

De kracht van 5 S is de eenvoud en de onmiddellijk zichtbare resultaten, zowel naar orde en netheid als naar productiviteit. Bovendien is 5 S ook een (nieuwe) manier van denken. De 5 S methode staat voor 5 Japanse woorden: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu en Shitsuke.

Seiri(selecteren)

De eerste stap in het proces is het selecteren van het materiaal dat direct op de werkplek aanwezig is. Je kunt je ogen niet geloven als je bij een bedrijfsbezoek al de verspreide rommel nog ziet liggen. Niet alleen echte rommel, maar ook nuttig materiaal of duur gereedschap. In de bureaus staan kasten open en je ziet een klassement, verspreid in alle mogelijke richtingen en met alle mogelijke kleuren. Op de bureaus zie je stapels papier liggen, er is nauwelijks plaats om te werken. Post-itjes zijn wel kleurrijk , maar absoluut niet efficiënt. De vloer en de vensterbanken krijgen de status van extra klasseerruimte.

De bedoeling van deze eerste stap is alles op te ruimen wat overbodig is en er niet op zijn plaats is. Het onderscheid moet gemaakt worden tussen wat NOODZAKELIJK is en NIET-NOODZAKELIJK. Doe afstand van alles wat NIET-NOODZAKELIJK is. Je kunt je volgende vragen stellen: als ik het documentweg gooi, wat dan? Heb ik dat werkelijk nodig? Zal ik dat document lezen? Gebruiken we dat nog? Hoort dat hier thuis? De resultaten van deze eerste stap zijn duidelijk zichtbaar. Heel veel ruimte wordt vrijgemaakt. Daardoor worden de twijfelaars overtuigd van de waarde van dit proces.

Seiton (structureren)

Eenmaal de rommel weg kun je nu wat overblijft structureren. Dat is een kwestie van efficiëntie. Alles krijgt een naam en een plaats, waardoor men zaken kan terugvinden en vlug weer wegzetten. Hier wordt gewerkt aan een systeem dat voor iedereen klaar en duidelijk is. Dit kan bvb. door labels en kleurmarkeringen aan te brengen. Binnen een administratie krijgt het klassement éénzelfde structuur, waardoor het voor iedereen zichtbaar en bruikbaar wordt. Men gaat structureren op basis van ‘snel documenten terugvinden‘ (in 5 S spreken we van de 30 secondenregel: je dossier terugvinden in 30 seconden). Ook E-mail en electronische documenten komen aan bod.

In deze fase wordt heel veel van het time management - gedachtengoed gebruikt. De nadruk wordt o.a. gelegd op het stellen van prioriteiten. Een gouden regel is: we nemen een document slechts éénmaal ter hand en beslissen onmiddellijk wat we ermee aanvangen!

Deze fase biedt ook uitstekende mogelijkheden om werkwijzen en processen eens onder de loupe te nemen. Waar gaan de documenten naar toe? Beschikken we niet met een aantal mensen over dezelfde documenten?

Seiso (schoonmaken)

Iedereen is verantwoordelijk voor het schoonmaken van de werkomgeving. Van de manager tot de schoonmaakster. De gedachte leeft in Japan dat terwijl je aan het kuisen bent je ook je geest schoonmaakt. Alhoewel wij niet dezelfde spirit hebben, verwijs ik toch graag naar een toch wel gelukzalig gevoel na een jaarlijkse schoonmaak. Heel belangrijk bij deze stap is dat tijdens dit schoonmaken defecten of gebreken kunnen naar voor komen die anders niet of te laat ontdekt worden. Het permanent schoonmaken verhoogt sowieso de kwaliteit van je werkomgeving.

Seiketsu (standaardiseren)

Deze vierde stap betekent het standaardiseren van wat we de vorige stappen hebben opgebouwd. Hoe verwerken we de binnenkomende post? Procedures worden opgesteld, afspraken worden gemaakt. Het feit dat de groep daar verantwoordelijk voor is, verhoogt de kans dat de afspraken ook nagekomen worden. Maar hoe goed je procedures ook zijn, hoe goed je afspraken ook zijn een ‘ vijfde ' S is absoluut noodzakelijk.

Shitsuke (discipline)

Discipline betekent eigenlijk niets meer en niets minder dan het voortdurend hameren op de mentaliteit om dingen te doen zoals het hoort. De nadruk ligt hierbij op het creëren van een werkomgeving met ‘goede‘ gewoonten. Iedereen weet dat dit een bijzonder moeilijke fase is. Het woord ‘shitsuke' komt van de kledingwereld, waarbij guiding stiches gebruikt worden voordat het stuk wordt geconfectioneerd. Discipline is een langdurig proces van voortdurend oefenen. Discipline zou moeten geïntegreerd zijn in ons dagdagelijks denken. Een gebrek aan discipline ligt veelal aan de basis van arbeidsongevallen. Ook de voorgaande inspanningen zullen tot niets leiden indien de discipline ontbreekt om de methodiek te integreren in ons dagdagelijks denken.

Implementatieplan.

Het implementeren van de 5 S methode vergt een commitment van iedereen binnen de organisatie. Duidelijke betrokkenheid van het management en van de medewerkers is een vereiste. Vandaar dat een stapsgewijze aanpak via een pilootproject aangewezen is. Externe hulp samen met een interne ondersteuning van ‘een 5 S kampioen' of ‘een team‘ verhoogt de slaagkans.

Het opstellen van checklijsten en geregelde audits zijn cruciaal in de opvolging van het project. Communicatie, hoe kan het ook anders, is eveneens cruciaal. Vooral visuele communicatie aan de hand van foto's en stickers geven het gebeuren een duidelijke meerwaarde en werken zeer motiverend voor de andere medewerkers. Men is niet ongevoelig voor het verschil tussen het eigen en een ander bureau op foto, voor en na de eerste stap.

Het is overduidelijk dat een dergelijke toepassing ook tijd en energie vergt. Men moet de nodige tijd nemen om mensen te overtuigen. Het is zeer moeilijk op voorhand te zeggen hoeveel tijd een dergelijk proces in beslag neemt. Eigenlijk kun je bijna zeggen dat het een voortdurend proces is, waar op geregelde tijdstippen ‘nieuwe' impulsen dienen gegeven te worden.

Zoals blijkt uit de verschillende stappen is het introduceren van een 5 S methode in de administratie eveneens een veranderingsproces. Alle elementen van een dergelijk proces komen aan de orde. Voor- en tegenstanders zullen hier ook hier aanwezig zijn. Vandaar dat het zeer belangrijk is bij de start van een dergelijk project voldoende informatie te geven aan alle stakeholders. Het inkaderen in een totaalprogramma rond kwaliteit kan enkel maar versterkend werken.

Dit artikel werd geschreven in opdracht van Amelior.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...