Tijd voor een kwaliteitsinventaris

april 2015

Wie vandaag nog niet bezig is met wat ISO 9001 morgen vraagt, brengt zijn concurrentiepositie in gevaar. Het is dan ook belangrijk na te gaan hoe ver uw organisatie al staat op het vlak van ‘best practices’. We reiken u daarvoor graag een aantal werkpunten aan.

Na de zomer wordt de nieuwe ISO 9001:2015 ‘van kracht'. Waarschijnlijk zullen de overgangsbepalingen niet sterk verschillen van wat we gewoon zijn bij grote wijzigingen. Bij de laatste ingrijpende wijziging van de norm kregen de organisaties drie jaar om over te schakelen van versie 1994 naar versie 2000. Je zou dus kunnen zeggen: tijd genoeg…

Maar stilstaan is achteruitgaan. Bovendien is ISO 9001 tenslotte maar een consolidatie van wat al lang leeft in de ‘betere' bedrijven. Het is dus altijd opportuun om na te denken over onderstaande topics uit de nieuwe ISO 9001 en eventueel verbeteracties op te zetten. Voor wie zich verder bekwaamt in onderstaande best practices zal het verschijnen van ISO 9001:2015 geen verrassing zijn, maar een moment van bevestiging.

  • Change. Hebben wij een goede aanpak om wijzigingen in systemen, processen, competenties, specificaties, … te detecteren en te analyseren naar mogelijke impact (risico!) op de resultaten van de organisatie? In veel bedrijven in de procesindustrie bestaat zoiets als de MOC-procedure (Management Of Change). Hebben wij hier al een equivalent van geïmplementeerd? 
  • Risicobeheer. Hoe formeel brengen wij risico's in kaart? Kunnen wij de inhoud van onze controleplannen of kwaliteitsplannen verrechtvaardigen aan de hand van onderliggende risico-inschattingen? Hebben we het alleen over risico's in verband met producten en diensten, of liggen Information Security en Business Continuity ook al op tafel? 
  • Stakeholderanalyse. ISO 9001 mikt op het tevreden stellen van de klant. Denk eens wat breder: welke partijen willen wij als organisatie tevreden stellen? Kunnen wij die partijen dan als klanten beschouwen in de context van ons kwaliteitssysteem? Hebben management en medewerkers een duidelijk beeld van hoe wij added value leveren aan diverse klantenprofielen? Kunnen we expliciteren welke mogelijke risico's ons kunnen verhinderen om die added value waar te maken? Heeft MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) een plaats in onze organisatie?. Hoe vertaalt dit alles zich naar Kritische Succes Factoren binnen onze processen, of naar vorm en inhoud van diverse tevredenheidsonderzoeken, of naar onze aanpak van interne en externe communicatie?
  • Kennisbeheer. Verlies van belangrijke kennis of knowhow is een toenemend risico in heel wat organisaties. Kennis zit in essentie in de hoofden van onze mensen. Maar dat neemt niet weg dat we het uitwisselen van kennis kunnen ondersteunen. In hoeverre zien onze medewerkers de kwaliteitsdocumentatie als een vlot hanteerbare bron van informatie die hen ondersteunt bij het delen van kennis? 
  • Verbeteren en leren uit onze fouten. Dit blijft uiteraard de motor van een goed kwaliteitssysteem. Hoe professioneel zijn we in het vertalen van problemen naar oplossingen die onderliggende oorzaken aanpakken? Wat is ons equivalent van Global 8D of van Lean Six Sigma DMAIC? Wat vinden we in onze problem solving toolbox?
  • Interne audit. Auditeren wij elkaar nog steeds op conformiteit aan normeisen en op het naleven van procedures en instructies? Of zien we onszelf in de auditorrol eerder als iemand die op zoek is naar nog niet afgedekte risico's in en rond onze organisatie?

Ivo DEMEULENAERE is senior consultant in het domein van kwaliteit bij Amelior. In die hoedanigheid begeleidt hij de bedrijven bij de implementatie van kwaliteitssystemen en kwaliteitsverbeteringsprojecten. Na zijn opleiding als licentiaat in de natuurwetenschappen was hij voornamelijk actief als projectleider in diverse grote bedrijven.  Na een aanvullende studie Master of Science in Information Management specialiseerde hij zich in het coachen van kwaliteitsmedewerkers in grotere, voornamelijk dienstverlenende bedrijven. Hij begeleidt diverse bedrijven bij het uitbouwen van een kwaliteitssyteem en heeft expertise op de gebieden informatica, bedrijfsorganisatie, veiligheid, voedingsindustrie, projectbeheer en de integratie van zorgsystemen (kwaliteit, veiligheid, milieu).


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...