Komatsu : Focussen op procesoptimalisatie

januari 2012

Business process management – en bij uitbreiding het procesmatig denken – is bij Komatsu Europe via de IT-ingang binnengedrongen. Dit nadat twee IT'ers bij Amelior de opleiding ‘Certified Business Process Manager' volgden

Dirk Antonissen is bij Komatsu Europe (zie kader Komatsu) IT Project Manager & Business Analyst en werkt zowel voor het Europese hoofdkantoor in Vilvoorde als voor de Europese fabrieken. “Business process management is hier ingevoerd nadat een collega business analyst enkele jaren geleden een BPM-conferentie in Londen had bijgewoond. Hij is daarvan teruggekeerd met de overtuiging dat we onze business meer procesmatig moesten bekijken en verder gaan in BPM dan we al deden. Ook de crisis heeft ervoor gezorgd dat we meer op procesoptimalisatie gingen focussen.” Zowel Dirk Antonissen als zijn collega volgden daarom de opleiding ‘Certified Business Process Manager' bij Amelior. “Beiden zijn we na de opleiding de lopende projecten meer met een BPM-oog gaan bekijken. Via de aangeleerde methodologie konden we de processen veel efficiënter aanpassen. We hebben daarvoor nu ook een BPM-software in huis.”

Meer dan automatiseren

Tot de opleiding van Amelior – waarvan Dirk Antonissen overigens laureaat werd – behoort het maken van een eindwerk rond een proces dat voor verbetering vatbaar is. “Bij ons was er de mogelijkheid om er geen louter theoretisch werk van te maken, maar het ook in de praktijk toe te passen. Het ging om het Software Development Life Cycle-proces (SDLC). Dat beschrijft hoe wij binnen IT software beheren: vanaf de vraag tot het opleveren van de verandering. Dus van ontwikkeling over testen tot migratie. Dat proces en de procedures waren al redelijk gedocumenteerd, maar op papier. Het hele proces was dus een echte papierwinkel, met bijvoorbeeld handtekeningen die bij elke wijziging nodig waren. Je moet je maar voorstellen hoeveel tijd je verliest als de persoon die moet tekenen niet op zijn bureau is of zich in een ander land bevindt. Het fysieke plaatsen van de handtekening en het terugbezorgen van het document is nu vervangen door een druk op de knop. De tijdswinst is evident. In de automatiseringsfase hebben we het proces met de aangeleerde modelleringstechnieken opnieuw uitgetekend. Dat konden we dan voorleggen aan de betrokkenen. Het is echt dankzij de aangeleerde technieken dat we het proces hebben kunnen optimaliseren en verder automatiseren. De ontwikkeling in het BPM-software pakket hebben onze Europese IT-collegas in Engeland voor hun rekening genomen. Zij kwamen onder meer met het idee om het verloop van het proces afhankelijk te maken van de complexiteit van de gevraagde softwareaanpassing. Een schot in de roos! Dat optimaliseren is belangrijk en het is ook eerste wat je in de cursus leert: niet zomaar een bestaande situatie automatiseren.”

BPM-toolbox

Zowel Dirk Antonissen als zijn collega merken dat zij bij het uitvoeren van een project heel vaak de bij Amelior aangeleerde analysetechnieken gebruiken. “Om ze te documenteren en te modelleren en ook om in een tweede (analyse)fase te kijken waar we naartoe moeten werken. Collega's die de opleiding niet hebben gevolgd proberen we, bijvoorbeeld via een workshop, mee te laten genieten van de opgedane kennis.” Een proces dat Dirk Antonissen op vraag van zijn CEO uitvoerde draaide rond Service en After Sales.
“Een distributeur mailde vroeger zijn vraag naar een aantal personen. Zo ontstond vaak een hele e-mailconversatie, wat voor problemen kon zorgen. Iemand kon ziek zijn en een stuk van het verhaal missen, iemand anders kon het bedrijf verlaten, nog iemand anders kon rond het thema ineens twintig mails krijgen enz. Heel wat distributeurs kloegen dan ook over de responstijd. Van dat e-mailverkeer hebben we een echt proces gemaakt. Alles komt nu binnen op één locatie in één systeem. In functie van de categorie van de vraag spreekt het systeem de juiste personen aan. Intern is ervoor gezorgd dat als iemand iets in het systeem steekt, de collega's dat ook kunnen zien. Het is ook mogelijk collega's taken te geven en die op te volgen. Tijdens dat proces hebben we onder meer het schildpaddiagram gebruikt, dat de mogelijkheid biedt op één blad een proces voor te stellen. Zo konden we onze CEO tonen wat de toestand was en hoe de nieuwe situatie er zou uitzien.”

Kaizen

Tijdens de BPM-cursus maakte Dirk Antonissen ook nader kennis met begrippen als TQM, Lean enz. “Zaken die van Japanse origine bleken te zijn, maar waarvan ik in ons bedrijf weinig hoorde. Maar kijk: bijna parallel met de cursus begon het Japanse hoofdkwartier meer en meer nadruk te leggen op Kaizen en zijn we hier op aansturen van onze Japanse CEO ook met Kaizen-projecten begonnen. Rond Kaizen heeft Amelior hier op Komatsu-maat gesneden interne opleidingen verzorgd. Elke afdeling werd gevraagd een Kaizen-voorstel te formuleren en ik heb dan uit mijn project een verbeteringsactiviteit gelicht en ingediend. Door het volgen van de cursus begrijp ik ook beter de Japanse Kaizen-cultuur, het voortdurend met kleine stapjes verbeteren.”

Komatsu


Het Japanse Komatsu is een van de wereldleiders in de productie van machines voor bouwkunde en mijn- en bosontginning, zoals graafmachines, wielladers, schrankladers, graaflaadcombinaties, verreikers, bulldozers, dumpers enz. Wereldwijd telt Komatsu ca. 30.000 werknemers. Het Europese hoofdkwartier bevindt zich in Vilvoorde. Naast het administratieve gebouw staat ook het wisselonderdelenmagazijn, dat alle distributeurs in Europa bevoorraadt. Komatsu produceert overigens ook in Europa, meer bepaald in Duitsland, Engeland en Italië. In Europa heeft het bedrijf zo'n 1800 medewerkers.