Met maturiteitsmodellen naar betere prestaties van projecten

januari 2012

Het uitbouwen van een projectmanagementsysteem om permanent en consistent succesvolle projecten op te leveren vraagt een lange en volgehouden inspanning. Een maturiteitsmodel kan daarbij hulp bieden.

Projectmanagement blijft hot. Steeds meer organisaties erkennen dat ze een specifieke aanpak – zeg maar projecten - nodig hebben om hun processen, infrastructuur, … op een efficiënte manier mee te laten evolueren met de noden van hun klanten. Ze ontdekken ook snel dat het niet altijd zo vanzelfsprekend is om dergelijke projecten tot een succesvol einde te brengen.

Dus worden enkele ervaren medewerkers benoemd tot “projectmanager”. Die krijgen meteen ook de kans om een basisopleiding projectmanagement te volgen, indien ze in dit domein nog onvoldoende ervaring zouden opgedaan hebben.

Naarmate er meer projecten komen, en ook minder ervaren medewerkers geacht worden al eens projecten te trekken, groeit de nood om éénduidige afspraken te maken over hoe projecten in de organisatie moeten worden gemanaged.

Eén of enkele van de ervaren medewerkers van het eerste uur schrijven daarom een handboek dat omstandig uitlegt welke de verschillende stappen zijn bij het managen van projecten in de organisatie, en welke documenten en technieken men daarbij best gebruikt. Een opleiding op maat van de organisatie en een handboek worden noodzakelijk voor alle medewerkers die op projecten werken.

Niet lang daarna besluit de organisatie om een aantal IT-tools te implementeren om alle data en papierwerk die ondertussen door de projecten gegenereerd worden, beter te kunnen beheren.

Als na verloop van tijd de vele managementaandacht die naar de projecten gaat teruggelopen is tot het normale niveau, blijkt tot ieders verbazing dat de prestaties van de projecten achteruit gaan, ondanks alle investeringen die er geweest zijn in mensen, processen en systemen.

Toch is dat logisch. De ervaring leert dat het succesvol implementeren van projectmanagement in een organisatie heel wat meer vergt.

Integratie

Succesvol projectmanagement vereist inderdaad processen, technologie, standaarden, … maar deze moeten worden geïntegreerd met de andere managementsystemen om effectief en efficiënt te kunnen zijn. De medewerkers die direct bij projecten betrokken zijn, moeten inderdaad elk op hun niveau een aangepaste training krijgen. Maar ook de andere medewerkers van de organisatie - die meer indirect met de projecten te maken hebben - moeten een aangepaste vorming doorlopen. Denken we maar aan boekhouding, HR, aankoop,…

Bovendien moeten de nodige mensen en middelen vrijgemaakt worden om het projectmanagementsysteem te onderhouden en verder te laten evolueren, om ondersteuning te verlenen aan de projectmanagers en andere medewerkers, om te bewaken dat de standaarden wel degelijk gevolgd worden, om te controleren of het projectmanagementsysteem wel degelijk effectief en efficiënt is, …

Zonder gepaste borging zal het succes van de projecten te veel afhangen van de beschikbaarheid van competente individuen. Het uitbouwen van een projectmanagementsysteem als competentie van de organisatie om op permanente en consistente manier succesvolle projecten op te leveren, vraagt een lange en volgehouden inspanning.

Het is hier dat een maturiteitsmodel hulp kan bieden. Maturiteitsmodellen voor project- en programmamanagement beschrijven die activiteiten die tot geslaagde projecten en programma's leiden.

Een goed model, zoals P3M3TM (Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model) van OGC, beperkt zich daarbij niet enkel tot de activiteiten binnen de projecten en programma's, maar ook de activiteiten binnen de organisatie die nodig zijn om een adequaat project- en programmamanagementsysteem op te zetten en te onderhouden.

Een dergelijk maturiteitsmodel kan gebruikt worden om te evalueren hoever een organisatie staat met haar project- en programmamanagementsysteem en welke de sterktes en de zwaktes ervan zijn. Vervolgens kan het gebruikt worden om een actieplan met prioriteiten uit te werken om tot een noodzakelijk of gewenst competentieniveau te komen.

Maturiteitsmodellen

Een maturiteitsmodel is een hulpmiddel, ontwikkeld om organisaties te helpen effectieve processen te implementeren in een bepaald managementdomein, bvb projectmanagement. Het is een gestructureerde verzameling van elementen die de karakteristieken van effectieve processen beschrijven.

Een maturiteitsmodel vertrekt van het idee dat organisaties niet op één dag van nulcompetentie naar optimale competentie evolueren.

Een maturiteitsmodel zorgt voor:

  • een vertrekpunt voor de ontwikkeling van een organisatie;
  • het benutten van de gezamenlijke ervaring van een professionele gemeenschap
  • een gemeenschappelijke taal en visie
  • een kader voor acties en hun prioriteiten
  • een manier om te verduidelijken wat verbetering oplevert voor de organisatie

Een maturiteitsmodel kan ook gebruikt worden om verschillende organisaties met elkaar te vergelijken.

Maturiteitsmodellen beschrijven meestal vijf niveaus van maturiteit:

  1. Initieel (chaotisch, ad hoc, heroïsch): het beginpunt voor het gebruik van een nieuw proces.
  2. Herhaalbaar (procesdiscipline): het proces wordt min of meer systematisch en éénvormig toegepast.
  3. Bepaald (geïnstitutionaliseerd): het proces is erkend in de organisatie als een standaardproces.
  4. Beheerst (gekwantificeerd): het proces wordt gemeten en gemanaged
  5. Optimaal (procesverbetering): het proces wordt doelbewust verbeterd/geoptimaliseerd.

De voordelen

Research toont dat organisaties die hun procesmaturiteit verhogen daar baten uit halen:

  • betere voorspelbaarheid van nodige budgetten en tijd;
  • verhoogde productiviteit;
  • betere kwaliteit;
  • hogere klantentevredenheid;
  • grotere motivatie van de medewerkers;
  • lagere kwaliteitskosten;

Verbeterprojecten op basis van maturiteitsmodellen hebben typisch een Return on Investment van 5:1. Een organisatie doorlichten op basis van een maturiteitsmodel laat immers toe om een heel realistisch en gestructureerd beeld te bekomen van waar de organisatie staat op het vlak van bvb. projectmanagement. Datzelfde model kan ook gebruikt worden om te beschrijven waar de organisatie zou moeten staan gezien haar situatie en opdracht, wat er voor elk van de verschillende procesperspectieven zal moeten gebeuren om daar te geraken, en om te zien of de organisatie er in slaagt om de gewenste veranderingen te realiseren.

 

Andere toepassingen

Maturiteitsmodellen worden typisch ook gebruikt bij:

  • implementatie van nieuwe tools voor projectmanagement: men kan zien welke functionaliteiten een hogere prioriteit verdienen omdat ze meer bijdragen tot het vergroten van de prestaties van de projecten;
  • een merger of acquisitie: om te helpen bepalen welke projectprocessen en -tools zullen gebruikt worden als nieuwe organisatiestandaard;
  • onderhandeling van grote verkoopscontracten: om aan te tonen dat de organisatie als leverancier een gestructureerde en performante aanpak van projecten heeft;
  • investeringen in projectmanagementtools of training die niet lijken te renderen: om te begrijpen welke bijkomende acties nog nodig zijn om de nieuwe competenties te ontsluiten;

P3M3: Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model

Het P3M3-maturiteitsmodel beschrijft de activiteiten met betrekking tot portfolio-, programma- en projectmanagement die bijdragen tot succesvolle projectresultaten. De activiteiten zijn ondergebracht in zeven verschillende procesclusters, perspectieven genaamd, en zijn uitgewerkt voor vijf maturiteitsniveaus.

In feite bevat het model drie maturiteitsmodellen: voor portfoliomanagement, voor programmamanagement en voor projectmanagement. Hoewel de drie modellen met elkaar verbonden zijn, vertonen ze geen specifieke afhankelijkheden en kunnen ze elk op zichzelf gebruikt worden.

Op de website www.p3m3-officialsite.com is meer informatie te vinden over het P3M3 maturiteitsmodel, o.a. de gedetailleerde beschrijving per maturiteitsniveau voor elk van de zeven procesperspectieven voor project-, programma- en portfoliomanagement.

Er is ook een hulpmiddel voor zelfevaluatie beschikbaar, om op een eenvoudige en snelle manier een eerste idee te krijgen van het maturiteitsniveau voor elk van de perspectieven.

Natuurlijk kan ook Amelior zorgen voor de nodige ondersteuning voor organisaties die wensen aan de slag te gaan met het P3M3-maturiteitsmodel. Meer info: mail naar bd@amelior.be

The Intellectual Property in and related to P3M3™ is owned by the OGC (Office of Government Commerce).

Dit artikel werd geschreven in opdracht van Amelior.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...