P3O ondersteunt strategische beslissingen

juni 2012

De realisatie van strategische doelen in een organisatie (of een onderdeel ervan) vindt plaats via een gepaste combinatie van “wat bestaat” (run the business – Business as Usual) en van vernieuwing en verandering (change the business). P30 kan daarbij helpen.

Vernieuwing en verandering vereist programma's en projecten. Beide aspecten “run the business” en “change the business” staan echter niet los van elkaar en de transitie van het ene naar het andere dient gemanaged te worden.
De beslissingen nodig voor het aligneren van beide aspecten dienen op het gepast niveau binnen de organisatie te gebeuren en worden best ondersteund.
Tevens zal voor de uitvoering van de genomen beslissingen een bijkomende dimensie van afstemming en coördinatie nodig zijn.

Wat is P3O?

P3O staat voor een goede praktijk ter ondersteuning van enerzijds beslissingsprocessen en anderzijds de realisatie van veranderingen in een organisatie. De ondersteuning kan diverse vormen aannemen

  1. via een permanent “office”
  2. via een met elkaar verbonden set van “offices” (Portfolio-Programma-Project)

CONCEPT P3O

Er is niet één enkele oplossing maar wel een set van mogelijke oplossingen.

  • Portfolio Office:
    • Is permanent
    • Biedt ondersteuning ter voorbereiding van beslissingen bij het beantwoorden van de vraag “doen we de JUISTE dingen?” en dus ter bepaling van een gepaste mix (portfolio) van “run the business” en “change the business”. 
    • Coördineert de uitvoering van de portfolio, rapporteert op hoog niveau over verloop van de uitvoering en de optimalisatie van baten, zorgt voor afstemming tussen prioriteiten en middelen en adviseert in geval van conflicterende belangen. 
    • Monitoring van veranderingen in de omgeving en van risico's op hoogste niveau
  • Programma Office:
    • Is tijdelijk
    • Biedt ondersteuning aan de uitvoering van een specifiek programma
  • Project Office:
    • Is tijdelijk 
    • Biedt ondersteuning aan de uitvoering van een specifiek project
  • Center of Excellence:
    • Is permanent 
    • Biedt ondersteuning bij het uitwerken van standaarden, consistente methodes en processen voor uitvoering van projecten en programma's. 
    • Is een kenniscentrum voor portfolio-, programma- en projectmanagement en coördineert het organisationeel leren (groeien in maturiteit) 
    • Verzorgt competentie-ontwikkeling 
    • Waakt over consistentie

 

Functies en diensten in P3O

Waarom P3O?

P3O moet waarde toevoegen, anders is het zinloos en dient het niet opgezet te worden. Het potentieel aan toegevoegde waarde van P3O zit in:

  • Zorgen dat de GOEDE programma's en projecten gerealiseerd worden
  • Zorgen dat de weerhouden programma's en projecten GOED, coherent en afgestemd gerealiseerd worden

Toegevoegde waarde P3O

Het bewustzijn over het nut van een P3O aanpak groeit geleidelijk aan. Nadenken over volgende vragen kan hierbij nuttig zijn:

  1. Welke problemen probeert de organisatie op te lossen?
  2. Hoe kan P3O hierbij helpen?
  3. Wat bestaat er nu in dat verband?
  4. Wat is de visie mbt P3O?
  5. Hoe zien we de geleidelijke invoering van P3O? (ondersteund door Blueprint)
  6. Wat is de Business Case voor P3O? Welke baten – welke investering is nodig? Wat zijn mogelijke risico's / beperkingen?

Maturiteit en evolutie in P3O

Het opzetten van een zinvol P3O vraagt tijd.
Enerzijds is er de maturiteit van de organisatie zelf in portfolio-, programma- en projectmanagement (zie P3M3). Anderzijds dient de aanpak in P3O niet enkel met die maturiteit rekening te houden maar kan een bijkomend intrument zijn om de groei in maturiteit mee te ondersteunen.
Een tijdshorizon van 2 jaar of meer is niet ongebruikelijk om van een fase van “bewustzijn” (maturiteit 1) te komen tot een fase van “gedefinieerd” (maturiteit 3).
In een eerste stap levert P3O voornamelijk administratieve ondersteuning met beperktere toegevoegde waarde. Naarmate inzicht en maturiteit toenemen evolueert P3O naar een kennispunt met een waaier aan diensten, met toegevoegde waarde voor het nemen en doorvoeren van strategische beslissingen

ir. Francis MAÑAS is van opleiding Burgerlijk Ingenieur. Naast een Master of Business Administration (KUL) studeerde hij nog tal van andere cursussen, onder meer aan de Vlerick Leuven Gent Management School, de RUG en Amelior. Als Senior Managementconsultant bij Amelior is hij heel sterk begaan met het verbeteren van de werking van organisaties waarbij strategie, (sleutel)processen, indicatoren en kennismanagement centraal staan. Daarnaast begeleidde hij oa. diverse overheidsorganisaties bij een CAF zelfevaluatie.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...