Projectmanagement: De acht taken van de opdrachtgever

januari 2012

De opdrachtgever voor een project, of de stuurgroep voor complexere projecten, moet vanaf de start van het project gericht werken aan een draagvlak voor de gewenste veranderingen. Zij zijn de wegbereiders, zij steken hun nek uit. Een opdrachtgever/stuurgroep die zich daar niet aan wil wagen moet geen projecten starten.
Een overzicht van wat er van een opdrachtgever/stuurgroep wordt verwacht.

1. Eindverantwoordelijkheid nemen voor het project

De stuurgroep is verantwoordelijk voor het succes (of het falen!) van het project, binnen het kader van het projectmandaat dat ze van de directie gekregen heeft. De opdrachtgever, die de opdrachtgevende organisatie en haar belangen vertegenwoordigt, is logischerwijze eindverantwoordelijke en heeft bijgevolg het laatste woord in de stuurgroep. Maar aangezien het project maar succesvol kan afgerond worden als er ook rekening gehouden wordt met de belangen van de gebruikers van het eindresultaat en de leveranciers, moeten ook hun vertegenwoordigers in de stuurgroep hun verantwoordelijkheid opnemen.

2. Samen de gemeenschappelijke koers bepalen

Of met andere woorden, teamwerk op het niveau van de stuurgroep. Terwijl elk lid van de stuurgroep staat voor de eigen belangen, is het van cruciaal belang voor het project dat er een consistente en samenhangende aanpak wordt overeengekomen en gecommuniceerd. De beste oplossing voor een probleem besproken in de stuurgroep is die oplossing die voor alle betrokkenen aanvaardbaar is, niet noodzakelijk de “technisch beste oplossing”.

3. Effectief delegeren

De basis hiervoor zijn de (fase)plannen die de projectmanager uitwerkt en de stuurgroep bevestigt. De stuurgroep delegeert de uitvoering van het plan naar de projectmanager, geeft hem daartoe de nodige bevoegdheden en engageert zich om de nodige middelen ter beschikking te stellen. De projectmanager engageert zich om de afgesproken producten te realiseren binnen de afgesproken termijn en middelen. De projectmanager houdt de stuurgroep regelmatig op de hoogte over de voortgang van het project t.o.v. het goedgekeurde plan. Indien nodig stuurt de projectleider het project bij, binnen zijn bevoegdheden. Van zodra een probleem te groot dreigt te worden m.b.t. die bevoegdheden, verwijst de projectleider het door naar de stuurgroep voor beslissing.

4. Samenwerking met en tussen de betrokken functies bewerkstelligen

Projecten vereisen normaal gezien een multidisciplinair team, en daardoor dus ook samenwerking over de grenzen heen van de verschillende afdelingen van een organisatie. Of zelfs samenwerking tussen volledig onafhankelijke organisaties. Bovendien zullen de medewerkers in het team vaak nog (een gedeelte van) hun dagelijkse activiteiten moeten blijven uitvoeren. Het is de verantwoordelijkheid van de projectmanager om plannen en afspraken te maken die op mogelijke samenwerkingsproblemen anticiperen. De leden van de stuurgroep van hun kant moeten hun autoriteit in de organisatie(s) aanwenden zodat er effectief samengewerkt wordt in het project, zodat het project de juiste prioriteit krijgt en het door hen goedgekeurde plan uitgevoerd kan worden.

5. Middelen toezeggen

De leden van de stuurgroep zorgen ervoor dat het project over de nodige middelen beschikt. Problemen met de beschikbaarheid van middelen, en dan in het bijzonder met de beschikbaarheid van medewerkers (voldoende, tijdig, met de juiste competenties) worden vaak naar de stuurgroep doorverwezen. Ze bieden de leden van de stuurgroep de mogelijkheid om hun leiderschap, hun engagement t.o.v. het project en hun steun voor de projectmanager te bewijzen.

6. Effectieve besluitvorming verzekeren

Alle belangrijke beslissingen in het project worden door de stuurgroep genomen. Naast het vastleggen van de aanpak (de plannen goedkeuren), heeft de stuurgroep hierbij als primaire verantwoordelijkheid om de voortgang (t.o.v. de goedgekeurde plannen) op te volgen en bij te sturen indien nodig. Beslissingen m.b.t. kleine risico's, problemen, en wijzigingen, kunnen mits duidelijke afspraken gedelegeerd worden naar de projectmanager. Maar belangrijke keuzes en beslissingen moet de stuurgroep voor zichzelf voorbehouden. Ook op het vlak van de kwaliteit heeft de stuurgroep een essentiële taak te vervullen: het vastleggen van het verwachte eindresultaat inclusief de kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria. Verder ook het vastleggen van de kwaliteitsmanagementstrategie die bepaalt hoe het project aan die verwachtingen zal voldoen tot tevredenheid van alle betrokken partijen. Om effectief te kunnen besluiten is het noodzakelijk dat alle stuurgroepleden aanwezig zijn op de vergaderingen van de stuurgroep. Maar ook daarbuiten zullen de stuurgroepleden regelmatig beschikbaar moeten zijn voor informeel overleg en besluitvorming, zowel met de projectmanager als met andere stuurgroepleden.

7. De projectmanager ondersteunen

De projectmanager is het brandpunt van het dagelijkse projectwerk. Dit is vaak een zeer drukke en stresserende rol. De stuurgroep kan de druk wat lichter maken en hindernissen verkleinen door een voortdurende en zichtbare steun aan de projectmanager.

8. Effectieve communicatie verzekeren

De stuurgroep is ervoor verantwoordelijk dat er tijdig en effectief gecommuniceerd wordt, zowel binnen het project, als met de belangrijkste externe betrokkenen: bvb. eindgebruikers, lijnverantwoordelijken, de directie. In de praktijk zal een groot gedeelte van (de uitvoering van) de communicatie naar de projectmanager gedelegeerd worden.

Een en ander betekent een hele uitdaging voor de opdrachtgever/leden van de stuurgroep. Het vereist van hen dat ze de nodige autoriteit en geloofwaardigheid hebben in hun organisatie, dat ze voldoende beschikbaar zijn voor het project, dat ze hun projectrol en verantwoordelijkheid kennen én ook willen opnemen. En dat is misschien wel het belangrijkste: ze willen het projectresultaat echt.

Dit artikel werd geschreven in opdracht van Amelior.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...