Succesvoller project- en programmamanagement

januari 2010

Te laat, te duur, niet goed, … Het zijn de voornaamste gevaren bij het managen van projecten en programma's. Amelior kan u helpen die valkuilen te ontwijken.

In ondernemingen – en ook wel bij de overheid - worden meer en meer initiatieven projectmatig aangepakt: ontwikkelen van nieuwe producten of markten, fusies, outsourcingoperaties, invoeren van geïntegreerde ICT-toepassingen, doorvoeren van organisatieveranderingen, realiseren van doorbraken via de processen, enz.

Veel mislukkingen

Project- en programmamanagement is dan ook uitgegroeid tot een vak. Maar ondanks het toegenomen professionalisme lukken projecten in veel gevallen niet of niet helemaal. Volgens de Standish Group International “CHAOS summary 2009” waren van de uitgevoerde ICT projecten slechts 32% succesvol, 44% overschreed de deadline en/of het budget. Niet minder dan 24% wordt zelfs stopgezet. Ook voor andere branches gelden gelijkaardige cijfers. Zorgwekkend is bovendien dat de succesratio daalt ipv stijgt.

Er zijn legio oorzaken voor de mislukkingen. Tijdens de realisatiefase worden projecten bijvoorbeeld afgeremd door problemen die in de meeste gevallen voorzien en vermeden hadden kunnen worden, mits gebruik van een gestructureerde planning en opvolgingsmethode gekoppeld aan een degelijke risicobeheersing. Op problemen anticiperen is trouwens één van de basisprincipes van projectmanagement.

Wanneer meerdere projecten simultaan uitgevoerd worden door dezelfde schaarse medewerkers, stellen de problemen zich nog acuter. Toch is leiding geven aan projecten meer dan plannen en opvolgen. Een tekort aan leidinggevende vaardigheden leidt tot demotivatie, conflicten, stress en burn-out situaties. Het motiveren van een goed samenwerkend team vereist heel wat leiderschap, relationele en communicatieve vaardigheden.

Duidelijke afspraken maken met het team en andere sleutelfiguren en deze nadien stelselmatig opvolgen behoren tot de kerntaken van de projectmanager.

Ondersteuning

Opdat programma's en/of projecten doeltreffend(er) zouden worden, dienen er verschillende randvoorwaarden vervuld te zijn:

  • er moet voldoende competentie aanwezig zijn inzake programma- en/of projectmanagement;
  • de organisatie moet in voldoende mate matuur zijn;
  • er moet een onderbouwde methodologie gehanteerd worden. Kortom de organisatie moet een minimumniveau aan programma- en projectmaturiteit bereikt hebben.

Amelior kan u op diverse manieren helpen om uw project- en programmamanagement succesvoller te laten verlopen:

  • doorlichting: diagnose stellen van uw aanpak op gebied van programma-en/of projectmanagement;
  • begeleiding: begeleiden van uw organisatie bij het uitwerken of verbeteren en uitrollen van programma- en/of projectmanagementmethode, -organisatie, -tools en –technieken;
  • training: zowel open als bedrijfsinterne trainingen;
  • interim management: kortlopende opdrachten ter ondersteuning van programma- en / of projectmanagers of het algemeen management;
  • coaching: on-the-job coaching en begeleiding van programma- en /of projectmanagers.

Trainingen Projectmanagement

Laten we even dieper ingaan op de ondersteuning die Amelior op het vlak van training kan bieden.

Zo is er onder meer de ‘Basisopleiding projectmanagement'. Deze 5-daagse training is bedoeld voor aankomende projectleiders en geeft een gedegen theoretische en praktische kennis van zowel de ‘harde' instrumentele als ‘zachte' sociale aspecten van het vakgebied projectmanagement. In de training leert men u de basiscompetenties aan die u nodig heeft om een project op een goede manier te managen. De opleiding is uitgewerkt op basis van de NCB (Nederlandse Competence Baseline) van IPMA Level-D®, waarin de kennis, vaardigheden, ervaringen en houdingen beschreven staan die een projectmanager moet kennen en kunnen (toepassen). Na de training kan de kandidaat deelnemen aan het IPMA D examen. Dit is echter geen verplichting.

Een tweede waardevolle opleiding is ‘Projectmanagement op basis van PRINCE2® Foundation'. Deze training is bedoeld voor projectmedewerkers, teamleiders en aankomende projectleiders met verantwoordelijkheid voor of betrokkenheid bij het leiden van (deel)projecten. Ervaring met het werken in projecten is gewenst. PRINCE® (PRojects IN Controlled Environments) is een gestructureerde methode voor projectmanagement, gebaseerd op een procesgerichte aanpak. De methode is geschikt voor alle types projecten en kan naar behoefte worden aangepast in schaalgrootte aan de toepassing van de processen en thema's. De processen worden gedefinieerd aan de hand van de te halen doelstelling. Deze doelstelling wordt aangegeven in het realiseren van producten en het uitvoeren van activiteiten. Bij PRINCE2® wordt het project onderverdeeld in fasen, zodat beoordelingsmomenten worden gecreëerd waarop het senior management de voortgang van het project en de bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen kan beoordelen en het project indien nodig kan bijsturen.
De opleiding kan op diverse manieren worden gevolgd: dagcursus (3 dagen), avondcursus (5 avonden), begeleide zelfstudie (2 voormiddagen). Amelior biedt ook de mogelijkheid alleen het examen af te leggen en voorziet daarbij een halve dag examentraining.

Verder is er ook de opleiding ‘Projectmanagement op basis van PRINCE2® Practitioner'. In deze cursus (4 dagen + examendag) doorloopt de deelnemer aan de hand van verschillende gevallenstudies een complete projectlevenscyclus volgens de PRINCE2®-methode. De cursus heeft dan ook het karakter van een workshop.

Training Programmamanagement

Er zijn veel verschillende definities van programmamanagement. De meest gebruikte is “Een programma is het geheel van samenhangende projecten en activiteiten in een tijdelijke organisatie om één of meer van tevoren gedefinieerde doelstellingen te realiseren, die van strategisch belang zijn.”

Belangrijk verschil ten opzichte van een project is de focus op het realiseren van doelstellingen. Binnen programmamanagement zijn specifieke processen en principes vastgelegd die zich daarop richten. Programmamanagement geeft structuur en richting aan het doorvoeren van veranderingen om de doelstellingen te realiseren, die men met de veranderingen wil bereiken.

Programmamanagement kan een bijdrage leveren in situaties waarbij:

  • onduidelijkheid bestaat over de doelen welke moeten worden gerealiseerd;
  • complexe veranderingen moeten worden doorgevoerd;
  • er sterke afhankelijkheden bestaan tussen een veelheid van projecten en activiteiten;
  • de beschikbare capaciteiten beperkt zijn;
  • een turbulente omgeving bestaat waarbinnen de veranderingen moeten worden doorgevoerd;
  • er veel risico's zijn verbonden aan het doorvoeren van de veranderingen;
  • meerdere mogelijkheden zijn om de veranderingen door te voeren;
  • de resultaten van meerdere projecten nodig zijn om veranderingen mogelijk te maken;
  • het management te veel tijd besteedt aan het doorvoeren van veranderingen;
  • het implementeren van veranderingen een grote impact heeft op de primaire processen, waardoor de continuïteit in gevaar wordt gebracht;
  • er behoefte is aan coördinatie van meerdere initiatieven die één of meer gemeenschappelijke raakvlakken hebben met bestaande bedrijfsprocessen.

De tweedaagse opleiding ‘Programmamanagement op basis van MSP® (Managing Successful Programmes)' is zeer interactief en biedt ruimte voor discussie, reflectie en een aantal praktische oefeningen rond o.m. het visiedocument, blauwdruk, programmaorganisatie en benefits management.

Dit artikel werd geschreven in opdracht van Amelior.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...