En wat vragen ze in Dubai? Deme getuigt.

augustus 2008

Conformiteit met de wetgeving is een basisvereiste van ISO 14001. Geen eenvoudige opdracht als je overal ter wereld actief bent, zoals Dredging International en Baggerwerken Decloedt & Zoon.

De beide baggerdochters van de Deme-groep haalden het ISO 14001-certificaat in januari. “Voor wat de schepen zelf betreft stelde de wetgeving geen probleem,” aldus Koen Cleemput, milieucoördinator van Deme. “Schepen moeten zich immers houden aan internationaal geldende normen als de ISM-code (International Safety Management), die voorschriften bevat rond zowel veiligheid als milieubescherming op zee. Verder is er ook het Marpol-verdrag van de IMO, de scheepvaartorganisatie van de Verenigde Naties, met daarin onder meer bepalingen voor het gebruik van zwavelarme brandstoffen in bepaalde gebieden, het lozen van olie en huishoudelijk afval voor schepen en regelgeving rond het inoefenen van acties bij noodsituaties die bijvoorbeeld kunnen optreden bij het bunkeren.”

Bovendien moeten schepen ook voldoen aan de wetgeving van de vlaggenstaat, dit is het land onder wiens vlag het schip vaart. “Ook dit weet je op voorhand en gelukkig verandert een schip niet elke dag van vlag.” Die scheepswetgeving wordt bij Deme nauwgezet opgevolgd door een team van o.a. DPA/CSO's (Designated Person Ashore – Company Security Officer).

Lokale wetgeving

Anders wordt het wanneer de activiteit een combinatie inhoudt van een schip en een project aan land. “Dan moet je gaan kijken wat de lokale wetgeving voor veiligheid, milieu en gezondheid voorschrijft. Die eisen kunnen zwakker, strenger of verschillend zijn dan wat bijvoorbeeld Vlarem op milieuvlak in Vlaanderen vraagt. Voor het begin van elk project moet dit feitelijk afgetoetst worden. Door de omvang van onze activiteiten kan ik dat uiteraard niet zelf doen. In de ISO-procedures is dan ook duidelijk gesteld dat het voldoen aan lokale wetgeving de verantwoordelijkheid is van de area manager en de projectmanager, eventueel bijgestaan door de klant of een lokaal gespecialiseerd bureau. Bovenop de wettelijke vereisten zijn er ook nog de klanteneisen waaraan wij steeds moeten voldoen. Ter ondersteuning van die taken hebben we checklists opgemaakt met aandachtspunten waaraan een projectmanager op het vlak van milieu, veiligheid en gezondheid moet denken vooraleer het project op te starten. Zo moet hij/zij vooraf onder meer nagaan of er vergunningen nodig zijn.”

Tools

Die checklist zit in een zogenaamde ‘Groene Map'. “We hebben binnen Deme een systeem opgebouwd van groene en gele mappen. De groene map is een verzameling van QSHE (quality, safety, health, environment)-procedures, documenten en registraties op projectniveau. Aan boord van onze schepen hebben we een gelijkaardig systeem, de gele map. Op onze intranet-website, Deme navigator, kunnen alle procedures en documenten teruggevonden worden. Voor het afchecken van de legal compliance kunnen area managers en projectmanagers ook terugvallen op een wereldwijd register van wetgeving, dat een overzicht bevat van nuttige links (SHE-websites) van diverse landen waar Deme actief is. Dit register wordt continu aangevuld en up to date gehouden.”

Één managementsysteem

De eis van klanten naar een ISO 14001-certificaat heeft zeker meegespeeld in de beslissing om voor dit certificaat te gaan. “Bij openbare aanbestedingen vraagt men meer en meer naar zowel een ISO 9001, een ISO 14001 als een VCA of OHSAS 18001-certificaat,” aldus Koen Cleemput. “Maar bovendien is het zo dat in een wereld waarin we elke dag worden geconfronteerd met milieukwesties een wereldspeler als Deme niet kan en wil achterblijven.
Verder is dit systeem ook een middel om alle ondernemingen van de groep (zie kader) op eenzelfde manier te laten werken. We willen op termijn immers komen tot één overkoepelend en geïntegreerd managementsysteem voor de hele groep. Dit wil zeggen dat sommige procedures en documenten zullen gelden voor iedereen, zoals procedures voor audits en omgaan met verbetervoorstellen. Maar aan elk van de dochterbedrijven laten we de mogelijkheid om eigen specifieke procedures en documenten uit te werken en te integreren in het systeem.”
De integratie van de verschillende managementsystemen op zich, alsook de uniformisering van het totale managementsysteem, moet het systeem ook nog meer werkbaar maken.

Gecombineerde interne audits

De combinatie van de diverse algemene managementsystemen met de specifieke eisen van ISM, ISPS (security) en Marpol trekt Deme ook op auditniveau door. Voor ISM bijvoorbeeld moet een schip minstens één keer per jaar worden geauditeerd. “Als dat gebeurt, zorgen we ervoor dat ook kwaliteit, veiligheid en milieu worden meegenomen. Dit gebeurt onder de vorm van een audit-checklist die iedereen binnen de afdeling QA-HSES (quality assurance, health, safety, environment, security) in staat moet stellen om naast zijn/haar specialiteit ook doelgericht naar de andere pijlers te kijken. Als ik bijvoorbeeld een audit uitvoer, zal ik mij voornamelijk focussen op ‘milieu', maar kan ik door deze checklist ook een idee krijgen op onder meer het kwaliteits- en veiligheidsgebeuren.”
Voor heel grote projecten wordt vaak een QA-HSES verantwoordelijke aangesteld, die eveneens interne audits en rondgangen kan uitvoeren. “Daarnaast hebben we medewerkers die wereldwijd onze mensen opleiden en die tegelijk de werven en schepen kunnen auditeren.”

Voortbouwen op het bestaande

Via ISM en Marpol werkten de schepen van Dredging International en Baggerwerken Decloedt & Zoon in feite al op een milieubewuste manier. “Voor de schepen hebben we onze ISO 14001-procedures en documenten dan ook zo veel mogelijk gebaseerd op de bestaande procedures en documenten in het kader van ISM en Marpol, zoals bijvoorbeeld het inoefenen van de noodsituaties en het gebruik van zwavelarme brandstof in de ‘special areas'. Soms gaan we zelfs verder dan de wetgeving. De eisen in verband met afvalinzameling aan boord van de schepen hebben we gestandaardiseerd, ongeacht de vaak minder strenge eisen in bepaalde landen.
Het management had voor het halen van het certificaat een strikte deadline vooropgesteld. Koen Cleemput: “Toen ik op 20 juni 2007 bij Deme aan de slag ging als milieucoördinator was door mijn voorganger met de hulp van Amelior een documentair systeem uitgewerkt.
Mijn belangrijkste taak was om op korte tijd het bedrijf zo snel mogelijk te leren kennen en het documentaire systeem te herschrijven op maat van het bedrijf. Met de hulp van Amelior en door vele gesprekken met medewerkers op het terrein mag ik toch stellen dat we hierin geslaagd zijn.”

Jong systeem

De certificatie gebeurde door LRQA. Het opgezette systeem voldeed aan de eisen, maar is nog jong en op bepaalde plaatsen voor verbetering vatbaar.
Koen Cleemput: “De auditor van LRQA heeft naast de verificatie van de implementatie van de documenten en procedures ook diverse verbetermogelijkheden in zijn verslag genoteerd. Op deze manier is de externe audit ook nuttig om het systeem heel gericht te gaan bijsturen en verbeteren.”
De opvolging van de milieuprestaties gebeurt met KPI's. Kwantitatieve KPI's betreffende de hoeveelheid afval per jaar of het jaarlijks brandstofverbruik van schepen zijn heel moeilijk vast te leggen, gezien de complexiteit en diversiteit van de werkzaamheden. “Dit belet ons natuurlijk niet om hier over na te denken,” aldus Koen Cleemput.
Ook de communicatie rond ISO 14001 dient nog geoptimaliseerd te worden. Medewerkers bereiken die in bijvoorbeeld Nigeria of de Golfstaten actief zijn is geen evidentie. “We zijn momenteel aan het bekijken hoe we de continue communicatie over onze systemen wereldwijd op een uniforme manier kunnen garanderen.”
Ook technische ingrepen kunnen de milieuprestaties helpen verbeteren. Zo zorgt de aerodynamica van nieuwe schepen voor minder brandstofverbruik. Koen Cleemput: “Om de turbiditeit -de ‘stofwolk' die in het water ontstaat bij het baggeren- te beperken, gebruiken we silt screens. Het beperken van dit milieuaspect is bijvoorbeeld in heldere zeeën een veel voorkomende klanteneis, maar ook als we werken in de nabijheid van koraalriffen of in gebieden waar bijvoorbeeld dolfijnen vaak passeren dienen wij de nodige maatregelen te nemen om de hinder zoveel mogelijk te beperken.”

Omgaan met verbetervoorstellen

Het beheren van non-conformiteiten en verbetervoorstellen wordt ook op groepsniveau herbekeken. “We zijn ook voor dochterbedrijf Tideway bezig met de implementatie van ISO 14001. Dit laat ons toe om op basis van onze ervaringen en in overleg met de betrokken personen een nieuwe methodiek uit te testen. Deze methodiek blijkt succesvol te zijn en zullen we bijgevolg ook implementeren bij de andere dochterbedrijven. De nieuwe methodiek gaat uit van een maximale betrokkenheid van de medewerkers op lokaal niveau, zijnde het project, het schip of het kantoor. Het zijn deze mensen die in eerste instantie moeten proberen oplossingen te vinden. Lukt dit niet, dan komt het probleem op een hoger niveau terecht. Door op regelmatige tijdstippen en tijdens interne audits de lokale actielijsten op te vragen, behouden we een overzicht van wat er gebeurt op onze projecten, schepen en kantoren.”

DEME

Deme telt dochterondernemingen op alle continenten. Er werken 3.500 mensen. Op de terreinen van het hoofdkwartier in Zwijndrecht bevinden zich naast kantoren een atelier voor kleine herstelwerkzaamheden, een materieelpark en een opslagruimte voor gevaarlijke producten. Grote werkzaamheden gebeuren bij Baggerwerken Decloedt in Zeebrugge.
De activiteiten van Deme zijn water- en landgebonden : baggerwerkzaamheden en landwinning, milieutechnieken (onder meer saneren van brownfields via DEC en Ecoterres), berging van scheepswrakken (Scaldis), off-shore contracting en waterbouw (GeoSea, Tideway), bouwmaterialen (DBM), droog grondverzet (EMI), projectontwikkeling en concessies zoals windenergieparken (Power@Sea en C-power) … De industriële holding Ackermans & van Haren en het bouwbedrijf CFE zijn de controlerende aandeelhouders.