Gecombineerd veiligheids- en milieusysteem voor natuurdomein Het Leen

januari 2010

Het provinciebestuur van Oost-Vlaanderen mag inzake certificatie in de overheidssector een unicum op zijn naam schrijven. Een van de afdelingen, natuurdomein Het Leen, haalde na een gecombineerde audit door DNV zowel het OHSAS 18001- als het ISO 14001-certificaat. Amelior-consultants  zorgden voor begeleiding en opleiding tijdens het voorbereidingsproces.

“Het heeft veel voeten in de aarde gehad voor we onze certifi caten op zak konden steken”, zegt een tevreden Jan De Tollenaere, preventieadviseur en milieucoördinator bij de provincie Oost-Vlaanderen. “We gingen van start in 2001. De eerste plannen dateren al van 1999. Toen werd bij de provincie een stuurgroep welzijn, milieu en duurzaamheid (WMD) opgericht. In de eerste WMD-beleidsverklaring, goedgekeurd door de provincieraad, was een engagement opgenomen om binnen vijf jaar voor het volledige bestuur – 37 sites, goed voor meer dan 2600 personeelsleden – een managementsysteem in te voeren voor welzijn, milieu en duurzaamheid. Even was er zelfs sprake van om hier ook nog kwaliteitszorg bij te voegen!” Snel zagen de verantwoordelijken in dat dit plan veel te ambitieus was. Het principe om de werkzaamheden voor milieu en duurzaamheid, het domein van ISO 14001, te combineren met welzijn en veiligheid op het werk, het domein van OHSAS 18001, werd wel behouden. 

Beheersbaar pilootproject 

In samenspraak met de lokale verantwoordelijken besloot de provinciale interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (IDPBW) om Het Leen in Eeklo als pilootproject naar voor te schuiven. Diensthoofd Alain Van Ghyseghem. “Die keuze lag voor de hand. Met onze 25 medewerkers vormen we een beheersbare eenheid, die inzake milieu niet al te complex is. Anderzijds zijn onze activiteiten divers genoeg. Het Leen is een natuurdomein waar de bezoeker terecht kan voor passieve recreatie. We beheren een arboretum, visvijvers, een bosinfocentrum en een cafetaria met terras en speeltuin. Onze medewerkers waren al goed vertrouwd met de principes van milieu- en ecologisch beheer. Met de meeste wettelijke verplichtingen waren we in orde. We gingen er dus van uit dat we in Het Leen met relatief beperkte ingrepen vrij snel een zorgsysteem voor milieu en welzijn op poten konden zetten.” 


Het Leen haalde zowel OHSAS 18001 als ISO 14001. De enthousiaste trekkers van het project van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (van voor naar achter): Brenda Wymeersch, coördinator interne milieuzorg en duurzaamheid, Jan De Tollenaere, preventieadviseur-milieucoördinator, Hilde Seghers, preventieadviseur en Kristine Van Daele, preventieadviseur

Toekomstgerichte visie 

Dat het invoeringsproces toch langer duurde dan gepland, had met een aantal factoren te maken, maar vooral met de toekomstgerichte visie van de provincie. Jan De Tollenaere: ”Het was meteen duidelijk dat we een aantal gerelateerde provinciediensten mee onder de loep moesten nemen om de processen van Het Leen volledig te kunnen beschrijven.” Zo worden werken niet altijd besteld door Het Leen zelf, maar vaak door de centrale provinciale dienst Wegen of Gebouwen. Medewerkers van Het Leen die met gevaarlijke werktuigen zoals een kettingzaag omgaan, krijgen een opleiding. De centrale dienst Vorming organiseert dergelijke opleidingen en houdt tevens de attesten bij. Om soortgelijke redenen werden de technische dienst, de personeelsdienst en later ook de centrale aankoopdienst van de provincie bij het invoeringstraject betrokken. “We pakten de proces- en procedurebeschrijvingen bovendien erg breed aan. De uitdaging was om, bijvoorbeeld voor de aankoopafdeling, niet alleen de manier van werken voor de aankoop van een tractor te beschrijven, maar ook voor kantoormateriaal en voor alle andere producten en goederen. We zijn namelijk van plan om in een later stadium het zorgsysteem ook in andere provinciale diensten en scholen in te voeren. Met procesbeschrijvingen die ook bruikbaar zijn voor andere diensten, leggen we daar de basis voor.” In de loop van het traject besliste de stuurgroep om voor elke provinciaal beheerde locatie een locatieverantwoordelijke milieu, welzijn en duurzaamheid aan te duiden. De rol van deze medewerkers, twintig in totaal, is nieuw en is in het zorgsysteem beschreven. “Met een stapsgewijze, grondige voorbereiding geef je je personeel de kans om te wennen aan de nieuwe manier van werken, wat eveneens een groot voordeel is”, stelt Alain Van Ghyseghem. “Een bruuske invoering lokt meer weerstand uit.” 

Hoewel er bij Het Leen twee verschillende certifi caten aan de muur hangen, één voor ISO 14001 en één voor OHSAS 18001, zijn de procesbeschrijvingen voor milieu, duurzaamheid en welzijn in één handboek vervat. Ook de werkinstructies zijn gecombineerd. Wie werkt met de bosmaaier zal in de betrokken instructie kunnen lezen welke beschermingsmiddelen hij moet dragen, maar ook welke milieuvriendelijke brandstoffen van toepassing zijn en hoe je brandstofl ekken voorkomt. “Enkel het identifi ceren en beoordelen van de risico's en milieuaspecten hebben we gescheiden behandeld.” Amelior begeleidde de provincie bij het vastleggen van de scope. Wat moet er allemaal beschreven worden? En zijn de procesbeschrijvingen conform met wat de normen vragen? Per proces, 21 in totaal, vormde de provincie een vergadergroep. Naast Alain Van Ghyseghem en Jan De Tollenaere bestonden de teams uit de medewerkers van de interne dienst preventie en bescherming op het werk, naargelang het onderwerp nog aangevuld met medewerkers van Het Leen of van de betrokken afdeling. Elk proces kreeg tevens een proceseigenaar. Dat de eindverantwoordelijken naast het zorgsysteem tal van andere taken hadden te vervullen, heeft de duurtijd van het project zeker beïnvloed.

Werken met derden 

Wat is er voor de medewerkers uiteindelijk veranderd? Alain Van Ghyseghem. “We hebben meer administratieve formaliteiten te vervullen en alle vastgelegde procedures moeten we consequent toepassen. Zo moet een contractor die werken bij ons uitvoert zich voortaan altijd vooraf aanmelden en zich houden aan de afspraken inzake informatie-uitwisseling. Van onze medewerkers vraagt het enige alertheid om de toeleveranciers daar ook consequent op te wijzen. Eind augustus konden we aan den lijve het voordeel van vastgelegde procedures ervaren. Een toeleverancier had bij het uitvoeren van werkzaamheden een lek met hydraulische olie veroorzaakt. Een aantal noodingrepen waren vereist om bodempollutie te voorkomen. Doordat iedereen goed wist wat te doen, was die klus in een mum van tijd geklaard.”