Integratie van zorgsystemen

december 2000

Amelior begeleidde al diverse organisaties bij de integratie van hun zorgsystemen. Kwaliteit, veiligheid en milieu integreren in één managementsysteem resulteert immers in een betere bedrijfsvoering, verzekert goede communicatie, levert sneller resultaten op en beperkt de kosten.

Internationaal is men overeengekomen om de 'beste praktijken voor beheer van een organisatie' vast te leggen in een set van 'generieke managementsystemen'. Hierbij gaat men telkens de beste praktijken belichten vanuit een verschillende invalshoek: kwaliteit, milieu en veiligheid.

ISO 9001 is gericht op kwaliteitsmanagement: wat doet de organisatie om zeker te zijn dat de geleverde producten en/of diensten conform zijn aan de gestelde eisen en dus te zorgen voor tevreden klanten en continu verbeteren.

ISO 14001 is voornamelijk gericht op milieumanagement: wat doet de organisatie om de door haar activiteiten veroorzaakte schadelijke effecten op de omgeving te beperken en continu te verbeteren.

OHSAS 18001 is geen formele standaard maar een soort van protocol voor een veiligheidssysteem, waarin beste praktijken m.b.t. het beheer van veiligheid internationaal vastgelegd zijn. De opbouw van OHSAS 18001 is sterk geïnspireerd op ISO 14001.

Integratie: een geleidelijk proces

De gelijkaardige structuur en opbouw van de drie managementsystemen vergemakkelijkt integratie, gezien een hele reeks eisen gelijklopend zijn. Toch is het in de praktijk niet steeds evident om te komen tot een volledige integratie.

De wil op het hoogste niveau van de organisatie om op een geïntegreerde wijze kwaliteit, veiligheid en milieu aan te pakken is een eerste belangrijke randvoorwaarde.

De kennis en ervaring, vereist om te integreren, is ook niet te onderschatten. Gezien de diversiteit aan specialisaties dient, op enkele uitzonderingen na, met meerdere organisatorische eenheden samengewerkt te worden. Meestal vindt men, mede door de gelijklopende structuur van de eisen, snel diverse raakpunten. Synergie en win-win potentieel wordt dan voor alle partijen duidelijk en vormt een goede basis voor samenwerking.

Dat hierbij het bestaand kwaliteitssysteem dikwijls gebruikt wordt als locomotief om de wagons van het veiligheids- en/of milieusysteem aan vast te koppelen is niet te verwonderen.

Meestal bevindt het pro-actief denken in termen van systemen zich in een verder stadium van ontwikkeling binnen de kwaliteitsafdeling, terwijl de aandacht bij veiligheid en milieu zich traditioneel meer toespitst op het voldoen aan wettelijke eisen en aan het reactief inspelen op incidenten.

Een hybride toestand waarbij een aantal zaken geïntegreerd worden (bv. beleidsverklaring, beheer van documenten, afwijkingen, audits, beoordeling door het management, aankoop, beheer middelen, training,… ) en een aantal elementen afzonderlijk gehouden worden, is meestal een eerste pragmatische stap in de richting van integratie.

Verdere stappen zijn in de praktijk meestal het resultaat van een geïntegreerde analyse van de primaire en de ondersteunende processen in de organisatie, waarbij men op basis van kritische stappen en indicatoren en van analyse van risico's, de juiste dingen ( effectiviteit ) op een goede manier ( efficiëntie ) borgt. Dat er hierbij een bijkomend potentieel aan synergie en dus besparing vrijkomt is niet te verwonderen.

Meestal vindt het integratieproces geleidelijk plaats. Naarmate de betrokken actoren meer vertrouwd raken met de goede praktijken uit de verschillende systemen ervaren ze de noodzaak tot verdere stroomlijning. Met sprongen, dikwijls ter gelegenheid van herziening van procedures, komt dan de verdere integratie tot stand.

Voordelen van integratie

In de verschillende normen (ISO 9000, VCA, OHSAS 18001, ISO 14001) komen er steeds meer raakvlakken en overlappingen voor. Uitwerken van afzonderlijke systemen zal dus leiden tot conflicten en onduidelijkheden op de grensvlakken. Bovengenoemde normen worden bovendien gerealiseerd binnen gelijkaardige processen (b.v. aankoop, productie,…) Door de afspraken zowel voor kwaliteit, milieu als veiligheid samen neer te schrijven, worden de afspraken duidelijker en komen ook minder tegenstrijdigheden voor. Integratie biedt ook de mogelijkheid tot een uniform document- en registratiebeheer. Integratie zorgt dus voor 'minder papier'. Bovendien bestaat de mogelijkheid om een aantal zaken als het beheer van documenten te ondersteunen via informaticatools (intranet - LotusNotes of eenvoudige PC applicaties).

Andere voordelen van integratie liggen in het gebruik van gemeenschappelijke communicatiekanalen, waardoor alle werknemers correct en duidelijk geïnformeerd worden. Alle afspraken zijn immers belangrijk voor de organisatie, los van het waarom (kwaliteit, veiligheid, milieu, financiën, informatica,…) van de formele afspraak.

Sneller resultaten boeken is ook een voordeel. Vooral voor veiligheid en milieu is dit belangrijk.

Integratie van milieu- en/of veiligheidsafspraken in de gekende kwaliteitsafspraken zorgt er verder voor dat enerzijds de milieu- en /of veiligheidsafspraken vlugger en op een werkbare manier op papier kunnen gezet worden. Ook kunnen de gebruikers vlugger bereikt worden. Bovendien wordt concurrentie tussen de verschillende deelsystemen vermeden.

Let wel, integratie vereist een (kwaliteits-)zorgsysteem dat integreerbaar is. Ook deskundige kennis over hoe en waar integratie voor de volle 100% mogelijk is en over hoe en waar afzonderlijke afspraken moeten blijven bestaan, is noodzakelijk.

Ook bij het auditeren zorgt een geïntegreerd managementsysteem voor verhoging van de doeltreffendheid. Gecombineerde interne systeemaudits door de eigen medewerkers worden beter omdat het volledige proces in al zijn deelaspecten tegelijkertijd bekeken wordt. Hierdoor kan beter gezocht worden naar verbeteringspotentieel. De auditresultaten worden bovendien op een uniforme wijze gerapporteerd naar de proceseigenaars.

Door het uitvoeren van een gecombineerde certificatieaudit worden tegenstrijdige uitspraken van verschillende auditoren over gemeenschappelijke processen vermeden (b.v. directiebeoordeling). Gecombineerde audits kunnen sneller gebeuren en dus ook goedkoper uitvallen.

ir. Francis MAÑAS is van opleiding Burgerlijk Ingenieur. Naast een Master of Business Administration (KUL) studeerde hij nog tal van andere cursussen, onder meer aan de Vlerick Leuven Gent Management School, de RUG en Amelior. Als Senior Managementconsultant bij Amelior is hij heel sterk begaan met het verbeteren van de werking van organisaties waarbij strategie, (sleutel)processen, indicatoren en kennismanagement centraal staan. Daarnaast begeleidde hij oa. diverse overheidsorganisaties bij een CAF zelfevaluatie.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...