ISO 14001 in innovatieve groeibedrijven Alfacam en Euro1080

augustus 2006

De zusterbedrijven Alfacam en Euro1080 ontdekten bij de gang naar ISO 14001 de voordelen van een managementsysteem voor een onderneming in volle expansie.

Alfacam is leverancier van televisiediensten en -faciliteiten. Het bedrijf beschikt over hoogtechnologisch audiovisueel materiaal en over televisiewagens, waarmee op locatie grote evenementen als concerten en sportwedstrijden kunnen worden opgenomen. In veel gevallen is het de klant die daarvoor de nodige cameramensen levert, maar Alfacam kan die desgevraagd ook ter beschikking stellen. Het bedrijf geniet blijkbaar een uitstekende internationale reputatie: het verzorgde de beelden voor de Olympische Spelen van Athene en de Winterspelen van Torino. Voor het recente WK voetbal leverde Alfacam heel wat materiaal en verzorgde voor bepaalde klanten ook specifieke opdrachten, zoals het doorstralen van de beelden naar Japan.
Het tweede bedrijf, Euro1080, is een mediabedrijf dat in Europa een pioniersrol vervult inzake hogedefinitietelevisie. Zoals bekend zal het nieuwe HDTV-formaat op termijn het bestaande vervangen, maar voor die hogere beeldkwaliteit (met een resolutie die tot vijf keer hoger ligt dan de huidige) moeten zowel programma's, infrastructuur en TV's zelf op HDTV afgestemd zijn. Euro1080 is sedert januari 2004 in de ether en momenteel worden reeds 3 kanalen van Euro1080 via drie satellieten en meer dan 35 kabelmaatschappijen verdeeld over heel Europa. De programmathema's situeren zich rond sport (Euro1080 zond o.a. het WK voetbal en Wimbledon uit in HDTV), muziek, natuurdocumentaires, reisreportages en lifestyle. Binnenkort worden elf Europese cultuurkanalen opgestart.
In de twee bedrijven werken 65 mensen. De geschatte omzet van beide bedrijven samen bedraagt in 2006 zowat 30 miljoen euro.

Tegen 2007 wil men de scope van het ISO 14001-certificaat uitbreiden tot de activiteiten buitenshuis.

Aanleiding: hogere subsidies

De bedrijven verhuisden in 2006 naar een nieuwbouw in Lint, het zogenaamde Eurocam Media Center. Kristin Spiessens, communicatieverantwoordelijke en ISO 14001-systeembeheerder: "Van de overheid konden we hogere subsidies voor het gebouw krijgen als we een milieucertificaat ISO 14001 haalden. Dat element heeft ons over die mogelijkheid doen nadenken. En hoe meer je nadenkt, hoe meer je ook de voordelen ziet. Ook al hebben de activiteiten van Alfacam en Euro1080 niet bepaald een hoge milieu-impact. Bovendien is het zo dat elk ISO-model een vorm van structuur binnenbrengt en een aantal processen stroomlijnt. Een aantal daarvan hebben met veiligheid te maken. En dat is voor ons een belangrijk gegeven."
Alfacam en Euro1080 hadden geen ervaring met managementsystemen toen de gang naar ISO 14001 werd ingezet. "We waren immers een klein bedrijf, dat op korte termijn heel snel is gegroeid. De aandacht voor structurering is dan ook recent, met bijvoorbeeld de invoering van een geïntegreerd softwarepakket voor de projectplanning, en dus ook ISO 14001," aldus Philippe Van Echelpoel, overall technical manager en ISO14001 projectleider. "Nu is het wel zo dat ISO 14001 overlappingen vertoont met de wetgeving en met een aantal eisen van de verzekering. Aan die eisen hadden we al voldaan, of we waren er mee bezig. ISO was dan ook een verdere verfijning, die zeker naar de medewerkers toe heel belangrijk was. De mensen zien bijvoorbeeld wel een brandhaspel hangen, een wettelijk verplichte infrastructurele maatregel, maar als daar via de invoering van ISO een noodnummer bijkomt, wordt het geheel veel gebruiksvriendelijker. Als er vroeger olie werd gemorst nam men een vod, kuiste de olie op en gooide de vod in een vuilnisbak. Nu doet men wat geafficheerd is: de spill kit nemen, korrels opstrooien, korrels verzamelen en bij klein gevaarlijk afval zetten. Een belangrijk punt bij ISO is dat alles veel duidelijker wordt gemaakt via formulieren, richtlijnen, sensibilisering enz."

Complexe wetgeving

Bij de bouw zelf, toen er nog moest worden begonnen met ISO 14001, was overigens al met milieu rekening gehouden. Zo wordt een deel van het dakwater gebruikt om de vijver te vullen, zijn er spaarknoppen geplaatst voor het waterverbruik, zijn er milieuvriendelijke reguleringssystemen voorzien voor warmte en licht.
Voor de begeleiding naar ISO 14001 werd beroep gedaan op Amelior. "Zonder hun inbreng zou het halen van het certificaat veeleer een martelgang zijn geweest," stelt Kristin Spiessens. "Zo had ik de norm wel gelezen, maar ik durf niet zeggen dat ik daarna doorhad wat voor ons de juiste consequenties waren."
"Het eerste punt waar Amelior onze aandacht op vestigde, was het feit dat de milieuvergunning nog niet in orde was. We waren daar wel volop mee bezig, maar de milieuwetgeving is zo complex, dat we die input van Amelior op het vlak van conformiteit met de wetgeving echt wel nodig hadden …", glimlacht Philippe Van Echelpoel.
"Gezien de relatief geringe milieu-impact van onze activiteiten beschikken wij niet over iemand die zich voltijds met milieu bezighoudt. Dankzij de expertise van Amelior inzake milieuwetgeving zijn we erin geslaagd op korte termijn onze milieuvergunning binnen te halen." aldus Kristin Spiessens. "Ook de informatie en de hulp die Amelior aanreikte op het vlak van formulieren en procedures was van onschatbare waarde. In plaats van van nul te moeten beginnen krijg je voorbeelden, een raamwerk dat je dan op maat van je eigen specifieke situatie kunt invullen. Daardoor hebben we het ISO 14001-traject in zo'n korte tijdspanne kunnen doorlopen."


ISO 9001?

Een belangrijk aspect van ISO 14001 is de milieuaspectenanalyse: van alle activiteiten moet een risico-analyse worden gemaakt over de impact ervan op vlakken als afval, brandgevaar, reuk, emissie, lawaai enz. "Zonder Amelior zouden we dat wellicht met een paar lijntjes hebben afgehandeld," stelt Kristin Spiessens. Maar zij hebben ons geleerd op welke manier en hoe diepgaand je die analyses moet aanpakken. Doordat de milieuaspectenanalyse je verplicht je activiteiten op te splitsen breng je in feite je bedrijf ook volledig in kaart. Wat op zich ook een leuke oefening is. De voordelen van ISO 14001 hebben bij ons trouwens de appetijt gewekt om voor ISO 9001 te gaan. In een innovatie- en groeibedrijf zoals het onze zijn de processen en procedures niet altijd goed beschreven, een ISO 9001-project zal hier zeker vruchten afwerpen."

Verbeteren en besparen

ISO 14001 heeft uiteraard tot concrete verbeteringen geleid. Op het terrein gebruikt Alfacam steeds nieuwe batterijen voor het audiovisuele materiaal, want men kan het zich uiteraard niet veroorloven om halverwege een opname stil te vallen. Maar na de opnames zijn de batterijen niet volledig leeg: ze worden nu gebruikt om apparatuur te testen. Een andere verbetering betreft de inventarisatie, het centraal beheer en de omgang met verven, solventen, oliën enz.
Significante aspecten als afval en elektriciteitsverbruik worden sedert kort gemeten en opgevolgd, wat verdere verbeteringsmogelijkheden biedt. "Daar maken we tegen het eind van dit jaar zeker werk van, van zodra we over voldoende cijfermateriaal beschikken," aldus Kristin Spiessens.
Momenteel is de scope van het ISO 14001-certificaat nog beperkt tot de bedrijfssite, tegen 2007 wil men ook de activiteiten van Alfacam buitenshuis (televisiewagens…) gecertificeerd zien.

Communicatie zorgt voor bewustzijn

De invoering van een managementsysteem vergt veel interne communicatie. Bij Alfacam en Euro1080 werd rond ISO 14001 een intranet opgebouwd, het milieuportaal. Enerzijds kunnen daar alle documenten, procedures en formulieren op een overzichtelijke manier worden opgevraagd en onderhouden, anderzijds biedt het ook de mogelijkheid om allerlei zaken te melden, zelfs al hebben die niet meteen met ISO te maken. Daarnaast werden een aantal informatiesessies georganiseerd, voor het voltallige personeel, maar ook voor aparte groepjes van medewerkers. Bijvoorbeeld mensen die in aankoop werken, mensen die met gevaarlijke stoffen in aanraking komen enz. Die aanpak bood het voordeel dat men meer gerichte informatie kon geven. Via het milieuportaal en mail wordt iedereen op de hoogte gehouden van het verloop van het ISO-parcours en worden aandachtspunten gesignaleerd. "Die officiële communicatie heeft ervoor gezorgd dat de medewerkers er onder elkaar informeel ook over praatten," aldus Kristin Spiessens. "En dat is het beste bewijs dat milieubewustzijn leeft. Dat blijkt ook uit het feit dat het milieuportaal daadwerkelijk en in toenemende mate wordt gebruikt door de medewerkers"