Nieuwe ISO 14001: knelpunten en interpretatieverschillen

december 2005

De ISO 14001:2004 veroorzaakte geen revolutie zoals de ISO 9001 in 2000 deed. We overlopen even de knelpunten en interpretaties en brengen u praktijkervaringen met de implementatie en certificatie van de nieuwe versie.

Uiteraard moet men het toepassingsgebied van het milieumanagementsysteem definiëren en documenteren. Het komt immers op het certificaat terecht. Toch blijkt in de praktijk de afbakening van het toepassingsgebied en dan meer bepaald wat er in het toepassingsgebied behoort te staan, niet altijd duidelijk. Het toepassingsgebied wordt gedefinieerd als het vastleggen van de activiteiten, producten of diensten waarop het milieumanagementsysteem van toepassing is.

Bij een interpretatievraag aan de Technische Commissie 207 werd het toepassingsgebied veel ruimer gedefinieerd:

  1. De ligging van de bedrijfssite;
  2. Eigen activiteiten die zich afspelen buiten de bedrijfssite;
  3. Activiteiten uitgevoerd door contractors;
  4. Producten en diensten voorzien door leveranciers;
  5. Milieuaspecten verbonden met productgebruik en de afvalfase van een product

Een andere vraag ging over het feit of het adres van een organisatie deel uitmaakt van het toepassingsgebied. Hierop werd geantwoord dat het adres geen onderdeel is van het toepassingsgebied maar dat het wel duidelijk moet vastgelegd zijn in de systeemdocumentatie, gezien het vermeld wordt op het certificaat.

De Nederlandse Stichting Coördinatie Certificatie Milieu- en arbomanagementsystemen (SCCM) omschrijft dan weer het toepassingsgebied als volgt :

  • “- De naam en vestigingsplaats van de organisatorische eenheid die gecertificeerd wordt.
  • - De naam en vestigingsplaats van eventuele nevenvestigingen.
  • - Een korte omschrijving van de activiteiten, producten en/of diensten van de organisatorische eenheid.”

In Annex A (het informatieve gedeelte) van ISO 14001 staat hierover nog het volgende : “Als het toepassingsgebied eenmaal is gedefinieerd, moeten alle activiteiten, producten en diensten van de organisatie die binnen het desbetreffende toepassingsgebied vallen, worden opgenomen in het milieumanagementsysteem. Bij het bepalen van het toepassingsgebied behoort te worden opgemerkt dat de geloofwaardigheid van het milieumanagementsysteem zal afhangen van de keuze van de organisatorische grenzen. Als een deel van een organisatie wordt uitgesloten van het toepassingsgebied van het milieumanagementsysteem, behoort de organisatie de uitsluiting te kunnen uitleggen.” Op deze wijze wil men vermijden dat organisaties enkel de makkelijk te beheersen activiteiten uit hun organisatie plukken en zo snel met een certificaat naar buiten kunnen komen, een certificaat dat dan de lading allesbehalve dekt.

In de transitiechecklists vinden we bij de meeste certificatie-instellingen een expliciete vraag terug naar het vastleggen van het toepassingsgebied, bijvoorbeeld in het milieuhandboek. In bepaalde gevallen verwacht men vanuit de certificatie-instelling dat het toepassingsgebied zeer uitgebreid wordt omschreven. Ook activiteiten (met daaraan gekoppelde milieuaspecten) die men kan beïnvloeden, verwacht men soms in het toepassingsgebied. In een aantal gevallen gaat men ook na of het toepassingsgebied mee opgenomen is in het milieubeleid.

Milieuaspecten

M.b.t. § 4.3.1 over de milieuaspecten stelde zich in het herzieningsproces de vraag welke milieuaspecten moeten beheerst en verbeterd worden in het milieumanagementsysteem. Vraag is of het toepassingsgebied van het milieumanagementsysteem zich kan beperken tot de milieuaspecten in de eigen organisatie (‘de milieuaspecten […] die zij kan beheersen'), zonder zich te bekommeren om de milieuaspecten die zich bvb. voordoen in de gebruiks- of afvalfase van het product (‘de milieuaspecten […] welke zij kan beïnvloeden'). Daar waar vroeger discussie kon bestaan, is er nu een duidelijk antwoord: als je als organisatie invloed hebt op de milieuaspecten, dan moeten ze even goed beheerst en verbeterd worden in het milieumanagementsysteem. Voor alle duidelijkheid : deze interpretatie werd in ons land doorgaans ook al gehanteerd. Toch blijkt dat de certificatie-instellingen hier op vandaag meer aandacht aan schenken en grondig nagaan of de indirecte milieuaspecten opgenomen zijn in de analyse. Bijvoorbeeld deze met betrekking tot de werkzaamheden van contractors en deze met betrekking tot de producten.

Wettelijke en andere eisen

Een van de grootste veranderingen in de nieuwe versie is het toegenomen belang van de wettelijke en ook andere relevante eisen die de organisatie onderschreven heeft. De invloed ervan op het milieumanagementsysteem is nu op hetzelfde niveau getild als deze van de significante milieuaspecten (o.a. impact op doelstellingen, milieuaspecten, directiebeoordeling). Daarenboven is ook de periodieke controle op de naleving ervan essentieel. Deze elementen hebben niet direct noemenswaardige impact op de gang van zaken in Vlaanderen. De identificatie van de wettelijke en andere eisen en hun impact op het systeem werden al langer vastgelegd in al dan niet gedetailleerde wetgevingsregisters. Het periodiek controleren op de naleving is dan weer iets wat hier al gebeurde bij de periodieke rondgang van de milieucoördinator. Alleen dienen hierbij ook die andere dan wettelijke eisen te worden opgenomen.

Meer discussie is er ontstaan over het zinsdeel in § 4.3.2 nl. : “De organisatie moet (een) procedure(s) vaststellen, implementeren en bijhouden om vast te stellen hoe deze eisen van toepassing zijn op haar milieuaspecten.“

Interpretaties gaande van ‘er moet niets extra gebeuren ten opzichte van vroeger' tot ‘er moet nu een expliciete link gelegd worden tussen de milieuaspecten en de daarmee verbonden milieuwetgeving' komen voor. Een overzicht :

1) In Annex A van ISO 14001 staan de volgende twee toelichtingen :

- “Omdat een organisatie veel milieuaspecten en daarmee samenhangende milieueffecten kan hebben, behoort zij criteria en een methode vast te stellen om te bepalen welke aspecten zij als belangrijk beschouwt. …. De gebruikte methode behoort echter consistente resultaten op te leveren en de vaststelling en toepassing van beoordelingscriteria te bevatten, zoals criteria met betrekking tot milieuzaken, wet- en regelgevingsaspecten ….”

- “Het bepalen hoe wettelijke en andere eisen van toepassing zijn op de milieuaspecten van een organisatie is meestal onderdeel van het identificeren van deze eisen. Het hoeft daarom niet nodig te zijn om hiervoor een aparte of aanvullende procedure in te voeren.”

Ook in ISO 14004 is er een gelijkaardige toelichting terug te vinden.

2) Aan ISO/TC 207 werd de vraag gesteld, welk bewijs een organisatie dient voor te leggen om aan te tonen dat het de invloed van de wettelijke en andere eisen op de milieuaspecten heeft bekeken.

Het antwoord luidde: “Een lijst kan hiervan voldoende bewijs zijn, zolang deze up to date gehouden wordt. . Voor wat het detailniveau betreft : als de lijst de titel en misschien een korte samenvatting bevat, zou dit moeten volstaan. Zolang de details van de wetgeving maar elders raadpleegbaar zijn.”

3) Een gelijkaardige vraag werd gesteld op de auditordagen van SCCM in Nederland nl. : “Moet een bedrijf per milieuaspect een overzicht hebben van de eisen van wet- en regelgeving die van toepassing zijn?” De discussie die daarop volgde werd als volgt samengevat : “Het bedrijf moet de wettelijke eisen kennen en naleven. Hierbij moet duidelijk zijn hoe de eisen van toepassing zijn op de milieuaspecten van de organisatie. De meeste bedrijven zullen een overzicht van wettelijke en andere eisen maken, maar dit is niet verplicht. Er wordt in de norm niet aangegeven op welke wijze de wettelijke eisen geïdentificeerd moeten worden. De wettelijke eisen kunnen per milieuaspect geïdentificeerd worden maar bijvoorbeeld ook per proces.”

4) Bij de certificatie-instellingen in Vlaanderen blijkt er over dit punt allesbehalve overeenstemming te bestaan. Zolang het bedrijf beschikt over een wetgevingsregister dat voldoende gedetailleerd is, stelt er zich geen probleem voor een aantal certificatie-instellingen en dient een bedrijf dus niets extra te voorzien. Eén certificatie-instelling vraagt expliciet naar een aparte procedure om te bepalen wat het verband is tussen wettelijke en andere eisen en de milieuaspecten en vraagt dus ook een duidelijke en rechtstreekse link tussen beide. Voor een andere certificatie-instelling volstaat het dan weer om de wettelijke en andere eisen mee te nemen als criterium bij de beoordeling van de milieuaspecten (zonder deze eisen expliciet te vermelden).

Uit al deze informatiebronnen blijkt duidelijk dat er nog geen consensus bestaat. Dat de wettelijke en andere eisen als randinformatie moeten worden gebruikt bij de milieuaspectenanalyse is eigenlijk evident. Deze hierbij expliciet als criterium gebruiken is dat niet. Bijvoorbeeld nagaan of er voldaan wordt aan de wetgeving of niet is een slecht criterium, gezien er eigenlijk steeds moet worden voldaan aan de wetgeving. Nagaan in welke mate van detail een milieuaspect is opgenomen in de wetgeving en daar een score opplakken, vraagt enorm veel opzoekingswerk en zorgt er ook voor dat de milieuaspectenanalyse minder toegankelijk wordt voor andere betrokkenen in het bedrijf dan de milieuspecialist ter zake. Met onze sterk gedetailleerde milieuwetgeving in Vlaanderen is dit bovendien geen goede filter.

De wetgeving volledig in detail gaan oplijsten per milieuaspect of er een link naar leggen vraagt ook enorm veel werk,waarvan de meerwaarde in vraag kan worden gesteld. Een tussenoplossing zou kunnen zijn om een link te leggen tussen de generieke keuzelijst van de te beschouwen milieuaspecten en de wetgeving/het wetgevingsregister. Een organisatie zou ook niets kunnen doen zoals trouwens ook in bepaalde commentaren gesuggereerd wordt. Zeker in Vlaanderen met onze uitgebreide milieuwetgeving kan een wetgevingsregister al volstaan. De wetgeving is immers van toepassing op de activiteiten van een bedrijf. En de milieuaspecten zijn gelinkt aan deze activiteiten. Op deze manier is er in elk geval al een onrechtstreekse link aanwezig.

Communicatie

Het is nog steeds niet verplicht om extern te communiceren (bvb. met een vrijwillig milieujaarverslag), maar ‘als tot communicatie wordt besloten, moet de organisatie (een) methode(n) voor deze externe communicatie vaststellen en implementeren'.

Heel wat organisaties besluiten hieruit dat als ze documenteren dat ze niet actief extern willen communiceren, dit kan volstaan. Maar in Annex A van ISO 14001 vinden we het volgende terug : “Bij het overwegen van externe communicatie over milieuaspecten behoren organisaties rekening te houden met de gezichtspunten en informatiebehoeften van alle belanghebbenden. Als de organisatie besluit tot externe communicatie over haar milieuaspecten kan de organisatie hiervoor een procedure vaststellen. Deze procedure kan aan verandering onderhevig zijn, afhankelijk van verschillende factoren waaronder het type informatie dat moet worden overgebracht, de doelgroep en de specifieke omstandigheden van de organisatie. Methoden voor externe communicatie kunnen zijn jaarverslagen, nieuwsbrieven, internetsites en buurtbijeenkomsten”

Ook op de auditordagen van SCCM kwam dit thema aan bod. Hierin werd ondermeer gesteld dat een organisatie het besluit om al dan niet actief extern te communiceren ook dient te onderbouwen en te motiveren. Dit beperkt uiteraard een stuk de beslissingsvrijheid en zorgt er eigenlijk voor dat een organisatie de externe communicatie niet zomaar kan beperken tot de verplichte overheidscommunicatie, noodcommunicatie en reageren op milieuklachten en –vragen (vb. als hinderbedrijf in de buurt van een woonzone). Aan de andere kant is het logisch dat overgaan tot meer actieve externe communicatie ook deel uitmaakt van het continu verbeterproces. Een bedrijf moet immers eerst beschikken over voldoende data om over te communiceren en uiteraard moeten de interne realisaties op milieuvlak al voldoende ver gevorderd zijn. (Meer informatie over de te gebruiken methodes : ISO 14004 en de ISO/DIS 14063).

Namens de organisatie?

De woorden ‘Alle personen die namens de organisatie werkzaam zijn' zijn verschenen in verschillende paragrafen van de nieuwe versie.

Wat verstaat men zoal onder deze term.

  • In Annex A van ISO 14001: “Het milieubeleid behoort bekend te worden gemaakt aan alle personen die voor of namens de organisatie werkzaam zijn, met inbegrip van aannemers van werk die bij een onderdeel van de organisatie werkzaam zijn. “
  • In opmerking 1 in ISO 14004 : “Tot alle personen die voor of namens een organisatie werkzaam zijn, behoren de medewerkers, aannemers van werk en voorzover van toepassing andere betrokken partijen.”
  • Als antwoord op een vraag aan ISO/TC 207 : “Hiertoe behoren ondermeer zakelijke partners, tijdelijk personeel, personeel tewerk gesteld door interimkantoren voor de organisatie. Ook bepaalde contractors en leveranciers  kunnen hieronder vallen, alhoewel dit minder waarschijnlijk is in vele gevallen. “
  • Een enigszins ander antwoord op dezelfde vraag aan ISO/TC 207: “Ik suggereer, misschien simplistisch, dat gebruikers al diegenen moeten beschouwen die in hun opdracht werken. Deze omvatten het eigen personeel, contractors, tijdelijke medewerkers, partners. Het echte doel hier is om te garanderen dat zij weten wat er zoal gebeurt met betrekking tot het milieumanagementsysteem en beschikken over de noodzakelijke kennis, vaardigheden en competenties om hun job te doen.”

De term lijkt niet altijd even duidelijk afgebakend, maar tijdelijke medewerkers, contractors en bepaalde belangrijke leveranciers (blijft vaag) waar men voldoende impact op heeft/kan hebben, horen er in elk geval onder thuis. Waar heeft deze term dan verder invloed op ?

In eerste instantie is er het milieubeleid (§ 4.2). Dit dient te worden kenbaar gemaakt aan alle  personen die voor of namens de organisatie werkzaam zijn. Dus alle hoger vermelde doelgroepen moeten eigenlijk geïnformeerd worden over het milieubeleid. In Annex A vinden we overigens nog het volgende : “De communicatie met aannemers van werk kan in een andere vorm plaatsvinden dan de beleidsverklaring zelf, zoals in de vorm van regels, richtlijnen en procedures, en hoeft dan alleen de relevante gedeelten van het beleid te bevatten.”

In tweede instantie wordt er verondersteld dat ook de milieuaspecten van bv. werkzaamheden uitgevoerd door contractors, tijdelijk personeel,… worden bepaald. Want dit zijn milieuaspecten die de organisatie kunnen beïnvloeden. (§ 4.3.1)

In derde instantie gaat het over opleiding, competentie en bewustzijn (§4.4.2). Alleen hier bouwt men een filter in nl. : “De organisatie moet bewerkstelligen dat eenieder die voor of namens de organisatie taken uitvoert, die door de organisatie geïdentificeerde belangrijke milieueffecten kunnen veroorzaken, bekwaam is op basis van geschikte opleiding, training of ervaring en moet de daarbij behorende registraties bewaren.” Dus logischerwijze moeten enkel die contractors worden meegenomen waarvan de werkzaamheden significante milieuaspecten met zich meebrengen. Hier is er trouwens een onlosmakelijk verband met iets wat al in de vroegere versie stond in § 4.4.6 nl. ‘het bekend maken van de voor hen van toepassing zijnde procedures en eisen aan leveranciers, met inbegrip van aannemers van werk.'. Concreet wil dit alles zeggen dat de geselecteerde contractors moeten worden geïnformeerd over de geldende milieuafspraken, dat zij hun eigen personeel voldoende moeten opleiden om het werk met zorg voor het milieu uit te voeren en dat het personeel van deze contractors, dat uiteindelijk ter plaatse komt, moet opgeleid worden over deze milieuafspraken en dit ook dient te worden geregistreerd (door de eigen organisatie of deze van de contractor). In de praktijk is dit best te combineren met de klassieke bezoekersregistratie waarbij voor contractors een korte toelichting wordt gegeven. In de wereld van de preventie is dit trouwens al een gekend gegeven. In Annex A vindt men hierover tot slot nog het volgende : “De organisatie behoort te eisen dat aannemers van werk die namens haar werkzaam zijn, kunnen aantonen dat hun medewerkers beschikken over de vereiste bekwaamheid en/of de geschikte training hebben gehad.” Ook in ISO 14004 vindt men hierover nog verdere toelichtingen.

In dit verband gaan de meeste certificatie-instellingen na of het milieubeleid ook naar andere partijen zoals contractors en tijdelijke personeel wordt gecommuniceerd. Verder gaan ze ook na of de milieuaspecten van dergelijke partijen werden meegenomen in de analyse. En tot slot wensen ze ook evidentie te zien van het feit dat dergelijke partijen voldoende competent en opgeleid zijn om hun job uit te voeren. Ofwel ligt de bewijslast hiervoor bij de organisatie ,ofwel bij de derde partij, ofwel bij allebei. Sommige certificatie-instellingen gaan zover dat organisaties steekproefsgewijs zouden moeten nagaan of het personeel van een contractor voldoende opgeleid is/competent is. Het is dan aan de contractor om dit via registraties aan de organisatie te bewijzen.

Dit artikel werd geschreven in opdracht van Amelior.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...