RVA werkt aan managementcompetenties

oktober 2009

Via het strategisch project ‘Traject Management' wil de RVA de managementvaardigheden van huidige en toekomstige leidinggevenden aanscherpen. Amelior verzorgt verschillende modules van het leertraject.

“Twee keer per jaar hebben we een strategisch seminarie waar de strategische projecten worden bepaald. Momenteel lopen er drieëntwintig. En bij elk project hoort een opleidingsluik,” aldus opleidingsdirecteur Micheline Leboeuf van de RVA. Een van die projecten is ‘TRAM', wat staat voor traject management en gericht is op directeurs en diensthoofden. Daarmee wil de RVA de opvolging en continuïteit van de leidinggevende functies waarborgen. “Want aan onze leeftijdspiramide kunnen we zien dat er tussen nu en tien jaar een belangrijke uitstroom van leidinggevenden zal zijn. We moeten er dus voor zorgen dat we de kwaliteit van onze werking kunnen blijven waarborgen en dat de kennis behouden blijft van alle technieken die we gebruiken, zoals jaaractieplannen, risicomanagement enz. Met het TRAM-project willen we ook de managementcompetenties van de huidige en toekomstige leidinggevenden ontwikkelen en de coherentie en de kwaliteit van het management versterken.”

Vier pijlers

Er zijn drie ‘TRAMs' gepland. Momenteel loopt TRAM 1, dat vooral gericht is op het verwerven van managementcompetenties. Het traject is verplicht voor diensthoofden met één tot vijf jaar ervaring en facultatief voor stafmedewerkers (niveau A) die een leidinggevende functie ambiëren. Docenten van Amelior geven daarin trainingen rond tijdsbeheer, communiceren als diensthoofd, vergadertechnieken, stressbeheersing en management van processen.
TRAM 2 zal gericht zijn op het verhogen van de managementcompetenties, TRAM 3 moet een doorgedreven managementopleiding worden voor mensen die een grotere entiteit moeten leiden. Voor de twee taalgroepen samen zijn een kleine honderd RVA/ONEM-medewerkers op TRAM 1 gestapt.
Elk traject is opgebouwd rond vier pijlers: zelfmanagement (inzicht in de eigen leiderschap- en communicatiestijl, persoonlijke effectiviteit …), resultaatmanagement (missie, strategie, beheersinstrumenten …), people management (coaching, teambuilding, vergadertechnieken …) en kennis van de RVA-omgeving (socio-economisch).
Micheline Leboeuf: “We hebben samen met de mensen op het terrein eerst een inventaris gemaakt van alle competenties, waarbij we natuurlijk ook het competentiewoordenboek van de federale overheid hebben gebruikt. Voor elke module hebben we opleidingsfiches opgesteld en vervolgens lesgevers gezocht. Voor alles wat eigen is aan de RVA zijn dat onze eigen mensen, voor de andere zaken hebben we externen gezocht.”

Testcursus

Dat gebeurde uiteraard via een openbare aanbesteding. “Maar we hebben zeer veel aandacht besteed aan de evaluatie van de lastenboeken. En wat voor vele kandidaten nieuw was: we wilden elke lesgever aan het werk zien, we hebben iedereen een soort ‘testcursus' laten geven. Zo konden we zien hoe hij of zij voor de groep stond, of de materie boeiend werd gebracht, hoe de omgang met moeilijke deelnemers verliep. En we konden ook nagaan hoe vertrouwd hij of zij was met het openbaar ambt. Wat onder meer belangrijk is bij het geven van voorbeelden. Elke uiteindelijk gekozen lesgever moest ook een dag kennis maken met de werkplek, dus een werkloosheidsbureau.”
Een dergelijk leertraject vergt engagement: zowel van de deelnemers, als van de directe chefs die de nodige tijd ter beschikking moeten stellen en de mogelijkheid moeten bieden om het geleerde in de praktijk te brengen. Ook de top moet dat engagement laten blijken. “De eerste module, missie en strategie, is dan ook gegeven door de administrateurs-generaal.”
Voor de start van de opleiding werden alle slides samen met de lesgever overlopen, waarbij vooral gelet werd op de eenvormigheid tussen de verschillende modules. “Bepaalde zaken zouden in meerdere modules aan bod kunnen komen. We moesten dus zien dat hetzelfde geen twee keer werd gezegd. Of erger: twee keer op een verschillende manier,” licht Micheline Leboeuf toe.
Op het vlak van de aangewende methodieken stelde de RVA duidelijke eisen: er moest gewerkt worden met oefeningen, met rollenspelen en vragenlijsten. De deelnemers moesten ook feedback krijgen over hun manier van functioneren. Micheline Leboeuf: “We wilden absoluut vermijden dat iemand zeven uur theorie stond te verkondigen zonder interactie met de deelnemers. Let wel, we bepaalden niet welke oefeningen of vragenlijsten de docenten moesten gebruiken. Wij hebben immers niet de expertise van een Amelior-docent op bijvoorbeeld het vlak van tijdsbeheer.” Uiteraard worden de opleidingen ook geëvalueerd. De deelnemers moeten noteren wat ze goed en minder goed vinden. De opleidingsfiches bevatten bovendien transferindicatoren, waarmee de directeurs kunnen nagaan of de cursisten het geleerde effectief toepassen. Micheline Leboeuf: “Evaluatie van opleidingen is en blijft een van de moeilijkste en tijdrovende zaken die er zijn. Maar door bij aanvang van het traject nauwkeurig te bepalen wat het probleem is en waar je naar toe wilt, leg je toch een degelijke basis.”

Een opleidingstraditie

Het opleidingscentrum van de RVA is ontstaan in 1982, onder meer vanuit de behoefte de medewerkers up-to-date te houden met de steeds veranderende en steeds complexer wordende wetgeving. Ook het ondersteunen van de medewerkers in de uitbouw van hun carrière via het bijbrengen van de nodige managementcompetenties was een motief om het opleidingscentrum op te starten. Onthaal van nieuwe medewerkers en opleidingen werkloosheidsreglementering waren de eerste initiatieven van het centrum. “Die expertise kun je niet van buitenaf halen, dus daarvoor gebruiken we interne lesgevers. Dat zijn vrijwilligers die expert zijn in hun materie en beschikken over de nodige pedagogische vaardigheden.Ook de opleidingen informatica - voor onze core business hebben we bijvoorbeeld meer en meer geïnformatiseerde procedures - verzorgen we intern,” aldus Micheline Leboeuf. “Les kunnen en mogen geven motiveert trouwens onze mensen: ze worden expert in een materie, worden meer gevraagd voor projecten en voelen meer erkenning.” Het belang van goed opgeleide medewerkers staat vermeld in de missie van de RVA. De twee administrateurs-generaal, die onlangs met pensioen gingen, waren trouwens echte trekkers van het opleidingsgebeuren. “En als zij aangaven dat er bijvoorbeeld rond kwaliteit moest worden gewerkt, was de boodschap natuurlijk duidelijk. Tot een vijftal jaar geleden rapporteerden we trouwens als stafdienst rechtstreeks aan hen, wat illustreert welk belang zij aan vorming hechtten.”
Voor het bepalen van de opleidingsbehoeften gebruikt de RVA verschillende inputs, waaronder verbetervoorstellen van de basis en het dagelijks beheer en het veranderingsbeheer. Micheline Leboeuf: “Verder hebben we alle ontwikkelingsdoelstellingen van onze medewerkers verzameld en ook daaruit kunnen we distilleren wat de competentienoden zullen zijn. Maar de belangrijkste input is en blijven natuurlijk de opdrachten die we van de overheid krijgen.”