Twee wegen naar betere eerstelijns leidinggevenden

maart 2015

Uit gesprekken met onze klanten blijkt dat zo'n 90 percent van hen problemen heeft met de effectiviteit van het leidinggeven op de werkvloer. Wij reiken u twee pistes aan om die effeciviteit te verhogen. Beide zijn gebaseerd op de aloude wijsheid van Confucius: “Ik hoor en ik vergeet, ik zie en ik weet, ik doe en ik onthoud.”

Alle organisaties streven er naar om de kennis en werklust van beloftevolle medewerkers binnen het bedrijf te houden. Een arbeider wordt meestergast, een meestergast wordt afdelingsverantwoordelijke, een bediende wordt middenkader… In dat geval en ook bij aanwerving van nieuwe medewerkers wordt een opleidingsprogramma voorzien, waarbij de persoon in kwestie een aantal opleidingen volgt over de functiegebonden technische expertise, en in het beste geval ook over vaardigheden zoals communicatie en leidinggeven.
Maar ook in bedrijven die de nood inzien van het aanbieden van een opleiding ‘soft skills' aan de eerstelijns leidinggevenden blijkt vooral het toepassen ervan in de praktijk het grootste struikelblok. Volgens onderzoek gepresenteerd door de ASTD (Association for Talent Development, 2012) heeft meer dan 80% van de deelnemers moeite met die toepassing op de werkvloer. Onder meer omdat het geleerde – hoe interessant en boeiend ook – 's anderendaags ondergesneeuwd raakt in de dagdagelijkse realiteit van telefoontjes, meetings en brandjes blussen.

Competentiegerichte leertrajecten

Uit onze ervaringen zien we twee pistes om kennis en gedrag van eerstelijnsmanagers diepgaand en duurzaam te beïnvloeden. De eerste manier is om een sterk uitgewerkt opleidings- en begeleidingstraject te bouwen rond de leidinggevende competenties en vaardigheden van de doelgroep. Amelior ontwikkelde hiervoor de methodiek van de competentiegerichte leertrajecten:

  • Een training begint bij de probleemstelling: wat is de “vraag achter de vraag”? We focussen niet op symptomen, maar op achterliggende doelstellingen; 
  • We werken zoveel mogelijk op maat van het individu. Vanuit een startmeting van de competenties bouwen we een traject voor elke deelnemer;
  • De toepasbaarheid op de werkvloer is belangrijk. We werken tijdens de training met oefeningen, gebaseerd op voorbeelden binnen de eigen organisatie om de herkenbaarheid te verhogen. Tussen de sessies krijgen deelnemers doe-opdrachten
  • We voorzien in individuele coaching om ondersteuning te bieden bij het zelf toepassen van het aangeleerde op de werkvloer. Op die manier worden de deelnemers via pilootprojecten ondersteund om het ‘zelf te doen' en krijgen ze feedback om hun vaardigheid nog te verbeteren. Die coaching kan door een interne coach worden opgenomen of door een Amelior coach; 
  • We zetten in op leren van elkaar. De opleidingssessies wisselen af met intervisiemomenten die toelaten dat deelnemers intern netwerken met hun collega's en ervaringen delen; 
  • Evaluatie en bijsturing: tijdens de opstart wordt het doel van de training vastgesteld, tussenin en op het einde wordt nagegaan of het doel bereikt wordt.

Het toepassen van dit opleidingstraject neemt meer tijd in beslag, maar de impact is veel hoger dankzij de toepasbaarheid op de werkvloer en de daarbij horende coaching.

Een klant getuigt

Klanten die met deze methodiek aan de slag zijn gegaan zijn heel enthousiast over de aanpak en de resultaten. Wouter Robijn van het Nationaal Verbond der Socialistische Mutualiteiten (NVSM) getuigt over het nut van het evalueren van het traject: “Een dergelijk leertraject is toch een belangrijke investering en we wilden weten wat goed en minder goed gelopen was, zodat we aanpassingen konden doorvoeren bij een volgend traject. Want we starten met een nieuwe groep. Aan kandidaat-deelnemers geen gebrek. Het bewustzijn van het nut van het leertraject is zich doorheen de organisatie als een inktvlek aan het verspreiden.” Bij NVSM is men erin geslaagd om het gedrag van de leidinggevenden duurzaam te beïnvloeden, door de geïndividualiseerde aanpak en de mix van opleiding, coaching en intervisie in een doordacht traject. Dit opleidingsproject is dan ook genomineerd voor de Learning & Development Awards 2015.
(Lees hier de uitgebreide getuigenis van het Nationaal Verbond der Socialistische Mutualiteiten).

Integratie van soft en technische skills

De tweede manier om tot succes te komen is het integreren van de leidinggevende vaardigheden in het aanleren van een meer technische skill. Herhaaldelijk vragen bedrijfsleiders en HR managers ons naar training rond onderwerpen als:

  • Praktisch toepassen van kwaliteitstechnieken (5S, probleemoplossend denken)
  • Kwaliteitsgericht denken voor teamleiders
  • Conflict handling voor supervisors
  • Ondersteunen van veranderingsprocessen voor diensthoofden
  • Behaviour based safety
  • BPM voor lijnmanagement

Vaak is de doelgroep het niveau van de eerstelijns leidinggevenden. Deze vragen voor training hebben als gemeenschappelijk punt dat ze niet enkel gericht mogen zijn op het verkrijgen van kennis van technieken en methodes, maar ook op de vaardigheid in het toepassen ervan. En precies dit tweede aspect biedt de kans om de leidinggevende vaardigheden ‘mee te smokkelen' in een training die technieken aanleert die meteen in te zetten zijn op de werkvloer en die meteen ook concrete problemen op de werkvloer (rond kwaliteit, veiligheid, klachten, …) oplost en vermijdt.
Doorheen het inzetten van een nieuwe tastbare techniek (problem solving, 5S, visualiseren van data, toolboxmeetings, veiligheidsgedrag stimuleren, flowcharting, etc) leert de eerstelijnsmanager zijn vaardigheden inzetten en wordt hij ‘als vanzelf' een betere leidinggevende.
Ook hier werken we vanuit de achterliggende problematiek en vinden we coaching belangrijk. Deze coachingfase is zo goed als onontbeerlijk wanneer gewoontes moeten veranderd worden, zoals bij het herinrichten van de werkplaats voor het 5S-systeem of het aanpassen van veiligheidsgedrag (Behaviour Based Safety).
De training wordt zo job-inclusief gemaakt. Als je de job van de deelnemers in de training kan brengen, dan vergroot de impact exponentieel. In een eerder verschenen artikel getuigt Wim De Keyser van Kaasmakerij Passendale: “In eerste instantie zijn de mensen tevreden dat ze iets kunnen bijleren. Iedereen beseft dat het programma dat we met Amelior hebben uitgewerkt toch vrij uniek is. Je kunt altijd en overal wel eens een opleiding gaan volgen, maar hier heb je de onmiddellijke toepassingsmogelijkheid en zien de mensen het resultaat van die opleiding. Daardoor heerste er op dat vlak enthousiasme.”

Coaching op de werkvloer

We kunnen het niet genoeg herhalen: eerstelijns leidinggevenden spelen een enorm belangrijke rol als schakel tussen de werkvloer en het management. De meeste bedrijven worstelen met de uitdaging om zowel de technische competenties als de leiderschapsvaardigheden van deze mensen in balans te brengen.
Klassieke ex-cathedra trainingen rond soft skills blijken soms weinig effectief. Wat beter werkt zijn doorgedreven trajecten. Ofwel focus je op de leiderschapscompetenties en bouw je een individueel traject voor elke deelnemer. Ofwel combineer je het aanleren van onmiddellijk inzetbare technische skills met de leiderschapsvaardigheden, waardoor het effect op de werkvloer meteen zichtbaar wordt. Beide pistes zijn goed en hebben hun resultaat bewezen. In beide gevallen pleiten we voor coaching op de werkvloer om het veranderende gedrag te stimuleren en te verankeren.

Dr. ir. Paul DEVOS is sinds 1993 tewerkgesteld als senior consultant bij Amelior waar hij dagelijks in contact komt met de ISO 9001-, de ISO 17000 - en voedselveiligheidsproblematiek in grote en kleine organisaties. Een rijke bedrijfservaring haalt hij uit zijn voormalige functie als Quality Assurance Manager en consultant voor de ISO 17000-serie, waarbij hij al 25 instellingen succesvol begeleid heeft naar accreditatie. De heer Devos is sedert 24 jaar externe auditor bij Lloyd’s Register.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...