Vrijwilligers moet je verdienen.

januari 2015

De vraag naar vrijwilligers is vandaag al enorm groot en zal in de toekomst nog groeien. Hoe kun je ervoor zorgen dat juist jouw organisatie vrijwilligers aantrekt?

De Olympische Spelen van Londen in 2012 zouden zonder vrijwilligers gewoon niet mogelijk geweest zijn. De ‘games makers' werden ze genoemd. Toenmalig voorzitter van het Internationaal Olympisch Comité, Jacques Rogge, benadrukte in zijn openingsspeech het belang van die volunteers: “from welcoming visitors, to transporting athletes, to helping out behind the scenes in the Technology team to make sure the results get displayed as quickly and accurately as possible.”
Vrijwilligers waren bepalend voor het maken en slagen van de Spelen. Ze waren er graag bij, ze waren trots, ze toonden drang, veerkracht en kracht. Ze werkten vanuit hun ratio en vanuit hun emo, ze volgden en ze namen leiding.

Natuurlijk zullen sommigen stellen dat er toch wel een wezenlijk verschil is tussen de Olympische Spelen en pakweg de gemiddelde Vlaamse socio-culturele organisatie of zorginstelling. De Olympische Spelen is een gekend merk, iets waar iedereen wil bij zijn. Inderdaad, er zijn veel verschillen: qua budget, schaalgrootte, media aandacht, … Het feit dat iedereen er graag bij wil zijn, kan echter ook in jouw organisatie of voorziening. De organisatie van de Spelen heeft vrijwilligers niet alleen taken en verantwoordelijkheden gegeven, ze hebben ze vooral een gezicht gegeven, een plaats, een waardering. En daarvoor hebben ze tonnen engagement teruggekregen. Kortom, er is bewust gewerkt aan het werken met vrijwilligers.

Het belang van waardering

Willen we vandaag succesvol met vrijwilligers werken, dan moeten we bewust aandacht voor hen hebben. Vlaanderen telt heel wat vrijwilligers, 1.200.000 Vlamingen doen op regelmatige basis aan vrijwilligerswerk. Elke week opnieuw wordt er in het Vlaamse landsgedeelte 6.240.000 uur vrijwilligerswerk verricht. Dit is niet alleen lovenswaardig, het is ook beduidend veel. Er is dus een mooi aanbod aan vrijwilligers.
Maar hoe zit het dan met de vraag in Vlaanderen?
24.000 sportclubs , 15.500 afdelingen binnen socio-culturele verenigingen, 6.500 lokale jeugdverenigingen, 7.557 erkende organisaties binnen de welzijnssector, …. Vele lokale organisaties en verenigingen hebben een jarenlange traditie van het inzetten van vrijwilligers. Tel daarbij alle openbare besturen, politie, buitenschoolse kinderopvangen en tijdelijke projecten die in de toekomst ook meer en meer beroep willen doen op vrijwilligers ….
Vergelijken we de realiteit van pakweg 30 jaar geleden met die van vandaag: het aanbod is voor vrijwilligers enorm gegroeid. Met een kleine oefening komen we al snel tot ruim 70.000 plaatsen waar aan vrijwilligerswerk kan worden gedaan in Vlaanderen. En dit aantal neemt jaar na jaar toe. 
Het staat als een paal boven water dat de inzet van vrijwilligers in veel organisaties belangrijk of zelfs levensnoodzakelijk is, vandaar dat de schreeuw naar vrijwilligers zo groot is geworden. Om vrijwilligers ‘schreeuwen' zal de dag van vandaag echter averechts werken. De keuze aan vrijwilligerswerk is immers enorm breed, binnen elke stad of gemeente. Vrijwilligers worden niet actief waar het luidst geschreeuwd wordt, wel daar waar ze zich gewaardeerd voelen, waar hun werk zinvol is en toch op een ontspannende wijze kan verlopen. Daar waar ze zelf keuzes kunnen maken en waar hun inzet wordt gewaardeerd.
We zien vrijwilligers dan ook best als klanten die we willen verdienen. Om die reden is het van groot belang om na te denken over hoe we de vrijwilligers binnen onze organisatie integreren. Onze opdracht vandaag is ons bewust te worden van de aantrekkingskracht van onze vereniging. Of hoe evolueren we van een kwalitatieve organisatie naar een kwalitatieve vrijwilligersvriendelijke organisatie.

Vrijwilligersbeleid

Welke zijn nu de bepalende factoren waarmee we dienen rekening te houden, anno 2015?
Een uitgewerkt vrijwilligersbeleid en een degelijk vrijwilligersmanagement kunnen ervoor zorgen dat vrijwilligers een rol van betekenis krijgen binnen de ontwikkeling van de organisatie.
Vrijwilligersbeleid kunnen we definiëren als een beleid dat zorgt voor een systematische, planmatige en gestructureerde aanpak van het vrijwilligerswerk binnen de organisatie, aansluitend op de visie en de doelstellingen van die organisatie.
Werken met vrijwilligers vertrekt vanuit een bewuste aanpak. Een gemeenschappelijke visie op het werken met vrijwilligers is de eerste stap in de richting van een vrijwilligersbeleid. Dit beleid zorgt ervoor dat een kader gecreëerd wordt waarbinnen vrijwilligers zich kunnen begeven. Anderzijds geeft dit duidelijkheid m.b.t. de verwachtingen die een vrijwilliger mag en kan hebben van de organisatie en zijn medewerkers. Vanuit deze visie kan bewust gewerkt worden aan rekruteren, onthalen, coachen, evalueren en aan een exit van vrijwilligers.
Rekruteren is het aspect waarmee vele verenigingen en organisaties zeer vertrouwd zijn. De nood aan een permanente zoektocht naar vrijwilligers zit in het collectieve bewustzijn van organisaties die werken met vrijwilligers. De vraag is of nieuwe vrijwilligers dan terechtkomen in een vrijwilligersvriendelijke omgeving met gemotiveerde vrijwilligers. Het rekruteren van nieuwe vrijwilligers heeft pas zin wanneer je bestaande vrijwilligers gemotiveerd zijn. Rekruteren van nieuwe mensen start dus met het motiveren van de bestaande vrijwilligers. En net hier spelen de ‘bollen' (zie figuur) van het vrijwilligersbeleid een voorname rol.

Om van onze vrijwilligerswerking een kwalitatieve, aantrekkelijke en dynamische werking te maken moeten we ons vele vragen stellen. Enkele voorbeelden.

  • Is onze instapdrempel voldoende laag voor nieuwe vrijwilligers, of zijn personeel of bestaande vrijwilligers een gesloten vriendengroep waar je moeilijk bij raakt? (onthalen) 
  • Worden onze vrijwilligers begeleid en ondersteund om hun taken zo kwalitatief mogelijk uit te voeren? Wordt er ruimte gecreëerd om vrijwilligers een stem te geven bij taken en processen waarbinnen ze ingezet worden? (coachen) 
  • Is er een oplossingsgerichte cultuur waarin samen kan nagedacht worden over voorbije opdrachten en toekomstige uitdagingen? Wordt er tijd gemaakt voor een taakgerichte evaluatiecultuur, zodat kan gezegd worden wat goed liep, en waaraan moet gewerkt worden? Of wordt vanuit ‘respect' voor de vrijwilliger niet geëvalueerd op taakniveau, wat meer dan waarschijnlijk leidt tot een evaluatie - in de wandelgangen - op persoonsniveau? (evaluatie)
  • Worden mensen die de werking verlaten gezien als verlaters waarvan we kunnen leren? Zorgen wij ervoor dat mensen met een goed gevoel vertrekken zodat zij in hun omgeving positief zullen communiceren over onze organisatie? (exit)

Leider of lijder van je vrijwilligers?

Vrijwilligers respectvol benaderen betekent niet dat je hen de vrije loop laat, integendeel.
Een vrijwilligersgroep is een zeer diverse groep mensen die leiding nodig heeft. Terwijl een vrijwilligersbeleid zorgt voor een duidelijk kader, is het belangrijk dat mensen binnen dit kader op een positieve wijze kunnen functioneren. Een vrijwilligersvriendelijke cultuur is er een waarin respect en goede communicatie centraal staat. Vrijwilligersverantwoordelijken dienen dan ook gezien te worden als leidinggevenden die een heterogene groep mensen dienen te begeleiden én aan te sturen.
Hoe gaan we om met verschillende generaties, hoe pakken we conflicten aan, hoe gaan we om met diversiteit binnen onze groep, wat is een goede communicatie en hoe zorgen we voor een dynamische, constructieve en oplossingsgerichte cultuur. Thema's die niet alleen binnen een goed personeelsbeleid aan bod komen, maar tevens moeten vertaald worden naar het leiden van vrijwilligers.

STUDIENAMIDDAG

In een steeds toenemende concurrentiële markt zullen organisaties die zich toeleggen op een kwalitatieve vrijwilligerswerking het engagement van vrijwilligers verdienen en krijgen, wat zal bijdragen tot een groeiende kwaliteit van de dienstverlening van de organisatie.
In dit kader organiseert Amelior in samenwerking met Koen Vermeulen een studienamiddag “Vernieuwend werken met vrijwilligers”, op dinsdagnamiddag 12 mei '15 in Affligem.
Tijdens deze interactieve namiddag gaan we in op de manier waarop we een aantrekkelijk merk kunnen zijn naar vrijwilligers. Wat zijn handvaten die we in de dagelijkse realiteit kunnen gebruiken om te zorgen dat vrijwilligers zich goed en gewaardeerd voelen? Wat is de rol van een professioneel kader hierin, en op welke wijze kan een degelijk vrijwilligersbeleid vorm krijgen? Tijdens de studienamiddag zullen we niet enkel constateren, maar ook nadenken over anticiperen, met name op de concurrentie binnen de steeds groter wordende vrijwilligersmarkt. En boven alles staat: vrijwilligerswerk is pas leuk wanneer je wordt gewaardeerd en wanneer je bijdrage zinvol is. Gedreven mensen, binnen een aantrekkelijke organisatie, met aandacht voor de behoeften van elk individu. Aan zo'n vrijwilligersorganisatie werken we in deze sessie.

Als consultant begeleidt Koen VERMEULEN organisaties in de uitbouw van een professionele ondersteuning van vrijwilligers. Kennis, ervaring en expertise in vrijwilligerswerk zijn de basis van waaruit hij een breed gamma aan opleidingen, lezingen en begeleidingen opneemt. Met een professionele en enthousiaste begeleiding zorgt hij voor een concrete, dynamische en motiverende input die aanzet tot directe aanpak.
Zijn drijfveer is het bewerkstelligen van professionele omkadering en begeleiding van vrijwilligerswerkingen binnen Vlaanderen.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...