VITO haalt ISO 14001

augustus 2007

Begeleid door Amelior slaagde onderzoeksorganisatie VITO uit Mol erin binnen de vooropgestelde termijn het milieucertificaat ISO 14001 te halen. Belangrijke verbeteringspunten waren de opslag van gevaarlijke goederen en afvalbeheer.

VITO (Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek - zie kader VITO) startte het ISO 14001-traject in augustus 2005 en haalde het certificaat in maart 2007. Brigitte Borremans, milieucoördinator: “De Vlaamse overheid wil dat al haar instellingen in meer of mindere mate aan milieuzorg doen. De Raad van Bestuur van VITO heeft daarop ingespeeld door te beslissen om voor EMAS te gaan (Eco-Management and Audit Scheme van de Europese Unie). ISO 14001 is daarin de eerste grote stap.”
VITO vroeg Amelior om hen gedurende het hele traject te begeleiden en ook te waken over de zelf opgelegde deadline voor het halen van het certificaat. Brigitte Borremans: “De verdienste van Amelior is dat zij kant-en-klare oplossingen aanbieden voor de implementatie van de norm. Anders verlies je tijd door telkens weer te zitten nadenken over ‘hoe zouden we dit nu het beste doen'. Een goed voorbeeld daarvan is de opbouw van het wetgevingsregister. Ik kan het nu ook gebruiken als ik een vergunning moet aanvragen. Ik moet gewoon één van de pagina's van dat document printen en ik heb meteen mijn bijlage.”
Brigitte Borremans waardeert ook dat Amelior de focus op ISO 14001 gericht hield. “Anders dreig je makkelijk in zijpaadjes te verzeilen, omdat je denkt dat iets belangrijk is, terwijl het dat juist niet is. Een andere positieve bijdrage is dat ze ons hard hebben laten werken, waardoor het tempo er goed is ingehouden.”
 
  
De categorieën gevaarlijke producten die niet bij elkaar mogen staan, zijn nu ruimtelijk over de site verspreid. Alle brandbare producten staan in één opslagplaats, de toxische en de corrosieve in een andere.

Gevaarlijke producten

VITO begon het traject naar certificatie met het aftoetsen van de eisen van de norm aan wat al aanwezig was. Brigitte Borremans: “Eén van de grootste oefeningen was het nagaan of VITO voldeed aan de wetgeving. Dat is immers een ISO-vereiste. Het ging daarbij niet alleen om het checken van de vergunningen, maar ook om na te gaan of VITO in orde was met de toepassing van de  algemene en sectorale voorwaarden.”
Een verbeterpunt bleek vooral de opslag van gevaarlijke producten. Daarvan worden er in een onderzoeksomgeving heel wat gebruikt, zij het dan in kleine hoeveelheden. “De laboratoria zitten bovendien in verschillende gebouwen. We hadden dus overal gevaarlijke producten kort bij de gebouwen opgeslagen. We hebben een volledige inventaris opgemaakt, producten die vervallen waren of die we niet meer gingen gebruiken hebben we afgevoerd en we hebben de opslag gereorganiseerd. De diverse opslagruimtes waren te klein, zodat  de afstandsregels tussen de productcategorieën niet konden gerespecteerd worden. De categorieën die niet bij elkaar mogen staan, zijn nu ruimtelijk over de site verspreid. Alle brandbare producten staan in één opslagplaats, de toxische en de corrosieve in een andere.”
Aanvankelijk stonden de medewerkers wat huiverig tegenover die ingreep. Even uit hun lokaal stappen en een product ophalen was er immers niet meer bij. “Maar we hebben nu een medewerker die onder meer verantwoordelijk is voor de opslag van gevaarlijke producten. Die moet ervoor zorgen dat de onderzoekers de nodige producten op tijd krijgen. Dat systeem loopt nu zeer goed.”

Milieuaspectenanalyse

Een belangrijke eis van ISO 14001 is het in kaart brengen van de milieu-impact van alle activiteiten, producten en diensten van het bedrijf. Via die milieuaspectenanalyse kan men dan zien wat wel en niet belangrijk is en in functie daarvan beheersmaatregelen  nemen. “Uit de analyse is een werkprogramma gegroeid, werden doelstellingen vastgelegd en is ons milieubeleid aangepast.”
Zo werd een doelstelling rond afval vooropgesteld. “Ook daar moesten we de opslag beter organiseren. Tot dan gebeurde de opslag van de afval aan de achterkant van ieder gebouw, wat niet zo'n fraai zicht was. VITO heeft geïnvesteerd in vijf grote garageboxen,  waarvan er drie op dit domein staan en twee op een domein een negen kilometer van hier,” licht Brigitte Borremans toe.
Een ander actiepunt is zuinig omgaan met energie en grondstoffen. “Dat we bij inventarisatie van gevaarlijke producten op vervallen of nooit meer te gebruiken producten waren gestoten, en ook op producten die bij meerdere groepen aanwezig waren, wijst op verbeteringsmogelijkheden. Door te centraliseren hebben we nu een beter zicht op welke gevaarlijke producten nodig zijn en kan de aankoop efficiënter gebeuren. De inventaris staat op het intranet en iedereen kan zien wat we in huis hebben. Zo kunnen we dubbele aankopen vermijden. Uiteraard moeten we de mensen daar nog verder voor sensibiliseren. Je kunt niet alles van vandaag op morgen veranderen. Zo moet ook nog de cultuur groeien om non-conformiteiten te signaleren. Nu worden die nog te veel als negatief beschouwd, niet als een kans op verbetering en dus iets positief.”

Communicatie

Met sensibilisering raken we een essentieel onderdeel van het traject naar ISO 14001 aan: communicatie. “Daar hebben we heel wat tijd en energie in gestoken,” aldus Brigitte Borremans. “Enerzijds om voor de implementatie zoveel mogelijk mensen mee op de kar te krijgen, en anderzijds om ze te betrekken bij het hele proces. Want ISO 14001 is voor de hele organisatie, niet alleen voor de milieudienst. De communicatie bestond er onder meer in naargelang de groep die we wilden bereiken en in verschillen fasen van het traject in bestaande vaste vergaderingen te getuigen over het waarom van ISO 14001, hoe we een bepaalde fase aangepakt hadden, wat de resultaten waren van bijvoorbeeld de milieuaspectenanalyse voor hun groep, wat de te nemen acties waren, enz.”
Ook rond het milieubeleid is uitvoerig gecommuniceerd,via het intranet, maar ook via een speciaal ontwikkelde poster. Het documentaire gedeelte van ISO 14001 is ook via het intranet voor iedereen toegankelijk. “We hebben hierover een procesmodel ontwikkeld en opleidingen gegeven zodat de medewerkers de documenten weten terug te vinden,  bijvoorbeeld onder welk proces men kan terugvinden hoe men afval moet sorteren.”
Uitvoerige communicatie was des te noodzakelijker omdat het losweken van commitment niet evident was. “Vooral dan bij mensen die geen echt milieubelastende activiteiten uitvoeren, bijvoorbeeld groepen die meer  papier- en computerwerk verrichten,” aldus Brigitte Borremans. “Bij medewerkers die  in de laboratoria werken, was er in het begin ook wel enige huiver voor verandering, maar naargelang het proces vorderde, steeg het enthousiasme. Zij ondervonden immers dat een en ander vooral op vlak van afval en gevaarlijke producten door de duidelijke richtlijnen beter georganiseerd was.”

Documenteren

Een volgende fase in het ISO-traject is het uitschrijven van procedures en werkinstructies. “Een groot deel heb ik zelf gedaan, maar dan samen met Amelior dat voor het kader heeft gezorgd. Voor een aantal specifieke procedures en werkinstructies hebben de rechtstreeks betrokkenen aan het uitschrijven meegewerkt,” aldus Brigitte Borremans. “Voor het werken met derden was dat bijvoorbeeld de technische dienst.”
Het werken met derden is een van de aspecten die via ISO 14001 werd geformaliseerd. “We hebben voor hen een uitgebreid en een kort werfreglement opgesteld, met milieu- en veiligheidsafspraken. Uiteraard zijn die instructies vooral belangrijk voor mensen die hier taken met een milieuimpact verrichten, zoals bouwondernemingen. Wij controleren via interne audits  of ze het werfreglement inderdaad kennen en toepassen. Op deze manier kunnen we derden die voor VITO werken, evalueren en eventueel maatregelen treffen.”
De procedures en instructies evolueren wel nog voortdurend en worden regelmatig aangepast. “Uit interne audits blijkt soms dat ze niet goed begrepen werden of niet praktisch genoeg zijn.  Mijn einddoel is niet procedures en werkinstructies op papier te hebben. Het moeten bruikbare documenten zijn of worden, die de mensen een houvast bieden.”
Een eis van de norm is ook het opmaken van een wetgevingsregister. “Voor mij als milieucoördinator is dat een van de meest praktische documenten. De milieuwetgeving die   voor VITO van toepassing is, is er in opgenomen. Als er veranderingen in de organisatie zijn, bijvoorbeeld nieuwe toestellen of machines, neem ik die onmiddellijk hierin op en kan ik steeds zien of de vergunning moeten worden aangepast.” 
 

Verbeteren
Voor wat betreft het streven naar rationeel energieverbruik zit VITO momenteel in de fase van gegevensverzameling. Eens die voltooid is heeft men een zicht op de startpositie van waaruit men naar verbeteringen kan streven. Er komt ook een energie-audit om te zien waar bezuinigingen wenselijk en mogelijk zijn. Brigitte Borremans: “Nieuwe technologieën die uit ons onderzoek voortkomen, proberen we ook ter plekke in te voeren. Zo is er een systeem ontwikkeld voor warmte-opslag in de ondergrond. De testopstelling wordt gebruikt voor koeling van een gebouw.”
Er zijn ook de meer klassieke ‘kleinere' milieu-ingrepen. Na het testen van verminderd tonergebruik, worden momenteel de printers op spaarstand gezet. Een paar jaar geleden is VITO al overgeschakeld op niet-gebleekt gerecycleerd papier. “Onze dienst externe communicatie gebruikt ook milieuvriendelijk papier voor jaarverslagen en folders. Ook bij de organisatie van congressen en studiedagen wordt gedacht aan het milieu. Zo wordt bij de keuze van het aan de deelnemers aangeboden hotel, rekening gehouden met de inspanningen van de kandidaat-hotels op milieuvlak. Bij de keuze van een locatie wordt gekeken of die vlot bereikbaar is met het openbaar vervoer.”

 

VITO
Het onderzoek van VITO is gericht op de ontwikkeling van innovatieve technologieën, en dat in verschillende domeinen, waaronder milieu. Andere activiteitsgebieden zijn energie, materialen en aardobservatie. VITO telt  vijfhonderd medewerkers en werkt met een jaarbudget van circa 70 miljoen euro. Daarvan is ongeveer de helft afkomstig van de Vlaamse overheid, de rest komt van opdrachten voor klanten, zowel KMO's en grote ondernemingen als overheden. VITO doet voor de overheid aan beleidsondersteuning en is referentielabo voor een aantal activiteiten.
Uiteraard wordt er ook basisonderzoek uitgevoerd om  het innovatief onderzoeks- en adviesaanbod te waarborgen. Bij de bepaling van het soort fundamenteel onderzoek wordt rekening gehouden met het eindddoel: de ontwikkeling van concrete toepassingen.
VITO werkt momenteel ook aan ISO 9001-certificatie voor de hele organisatie. Een aantal onderzoeksgroepen kunnen nu al wel een  kwaliteitscertificaat  voorleggen.