Integratie van milieu- en welzijnsmanagement

augustus 2007

Op vandaag is er op managementniveau heel wat aandacht voor milieu en welzijn. Dat komt door het toenemend bewustzijn van het belang van beide aspecten, de uitgebreide en complexe wetgeving terzake, het ontstaan van de functies van milieucoördinator en preventieadviseur en het certificeren van systemen als ISO 14001, OHSAS 18001 en VCA.

Er zijn nogal wat zaken die maken dat milieu- en welzijnsmanagement niet zomaar los van elkaar kunnen worden gezien. Er is de wetgeving op het vlak van milieu en welzijn die op een aantal punten met elkaar verweven zit; denken we maar aan brandpreventie of aan gevaarlijke stoffen. In ongeveer 1 op 3 van de gevallen zijn de functies milieucoördinator en preventieadviseur vervat in één persoon of in heel wat gevallen vallen deze beide functies binnen dezelfde dienst van een organisatie. ISO 14001 en OHSAS 18001 zijn tevens sterk gelijkend qua opbouw en aanpak (de nieuwe versie van OHSAS 18001 om deze opnieuw in overeenstemming te brengen met ISO 14001, versie 2004 is onderweg) en meer en meer bedrijven (zullen) beschikken over systemen gebaseerd op de beide normen. Allemaal aspecten die maken dat milieu- en welzijnsmanagement binnen een organisatie een integrale benadering vergt.
Toch zien we in heel wat bedrijven de milieucoördinator en preventieadviseur nog te vaak los van elkaar opereren, zoals op het vlak van noodplanning, aankopen van machines en producten, investeringen, …. Een gemiste kans om met gebundelde krachten zaken gedaan te krijgen door deze te argumenteren met aspecten uit beide deelgebieden?
Maar keren we eerst even terug naar de essentie. Zowel op het vlak van milieu als op dat van welzijn willen we hetzelfde bereiken : nl. compliance met de geldende wetgeving, mensen bewust maken en betrekken, alle belangrijke aspecten borgen en bottom-line het verbeteren als organisatie. Een ideale premisse, lijkt het, om beide aspecten geïntegreerd aan te pakken.

ManagementSysteem Team (MST) en procesbenadering
Een goede overlegstructuur zal in eerste instantie onontbeerlijk zijn om bovenstaande doelstellingen te realiseren. Het is dan ook aangewezen om in de ietwat grotere organisaties een ManagementSysteem Team op te richten dat de beide aspecten kan opvolgen. Uiteraard zal aanvullend gestructureerd en diepgaand overleg tussen milieucoördinator en preventieadviseur nog noodzakelijk zijn.
Een ander aspect van wezenlijk belang voor de integratie van beide systemen is de structuur van het geïntegreerde systeem. Deze kan ondermeer gerealiseerd worden via de procesbenadering. Een benadering, afkomstig vanuit de kwaliteitshoek en ondermeer gelanceerd via de 2000-versie van ISO 9001 en zeer geschikt om deze, behalve voor kwaliteit, ook voor welzijn en milieu als kapstok te gebruiken.
Eerst brengen we elk relevant proces in kaart en vervolgens gaan we na welke eisen relevant zijn vanuit operationeel, kwaliteits-, milieu- en welzijnsoogpunt. Dit gebeurt ondermeer op basis van de geldende wetgeving, organisatiespecifieke eisen, stakeholdersbehoeften en de geldende normen natuurlijk (zie ook verder).
Alles wordt kernachtig samengevat op 1 blad in een procesmodel, waarbij dan onderliggend de interacties tussen de processen kunnen worden beschreven en aan elk proces eventueel noodzakelijke procedures en instructies kunnen worden gekoppeld (ongeacht of het nu om milieu of welzijn gaat).

Compliance met de wettelijke eisen
Het identificeren van de wettelijke eisen en het opvolgen van de naleving ervan is een wettelijke taak voor zowel de milieucoördinator als de preventieadviseur. Uiteraard kunnen hiervoor gelijkaardige informatiebronnen worden benut of kan het opgemaakt wetgevingsregister eenzelfde vorm hebben. Feit is dat de beide wet- en regelgevingen specifieke kennis vereisen om deze goed te kunnen doorgronden. Het eigenlijke opvolgen van de wetgeving en de controle op de naleving ervan blijft dus een gescheiden taak, tenzij beide functies binnen één persoon vervat zitten. Wel dienen de overlappende delen binnen de beide wetgevingen via regelmatig overleg tussen milieucoördinator en preventieadviseur te worden opgevolgd (brandpreventie, keuringen en metingen, gevaarlijke stoffen,…).

Milieu-, veiligheids- en gezondheidsaspecten samen analyseren ?
Zowel bij OHSAS 18001 als bij ISO 14001 is het analyseren van respectievelijk de veiligheids- en gezondheidsaspecten (=VG-aspecten) en de milieuaspecten één van de belangrijke pijlers. Trouwens, vanuit welzijnsoogpunt is het uitvoeren van risicoanalyses ook een wettelijke verplichting.
Dikwijls wordt de vraag gesteld of het niet mogelijk is, deze beide types aspecten tegelijkertijd en via eenzelfde methodiek, dus geïntegreerd, te gaan analyseren. Nu bestaan er zeker methodieken die dit mogelijk maken, maar het is onze ervaring dat dit in de meeste gevallen niet echt het niveau kan halen als dat van afzonderlijke analyses.
Voor de VG-aspectenanalyse is het nodig om op 3 niveaus de analyses uit te voeren. De VG-analyses moeten strategisch aangepakt, startende van het organisatieniveau (b.v. risico's m.b.t. het interne verkeer, risico's m.b.t. het afvalinzameling en -afvoer, val-en struikelgevaren, de psychosociale omgeving, de veiligheidscultuur, ...) deze gelden immers voor gans de organisatie.In een 2de fase de risico's op (groep van )werkpost, machineniveau of functie-niveau en in derde instantie op individueel niveau (werknemer X op werkpost, functie Y).Door het toepassen van deze strategie slagen we erin om de grote risico's (vanwege grote impact) het eerst aan te pakken en in latere fase in te zoemen tot op de individuele werkpost.

Terwijl voor de milieuaspectenanalyse bepaalde machines/werkposten samen kunnen genomen worden of zelfs een hele afdeling/proces samen kan beschouwd worden voor het bepalen en analyseren van de milieuaspecten.

Daar waar we voor milieu spreken over het analyseren van de milieuaspecten en de significantiebepaling,spreken we bij Veiligheid en Gezondheid over het identificeren van de gevaren en het beoordelen van de risico's op hun aanvaardbaarheid. De milieuaspectenanalyse gebeurt bij de normale, abnormale omstandigheden en bij noodsituaties. De gevarenidentificatie en risicobeoordeling voor veiligheid en gezondheid gebeurt voor de routinematige en niet-routinematige activiteiten alsook bij noodsituaties.

De milieuaspecten zijn er altijd, maar zijn ze significant ? De gevaren voor veiligheid en gezondheid zijn er ook altijd, alleen stellen we ons de vraag of ze een risico inhouden en of het risico dan aanvaardbaar is ?

Bij milieu speelt die risico-inschatting bijna enkel mee op het vlak van noodsituaties.

Dit heeft uiteraard ook z'n impact op de te gebruiken beoordelingsmethodiek ter bepaling van de significante aspecten. Ook deze zal dus noodzakelijkerwijs gaan verschillen voor milieu en welzijn. Tot slot kan ook het niveau van betrokkenheid van de medewerkers bij deze analyses verschillen. Bij VG-aspecten kan er bvb. echt tot op operatorniveau gegaan worden om de risico's van de desbetreffende werkpost correct te kunnen analyseren. Bij milieu zal er toch veel meer op afdelingsniveau kunnen gewerkt worden. De resultaten van de beide analyses worden uiteraard wel geïntegreerd benut binnen het systeem (zie verder), net zoals dit voor de wettelijke eisen het geval is.

Geïntegreerd bewustmaken, beheersen, verbeteren!
Gebaseerd op de meest significante VG- en milieuaspecten en op bepaalde behoeften van de stakeholders wordt het beleid normalerwijze bijeen geschreven. Het milieu- en welzijnsbeleid zijn in wezen perfect integreerbaar. Werken met korte voor iedereen begrijpbare krachtlijnen is hier de boodschap. Soms maakt men toch de keuze twee beleidsverklaringen op te stellen om specifieke klemtonen te kunnen leggen en dit ook zo te communiceren naar de hele organisatie, iets wat zeker zijn nut heeft in het opstartstadium van een managementsysteem. Na de eerste auditcyclus wordt dan toch dikwijls één geïntegreerde beleidsverklaring opgesteld.
Bij het stellen van "SMART"-doelstellingen hoeven we niet lang stil te blijven staan. Het integreren ervan is immers een evidentie. Het belangrijkste is hier dat de doelstellingen centraal raadpleegbaar en opvolgbaar zijn en dat voor elke afdeling of voor elk proces de doelstellingen gekend zijn, of het nu voor milieu of voor welzijn is. Dat men hier dan één format voor gebruikt waarin het overzicht van doelstellingen wordt bijgehouden en waarmee de doelstellingen kunnen worden opgevolgd, is het logische gevolg.
Zowel bij het tot stand komen van de VG- en milieuaspectenanalyses, beleid en doelstellingen als bij het beheersen van significante aspecten via procedures, instructies en controles is communicatie, bewustmaking en training van wezenlijk belang. De systemen die hiervoor kunnen worden uitgewerkt verschillen in niets voor het milieu- en het welzijnsgebeuren. Belangrijk is evenwel dat communicatie- en sensibilisatieacties gecoördineerd verlopen, zodat er voor de medewerkers of andere stakeholders, geen overkill ontstaat. Het MST is hiervoor het geschikte medium om de coördinatie op zich te nemen, waar nodig in overleg met de directie. Sturing van bovenuit met eigen klemtonen is hier noodzakelijk, maar deze dient tegelijkertijd voor het scheppen van een kader waarbinnen er een maximale betrokkenheid van de medewerkers wordt gecreëerd, het alom bekende draagvlak !
Zowel bij welzijn als bij milieu speelt het gedrag van de medewerkers immers een belangrijke rol. Maar net zoals bij de milieu- en VG-aspecten-analyse blijft dit voor milieu algemener, terwijl er op het vlak van welzijn veel specifieker en individueler gedragslijnen kunnen gelden. Dit maakt het voor welzijn ook een complexere en intensievere bezigheid om hiermee om te gaan en vraagt dit van de leidinggevenden, zelfs op een eerstelijnsniveau, een belangrijke inspanning. BBS-processen (behaviour based safety) als observeren van medewerkers, gepast feedback geven en overleg op alle niveaus (toolbox-meetings) zijn voor het bekomen en het bewaken van het gewenste gedrag dan ook cruciaal.

De systemen om trainingsbehoeften te detecteren en training te plannen, uit te voeren, en op te volgen, worden meestal centraal geïntegreerd beheerd vanuit HRM, maar vereisen uiteraard eenieders input. Of de communicatie, bewustmaking en training ook inhoudelijk geïntegreerd wordt gebracht, hangt uiteraard af van het onderwerp. Dit is in elk geval aangewezen in geval van sterk verweven onderwerpen zoals noodplanning of bij volledig overlappende zaken zoals vb. het verwerven van bepaalde vaardigheden voor leidinggevenden (zoals coachen, motiveren, positief versterken, communicatie).
Procedures en instructies voor het vastleggen van afspraken voor de beheersing van dagdagelijkse activiteiten en ook noodsituaties, zijn bij voorkeur zoveel als mogelijk geïntegreerd. De medewerker wordt immers bestookt met allerlei verwachtingen zoals operationele zaken, productiviteits- en kwaliteitseisen, hygiëne-eisen,… en daar komen dan milieu- en welzijnszaken bovenop. Via geïntegreerde documenten en werkmethoden worden tegenstrijdigheden vermeden en is de kans kleiner dat er een hiërarchie van belangrijkheid wordt gecreëerd door de medewerker zelf voor al deze verschillende verwachtingen.
Uiteindelijk kunnen hierdoor de verschillende afspraken en werkmethoden ook sneller worden aanvaard en geïmplementeerd. Ze komen er immers niet weer extra bij maar maken gewoonweg deel uit van het dagelijks werk. Zaak is natuurlijk de afspraken en werkmethoden dusdanig te integreren dat ook de stijging van de workload beperkt blijft. Zoals reeds vermeld, is het betrekken van de medewerkers bij dit proces van het grootste belang.

De medewerker wordt bestookt met allerlei verwachtingen zoals operationele zaken, productiviteits- en kwaliteitseisen, hygiëne-eisen,… en daar komen dan milieu- en welzijnszaken bovenop.

Een speciaal geval bij dit alles zijn de contractors, waarbij men vanuit de welzijnswetgeving en ook vanuit de norm ISO 14001 en binnenkort ook de nieuwe OHSAS 18001, vraagt dat ze evenals de eigen medewerkers van de nodige opleiding kunnen genieten en dat er ook voor hen instructies worden uitgewerkt waar dit noodzakelijk is. Uiteraard kan dit volledig geïntegreerd gebeuren, wat op vandaag bij heel veel organisaties al zo is uitgewerkt.

Milieu- en welzijnsprestaties meten en bijsturen
Het opvolgen van prestaties op milieu- en welzijnsvlak, van het managementsysteem zelf en van het compliance-luik gebeurt klassiek door een mix van metingen, keuringen, controles, interne audits en rondgangen.
Voor wat de meeste technische metingen, controles en keuringen betreft, is het gebruikelijk alles geïntegreerd op te volgen, gekoppeld aan een database van het machinepark en dikwijls centraal vanuit de onderhoudsdienst. De milieucoördinator en de preventieadviseur dienen hiervoor uiteraard de nodige input te leveren op basis van nieuwe wettelijke en andere eisen. Niet aan het machinepark gekoppelde metingen (zoals bepaalde verbruiken en afvalstromen, indicatoren voor doelstellingen, aantal arbeidsongevallen en frequentiegraad, aantal geobserveerde (on)veilige handelingen en situaties, aantal gerealiseerde verbeterpunten,…), worden dikwijls wel opgevolgd door de milieucoördinator en de preventieadviseur afzonderlijk. Zaak is in elk geval de opvolging van alle belangrijke indicatoren te centraliseren in een database of overzichtslijst en te bepalen welke indicatoren van nabij dienen te worden opgevolgd door het MST en de directie (= managementdashboard of -barometer) en welke indicatoren actief gecommuniceerd dienen te worden naar de werkvloer (vb. indicatoren betreffende relevante doelstellingen).
Rondgangen (compliance) betreffende welzijn en milieu gebeuren in de meeste gevallen niet geïntegreerd gezien het specifieke wettelijke karakter. Wel kan methodiek, planning en rapporteringsformat worden geïntegreerd. Soms zijn er wel rondgangen die worden uitgevoerd door niet-specialisten van de organisatie waarbij de nadruk ligt op bv. orde & netheid en ook milieu en welzijn hierbij aan bod kunnen komen.
Interne audits blijven natuurlijk het eeuwige vraagstuk : integreren of niet en in hoeverre ? Normaal gesproken wordt er één procedure voor interne audits (welzijn, milieu en kwaliteit) opgemaakt en worden audits ook ingepland via dezelfde tool. Rapportering van de verschillende audits gebeurt best ook via hetzelfde format. In vele gevallen zal men gedurende de eerste auditcyclus van 3 jaar de verschillende systemen apart gaan auditeren. Dit heeft zin om bijvoorbeeld het ene systeem specifiek onder focus te brengen, om de audit zelf aan te wenden als een soort sensibilisatie van de medewerkers rond één systeem, omdat beginnende auditoren zich zo kunnen toeleggen op slechts één discipline en omdat interne audits bij een jong systeem nog een hogere meerwaarde kunnen bieden.
Het integreren van interne audits heeft ongetwijfeld voordelen. De processen worden geaudit zoals ze zijn en niet in stukjes gehakt (milieu-welzijn-kwaliteit) en er zijn gewoon minder audits, wat een lagere belasting betekent voor geauditeerden en auditoren. De keerzijde is uiteraard dat de interne auditoren voldoende geschoold dienen te zijn en dat ze de verschillende aspecten evenwichtig aan bod moeten kunnen laten komen bij een audit. Uiteraard kan men deze zaken ondervangen door te werken met auditteams van twee personen/audit of de interne auditoren geregeld te laten roteren tussen de verschillende afdelingen/processen.
Het is aangewezen om vastgestelde non-conformiteiten zoals bij audits en rondgangen, interne en externe klachten, arbeidsongevallen, noodsituaties, verbetervoorstellen,… af te handelen via één procedure en één en dezelfde tool of formulier. De methodiek om voor elke soort non-conformiteit een apart formulier te hebben is echt wel voorbijgestreefd.
Al de verzamelde data over de werking van het geïntegreerde managementsysteem worden ook nog op regelmatige basis geanalyseerd en beoordeeld door het MST en de directie. Ook hier is het het meest efficiënt om milieu en welzijn geïntegreerd te bespreken (gezien de overlap), al kan het wel handig zijn om het verslag toch te ontdubbelen (eventueel met verwijzingen naar het andere verslag). Op deze wijze is het mogelijk toch apart accenten te leggen voor milieu en welzijn en is het eenvoudiger aantoonbaar dat er wordt voldaan aan de vereisten van de beide systemen en normen.
Al de verzamelde data over de werking van het geïntegreerde managementsysteem worden ook nog op regelmatige basis geanalyseerd en beoordeeld door het MST en de directie.

Dit artikel werd geschreven in opdracht van Amelior.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...

Thierry UYTTENHOVE is ingenieur elektromechanica en heeft een licentie in de veiligheidskunde niveau 1, milieucoördinator A en risk management. Hij heeft een jarenlange ervaring achter de rug als preventieadviseur, milieu­- en kwaliteitscoördinator in zowel bouw-, metaal- als chemiesector. Als senior consultant begeleidt hij ruim 14 jaar organisaties bij het ontwikkelen van een geïntegreerd HSE-beleid. Met passie coacht, begeleidt en traint hij in o.m. Behaviour Based Safety, OHSAS 18001/ISO 45001, integratie en auditing van management systemen. Als getraind lead auditor is hij tevens interne auditor OHSAS 18001/ISO 45001 – ISO14001. Hij deelt zijn rijke ervaring graag met u.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...