OHSAS 18001 voor de Nationale Bank

januari 2011

Dankzij een intensieve begeleiding door Amelior slaagde de drukkerij van de Nationale Bank van België (NBB) erin om het OHSAS 18001-certificaat voor een OHS*-managementsysteem te halen.

*OHS: Occupational Health & Safety of Welzijn op het Werk

“De drukkerij heeft wel ervaring met managementsystemen. Zo kan ze sinds tien jaar een ISO 9001 voor kwaliteit en sedert drie jaar een ISO 14001 voor milieu voorleggen. Daarnaast beschikt de drukkerij ook over het specifieke op security gerichte CWA-certificaat voor beveiligd drukwerk als bankbiljetten, paspoorten enz. “Vooralsnog zijn de verschillende systemen nog niet volledig geïntegreerd, maar daar willen we in 2011 werk van maken” zegt Hugues Maillard, die bij de NBB-drukkerij onder meer systeemverantwoordelijke is.
In de drukkerij werken 135 mensen. Naast bankbiljetten (zie kader) worden er – in steeds mindere mate – ook veiligheidsdocumenten voor externe klanten gedrukt. In Europa zijn er twee soorten eurobiljettendrukkerijen: privédrukkerijen en "in house printingworks" (deeluitmakend van een centrale bank). De ECB (Europese Centrale Bank) zal al die drukkerijen verplichten om in de nabije toekomst over een OHSAS 18001-certificatie te beschikken. De ISO 9001 is nu al een verplichting en ISO 14001 zal dat ook worden.
“De activiteiten in een drukkerij zijn niet zonder risico,” stelt Hugues Maillard. “Er is dus altijd wel aandacht geweest voor veiligheid en gezondheid op het werk, maar niet via een gestructureerd systeem. Dat is er nu wel met OHSAS. Bovendien is door OHSAS nu ook het streven naar ‘voortdurend verbeteren' ingebed. Iedereen moet nadenken over risico's en hoe die te minimaliseren. Bovendien is het veiligheidsbewustzijn toegenomen en zijn we ook strenger geworden. Vroeger was het dragen van veiligheidsschoenen aangeraden, nu is het verplicht.”
Een andere verplichting is het kennen van de zogenaamde "5 keys": vijf algemene basisregels en –instructies, zoals kennis van de nooduitgangen. Voor specifieke functies als mechanici en elektriciens en ook voor productiemedewerkers zijn er bijkomende "keys".

Motiveren door kleine successen

De medewerkers meekrijgen in een beweging als OHSAS is geen evidentie. “Je moet hen duidelijk kunnen maken wat de toegevoegde waarde voor hen is. Een van de eerste inspanningen was orde en netheid. Wij hebben een werkomgeving met verschillende verdiepingen, waardoor het gebouw niet aangepast is aan onze activiteit. Er is veel transport en het verplaatsen van palletten van 1000 kg zijn geen uitzondering. En dat in een kleine ruimte. Dat betekent veel risico's. Maar door orde kun je die risico's al flink beperken. We hebben in een pilootzone op een machine de 5S-methodiek toegepast en de positieve resultaten daarvan overtuigden de medewerkers van andere werkposten van het nut van orde en netheid.”
Er was ook sensibilisatie van de lijnverantwoordelijken nodig. “Het heeft toch wel inspanningen gekost om hen de belangrijkheid van hun rol te doen inzien. Die bestaat er onder andere in te tonen dat je je mensen controleert op veilig werken,” aldus Hugues Maillard. “Maandelijks moeten ze nu een checklist van een vijftigtal punten invullen en opmerkingen formuleren. Dat gaat dan meer over kleine tekortkomingen. Grote problemen of bijna-ongevallen moeten ze onmiddellijk melden. We hebben echt heel wat inspanningen geleverd om hen daarvoor te motiveren en dat begint nu te werken. In feite zijn de verantwoordelijkheden niet veranderd, maar via OHSAS is alles nu gedocumenteerd.” Met dezelfde checklist als die van de lijnmanagers moet er ook iemand een maandelijkse observatierondgang van de hele drukkerij uitvoeren. Daarbij is naast OHSAS ook milieu een aandachtspunt. Bijvoorbeeld dient te worden gecontroleerd of gevaarlijke stoffen zich in de juiste kast bevinden.

Opleidingen

Rond OHSAS zijn heel wat opleidingen gegeven, op alle niveaus. Wat is OHSAS, wat is uw rol enz. Naast die algemene opleidingen waren er ook opleidingen voor mensen die een specifieke functie in het OHSAS-gebeuren moesten vervullen: risicoanalyse en risk management, interne audit… In de toekomst zullen de lijnmanagers ook nog een opleiding ‘Preventieadviseur niveau III' volgen.
De interne audits, die worden uitgevoerd door tien medewerkers van de drukkerij, omvatten twee delen. In een eerste deel worden vijf algemene vragen gesteld. In het geval van de lijnmanagers bijvoorbeeld: “Wat doet u om uw medewerkers te sensibiliseren?” Het tweede deel, specifiek voor OHSAS, moet nog worden ontwikkeld. “We plannen zo'n twintig tot dertig audits per jaar,” zegt Hugues Maillard.

Verbeteringen

Nog voor OHSAS bestonden er in de drukkerij voor kritische werkposten SOP's (Standard Operating Procedures) voor veilig werken. Hugues Maillard: “Die stonden echter in een boek dat naast de machine lag. We zijn nu begonnen met voor elke machine een samenvattende fiche te maken met daarop de grootste risico's en de te nemen maatregelen. Die fiche komt dan op de machine te hangen, vlak naast de operator.”
De veiligheid van de machines zelf is ook verhoogd door technische ingrepen in functie van de vastgestelde risico's. Daarvoor werd beroep gedaan op de Amelior-expert ter zake, consultant Franky De Witte. Amelior zette drie consultants in om de NBB-drukkerij te begeleiden. Naast projectleider Thierry Uyttenhove was er ook begeleiding door HR-specialist Pascal Engels. Hij zorgde voor de nodige kennisinbreng bij het uitvoeren van een risicoanalyse voor psychosociaal welzijn op basis van het "Investors in People framework" (IiP). De resultante daarvan was dat er een opleiding is voorzien voor de lijnmanagers, onder andere rond het geven van positieve feedback.
Hugues Maillard: “We werken o.m. ook aan de ergonomie. Een aantal taken zijn immers fysiek belastend en de gemiddelde leeftijd van de medewerkers is toch al 45 jaar.”
De drukkerij is het enige OHSAS-gecertificeerde departement van de Nationale Bank. Omdat andere diensten, zoals onderhoud van het gebouw, in de drukkerij komen werken, moesten met hen SLA's (Service Level Agreements) rond veiligheid worden gedefinieerd.

Wie drukt wat?

De ECB (Europese Centrale Bank) beslist hoeveel en welke eurobiljetten er voor een jaar mogen worden gedrukt. Elk euroland moet een gedeelte van de biljetten drukken, in functie van een ratio berekend op basis van het belang van het land in het eurosysteem (bevolkingsgrootte, bruto nationaal product, ...). Het zou economisch echter niet rendabel zijn om alle soorten coupures in ieder land te drukken. Om efficientiëredenen worden dus in de meeste landen maar een of twee coupures gedrukt.