Vertrouw de vertrouwenspersoon

augustus 2012

Wie op het werk te kampen heeft met problemen ten gevolge van pesterijen, ongewenst seksueel gedrag of overmatige stress, kan in eerste instantie terecht bij de door de organisatie aangestelde ‘vertrouwenspersonen'. Maar dat gebeurt nog te weinig. Onder meer door onvoldoende kennis van en vertrouwen in het beroepsgeheim van de vertrouwenspersoon.

Dat de functie van vertrouwenspersoon geen overbodige luxe is bewijzen de regelmatig in de pers opduikende verhalen. Iedereen zal zich bijvoorbeeld de zelfmoord van de gepeste postbode herinneren. Of meer recent de mediastorm rond de ex-krantenhoofdredacteur en NV-A-politicus Pol Van Den Driessche, na publieke beschuldigingen van ongewenst seksueel gedrag.
Die spectaculaire feiten vormen uiteraard maar het topje van de ijsberg. Redenen genoeg om rond de problematiek ‘vertrouwenspersonen' een rondetafelgesprek op te zetten met Dr. Luc Swinnen, consultant stress management en docent van de opleiding Vertrouwenspersonen van Amelior en Ines Descheemaeker en An Declerck, beiden vertrouwenspersonen van het OCMW Oostende die de hogervermelde opleiding volgden.

De waarde van de informele procedure

Een beetje contradictorisch is het feit dat organisaties enerzijds niet wettelijk verplicht zijn over vertrouwenspersonen te beschikken, maar dat er anderzijds toch wetgeving bestaat (zie artikel ‘Aanpak van ongewenst gedrag op het werk: het cascade-principe' in dit nummer nvdr) rond de functie vertrouwenspersoon als men die aanstelt. Volgens Luc Swinnen hebben de meeste organisaties nu wel vertrouwenspersonen. “Onder meer omdat het de procedure bij geweld of pesten informeel houdt, zowel bij preventieve als eventueel repressieve acties. Er moeten wel een aantal voorwaarden worden vervuld, zoals de goedkeuring door het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW). En de vertrouwenspersoon is gebonden door het beroepsgeheim.”
De rol van de vertrouwenspersoon bestaat erin te luisteren naar de klacht, te bemiddelen, de andere betrokkenen en/of de directie aan te spreken mits akkoord van de klager en zo de problemen proberen op te lossen. Als dat niet lukt wordt de procedure formeler. Dan gaat de klacht naar de preventieadviseur psychosociaal welzijn. Die kan acties ondernemen zonder akkoord van de klager en moet na drie maanden rapport uitbrengen bij de werkgever die dan de nodige maatregelen kan nemen. Als er nog geen oplossing is, kunnen de inspectiediensten van de overheid worden ingeschakeld en in allerlaatste instantie de rechtbank.
Vertrouwenspersonen kunnen helpen die hele rompslomp tot een minimum te beperken. Luc Swinnen: “Rechtbanken of politie sturen klachten die rechtstreeks bij hen binnenkomen trouwens meestal naar de vertrouwenspersonen. Als de informele procedure niet is gevolgd weigeren ze de klacht te behandelen.”

Beroepsgeheim is heilig

Niet iedereen is geschikt – of voelt zich geroepen – om als vertrouwenspersoon op te treden. Neutraliteit kunnen bewaren is een eerste vereiste. “De klager kan immers een verborgen agenda hebben. Het gebeurt zelfs dat de klager in feite de pester is”, stelt Luc Swinnen. “Een vertrouwenspersoon moet wel geen psycholoog zijn, maar toch goed kunnen bemiddelen en over communicatieve vaardigheden beschikken. Primordiaal is discretie. Ook al staat de vertrouwenspersoon soms onder druk om iets te vertellen, hij/zij moet altijd het beroepsgeheim bewaren. Dat beroepsgeheim is trouwens strafrechtelijk geregeld. Het heeft dezelfde waarde als het medisch beroepsgeheim. In feite is vertrouwenspersoon een moeilijke functie die heel wat vaardigheden vergt. Vandaar dat opleiding zo noodzakelijk is.”

Drempelvrees

Het OCMW Oostende (ca. 900 medewerkers) telt nu in totaal vijf vertrouwenspersonen. Toen het OCMW een oproep voor vertrouwenspersonen lanceerde voelden Ines Descheemaeker en An Declerck zich wel aangesproken en stelden zich kandidaat en kregen de functie na het doorlopen van een selectieprocedure met onder meer psychosociale tests, waarna ze de Amelior opleiding volgden. An Declerck: “Tot nu toe – we zijn sedert eind vorig jaar vertrouwenspersoon – zijn we nog niet met klachten geconfronteerd. Nochtans maakt het OCMW werk van het bekend maken van de functie, zoals onlangs via een artikel in het personeelsblad. Er zijn ook flyers over de vertrouwenpersonen in de maak, die we aan alle medewerkers zullen bezorgen.”
Ines Descheemaeker vult aan: “De interne preventiedienst geeft nieuwe medewerkers ook een onthaalmoment, waaraan ik trouwens meewerk. Daarop wordt gezegd wie de vertrouwenspersonen zijn, hoe men ze kan bereiken en waarvoor men op hen beroep kan doen. Zo hopen we op een informele wijze de medewerkers te helpen en op die manier extra conflicten en escalaties te voorkomen.”
Dat ze vooralsnog niet met klachten werden geconfronteerd kan volgens de OCMW-medewerksters duiden op de drempelvrees die potentiële klagers moeten overwinnen.
Luc Swinnen sluit zich daarbij aan: “Het zijn immers niet de minste en de leukste problemen waarmee je moet durven naar buiten komen. Als organisatie kun je alleen maar uitvoerig communiceren over de vertrouwenspersonen en als je een paar gevallen hebt gehad die goed zijn afgelopen en er ontstaat wat mond-tot-mond reclame, dan gaat de bal wel aan het rollen.”
Ines Descheemaeker: “Ik denk dat ze het beroepsgeheim niet voldoende vertrouwen. Ik ben dan ook vast van plan om tijdens dat onthaalmoment in de toekomst nog meer te benadrukken dat het beroepsgeheim even strikt is als dat van een dokter en ook een wettelijke verplichting is.”
Volgens Luc Swinnen leveren zeker niet alle organisaties dezelfde inspanningen rond vertrouwenspersonen als het OCMW Oostende. “Ik merk dat aan de opleidingen: als de problematiek de actualiteit haalt zijn we volgeboekt, anders slabakt dat wat. Hetzelfde geldt voor de stressmetingen en de daaraan gekoppelde actieplannen. Pas als er iets gebeurt maakt men daar werk van.”

Cyberpesten

Hoe belangrijk een vertrouwenspersoon kan zijn merkt dr. Swinnen in zijn praktijk. “Als het slachtoffer van pesterijen of ongewenst seksueel gedrag het gebeuren via de vertrouwenspersoon niet heeft kunnen verwerken en er komt zo'n voorval in de actualiteit, dan worden de oude wonden weer opengereten en komen ze bij mij terecht.”
Pesten is van alle tijden. Alleen is het nu wat uit de taboesfeer gehaald en horen we er dus meer over. Luc Swinnen: “Statistieken rond pesten bestaan nog niet. Ik schat dat zo'n 15 percent van de bevolking kans maakt om gepest te worden. Vooral vrouwen die deeltijds in de horeca werken krijgen daarmee te kampen.”
Er zijn ook nieuwe tendensen. Cyberpesten bijvoorbeeld. Luc Swinnen betitelt Facebook en Twitter als ‘het grootste vergif op aarde'. “Maar wat kun je er tegen doen? En wat ik ook meer en meer zie is emotionele chantage: ‘als je dat niet doet voor mij hang ik mij op'. Ook daarmee kunnen vertrouwenspersonen worden geconfronteerd.”

Opleiding op groepsmaat

An en Ines zijn vol lof over de opleiding die ze bij Amelior volgden. Ines Descheemaeker: “Enerzijds leer je de wetgeving kennen en weet je wat mag en kan en wat niet. Anderzijds is er het praktijkgerichte gedeelte. Maar wat ik zo bijzonder vond: van zodra een cursist een specifieke vraag had, werd daar onmiddellijk op ingespeeld.”
“Hetgeen ervoor zorgde dat de cursus volledig op maat van de groep werd gegeven”, verduidelijkt An Declercq.
Zo werd er bijvoorbeeld op vraag van de groep dieper ingegaan op aanleren van de zogenaamde ‘rapport'. Kort uitgelegd – en dus ook wat kort door de bocht – houdt rapport in dat je door dezelfde taal (woordgebruik) te spreken en dezelfde lichaamstaal (handelingen) te gebruiken als de persoon die voor je zit, die persoon op zijn gemak stelt.
In de opleiding is ook plaats voor praktijksimulatie. Een professionele acteur speelt dan een door de groep aangereikte rol (van klager) en ook persoonlijkheid (bijvoorbeeld een gesloten iemand). “'t Is benauwelijk”, stellen An en Ines unisono. “De persoon die je beschrijft zit op dat moment in levende lijve voor je. Je leert zo onder meer dat er valkuilen bestaan, zoals volledig meegaan met de klager en je neutraliteit verliezen.”