Outsourcing van uw volledig kwaliteitsbeheer - Interim Management

Advies & Begeleiding

Doelgroep

Bedrijven die een bepaald takenpakket in de context van kwaliteitsbeheer willen uitbesteden aan een externe kwaliteitscoördinator. We denken hierbij aan taken die een permanente aandacht vragen, maar waarvoor de organisatie de nodige kennis en kunde niet wenst of kan verwerven of behouden.

Taken die een dagelijkse aanwezigheid vereisen zijn minder aangewezen voor uitbesteding (kwaliteitscontrole, eerste-lijn behandeling van klachten en problemen, blokkeren en vrijgeven van producten).

Waarom een deel van uw kwaliteitsbeheer uitbesteden ?

  • besparing door uitvoering van taken kwaliteitsbeheer door specialisten: vanuit haar langdurige ervaring met adviestrajecten kan Amelior bij iedere organisatie gebruik maken van de meest aangewezen ‘best practice' systemen, methoden en tools
  • in samenspraak met de klant worden minder doeltreffende systemen geleidelijk aangepast: continue evolutie, geen revolutie
  • verhogen van de objectiviteit bij het beoordelen van problemen met klanten en leveranciers (de externe kwaliteitscoördinator als ombudsman)
  • beheersbaarheid en variabiliteit van de kosten voor kwaliteitsbeheer
  • optimalisatie en beperken van risico's: de uitbestede taken worden uitgevoerd op een wijze die niet alleen voldoet aan eventuele wettelijke verplichtingen of normeisen (ISO 9001, IATF 16949, …), maar waarbij ook maximaal praktisch nut voor de organisatie wordt gerealiseerd
  • opvangen van een tijdelijke overbelasting of het afwezig zijn van een specifieke functie (personeelswissel, langdurige ziekte, tijdelijke overplaatsing of allocatie)
  • de eigen medewerkers kunnen zich focussen op hun kerntaken
  • u wilt de kwaliteitswerking in uw organisatie op korte tijd drastisch hervormen ? Zie dan ook ons aanbod ‘Interim Management'.

Welk takenpakket ‘kwaliteitsbeheer' kunt u bij Amelior uitbesteden ?

Hieronder vindt u voorbeelden van taken die in aanmerking komen om voor een overeengekomen periode geheel of gedeeltelijk uit te besteden aan één of meer Amelior medewerkers. Deze taken situeren zich in het directe kwaliteitsdomein, of in domeinen die hier nauw bij aansluiten (aankoop, HRM, communicatie, rapportering) en waarvan bepaalde taken soms door de kwaliteitscoördinator worden uitgevoerd.

kwaliteitsbeheer

  • beheer van klachten van klanten (registratie, status, analyse, syntheserapport)
  • meten en opvolgen van klantentevredenheid
  • opvolgen van kwaliteitskosten (CONQ – Cost Of Non Quality)
  • interne audits vanuit ISO 9001 of vanuit andere invalshoeken, met rapportering aan de directie of aan de raad van bestuur
  • beheren van specifieke kwaliteitsregistraties
  • aansturen van de maandelijkse kwaliteitsvergadering
  • coachen van process review meetings (CSA - Control Self Assessment)
  • up-to-date houden van risico-analyses (FMEA – Failure Mode & Effects Analysis, HACCP – Hazard Analysis Critical Control Points)
  • SPC – Statistical Process Control

beheren en optimaliseren van de kwaliteitsdocumentatie

  • proces model, proces beschrijvingen, flows (eventueel met specifieke tools zoals Vision, Mavim, Aris, …)
  • procedures, kwaliteitsplannen, werkinstructies
  • publicatie op intranet, onderhouden van eventuele hyper-links
  • onderhouden van één of meer kwaliteitshandboeken, in functie van hun doelpubliek (medewerkers, klanten, leveranciers, certificatiebureau)
  • onderhouden van een globaal informatiemodel voor de organisatie (wie is verantwoordelijk voor welke informatie, wie gebruikt wat)
  • aangezien wij er van uitgaan dat goede kwaliteitsdocumentatie kennis vastlegt en dus educatieve waarde heeft: intern opleiden van medewerkers (beheer van bedrijfsspecifiek opleidingsmateriaal, lesplannen, het geven van de lessen, evaluaties van lesgevers en leerlingen, meten van de doeltreffendheid van de opleiding, afnemen van examens)

leveranciersbeheer (SQA – Supplier Quality Assurance)

  • beheer van klachten aan leveranciers
  • leveranciersbeoordeling
  • audits bij leveranciers of subcontractors
  • opvolgen en coachen van gezamenlijke projecten

opstarten, opvolgen en coachen van verbeterprojecten

  • coördineren en opvolgen van interne projecten of corrigerende en preventieve acties (targets en prioriteiten, business case, planning, verslaggeving, …)
  • coachen van interne werkgroepen (Six Sigma toolbox, QFD – Quality Function Deployment)
  • voorbereiden, coördineren en opvolgen van de ISO 9001 directiebeoordeling

rapportering en interne communicatie

  • beheer van het rapporteringsysteem: indicatoren, streefwaarden, rapporteringafspraken, publicatie (BSC - Balanced Score Card)
  • beheer van het kostenmodel (ABC – Activity Based Costing)
  • beheer van briefings, toolbox meetings, ideeënbus, personeelsblad, intranet

competentiebeheer – HRM/HRD

  • onderhouden van functiebeschrijvingen en competentieprofielen
  • bepalen van de actuele competentieniveaus van de medewerkers (per individuele medewerker, eventueel op basis van een examen of assessment)
  • coachen van leidinggevenden bij het voeren van functioneringgesprekken
  • opstellen en onderhouden van opleidingsplannen voor nieuwe en andere medewerkers (plan, aanbod, budget, …)
  • meten en opvolgen van medewerkertevredenheid

Modaliteiten en garanties

Typische modaliteiten in de context van een outsourcing contract:

  • aanwezigheid van een vaste Amelior medewerker bij de klant, van enkele uren tot enkele dagen per week
  • ondersteuning via telefoon en mail ( ‘quality helpdesk' functie)
  • ad hoc aanwezigheid op vergaderingen, trainingen, audits
  • interventies door een Amelior specialist in de context van een specifieke problematiek
  • back-office: om de efficiëntie te verhogen kunnen Amelior medewerkers bepaalde taken uitvoeren of voorbereiden buiten de kantoren van de klant, al dan niet via toegang tot de informaticasystemen van de klant
  • de Amelior medewerker heeft vanuit de kantoren van de klant toegang tot de informatica systemen van Amelior

Garanties:

  • Amelior garandeert het confidentieel omgaan met de informatie en gegevens van haar klanten
  • continuïteit: Amelior beschikt over
    • een uitgebreide multidisciplinaire ploeg van medewerkers die op systematische wijze kennis en goede praktijken uitwisselen, zich permanent bijscholen en gebruik maken van dezelfde methoden en tools
    • gecertificeerde auditors
    • indien het coachen van verbeterprojecten een kritisch deel van het takenpakket is: PRINCE2 ® gecertificeerde projectleiders
    • een netwerk dat toelaat te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen

Hoe komt een outsourcing overeenkomst tot stand ?

  • met de opdrachtgever wordt een kennismakingsgesprek gehouden, waarin aanleiding en doel van de outsourcing besproken en gedocumenteerd worden
  • na een doorlichting van de bestaande organisatie en activiteiten (inclusief kennismaking met sleutelmedewerkers) stelt Amelior een eerste versie op van een voorstel tot samenwerking / outsourcing
  • op basis van dit voorstel worden door Amelior en de opdrachtgever duidelijke en gedetailleerde afspraken gemaakt wie wat doet en beheert (taken, resultaten, modaliteiten), inclusief de modaliteiten voor het beëindigen van de samenwerking
  • dit is de basis voor een contract, eventueel met verwijzing naar performantie-indicatoren of een SLA (Service Level Agreement)
  • overdracht aan Amelior van systemen, informatie en verantwoordelijkheden volgens contract
  • periodiek rapportering van Amelior aan de uitbestedende organisatie:
    • gedetailleerde rapportering van de tijdsbesteding van de Amelior medewerker(s)
    • alle rapporteringen die deel uitmaken van het uitbestede takenpakket (formele rapporten, deelname aan vergaderingen)
    • periodiek overleg en evaluatie van het contract (Amelior account manager)

Maak gebruik van subsidie

Heel wat van de diensten die Amelior aanbiedt komen in aanmerking voor subsidies, indien zowel u als organisatie als de opdracht zelf aan bepaalde voorwaarden voldoen. Zeker de moeite waard om dit te onderzoeken. U vindt meer info op de pagina Subsidies voor advies en opleiding. U kan ook steeds terecht bij Pascal Anckaert via pa@amelior.be of +32 (0)56 23 20 73.

Inlichtingen

Pascal ANCKAERT

Deze beknopte informatie kan onmogelijk zo verhelderend zijn als een persoonlijk gesprek over dit onderwerp. Daarom zou ik graag samen met u geheel vrijblijvend de behoeftes en mogelijke oplossingen bespreken. Desgevallend breng ik een collega mee als ik van mening ben dat dit, gezien uw wensen en noden, in uw belang is. Bezorg mij via onderstaande knop uw gegevens of bel mij op.

Pascal ANCKAERT
+32 (0)56 23 20 73

Inlichtingen of referenties?

Vragen?...

+32 (0) 56 20 36 23
info@amelior.be